HvR 2019/2020
Text gilt ab: 01.01.2020

5. Einzelmaßnahmen zur Bewirtschaftung der Ausgaben

5.1 Geschäftsbedarf und Kommunikation sowie Geräte, Ausstattungs- und Ausrüstungsgegenstände, sonstige Gebrauchsgegenstände (Gruppe 511)

5.1.1

1Bei der Bewirtschaftung von Geschäftsbedarf sind alle Preisvorteile zu nutzen. 2Von einer übermäßigen Lagerhaltung ist abzusehen. 3Die Qualitätsansprüche an Schreib- und Vervielfältigungspapier, Briefumschläge und für kurzlebige Druckerzeugnisse sind nach Möglichkeit zu reduzieren. 4Durch den verstärkten Einsatz von Recyclingpapier kann ein wichtiger Beitrag zum Umweltschutz geleistet werden; etwaige geringfügige Preisnachteile können im Interesse der Verwirklichung des Umweltschutzgedankens in Kauf genommen werden. 5Auf VV Nr. 2.1 zu Art. 7 BayHO sowie auf die Umweltrichtlinien Öffentliches Auftragswesen (öAUmwR) wird hingewiesen.

5.1.2

1Die Ausgaben für Fotokopien sind möglichst zu reduzieren. 2Einnahmen aus der Anfertigung von Fotokopien durch Dritte, insbesondere durch die private Mitbenutzung dienstlicher Kopiergeräte, dürfen von der Ausgabe abgesetzt werden (Nr. 7.1 DBestHG 2019/2020). 3Eine private Mitbenutzung dienstlicher Kopiergeräte kann nur ausnahmsweise gegen Kostenerstattung in Betracht kommen, soweit hierdurch dienstliche Belange nicht beeinträchtigt werden.

5.1.3

1Die Ausgabemittel für Bücher und Zeitschriften sind in erster Linie zur Beschaffung von nicht online zugänglichen Standardwerken für die tägliche Praxis bestimmt. 2Spezialliteratur ist in der Regel nur für die Bücherei vorzusehen, soweit sie nicht ohnehin von anderen Dienststellen entliehen werden kann. 3Loseblattsammlungen und Tageszeitungen sind laufend unter Anlegung eines strengen Maßstabs auf die Notwendigkeit ihrer Haltung zu überprüfen.

5.1.4

1Bei Postsendungen ist unter Berücksichtigung sachlicher Erfordernisse die wirtschaftlichste Versendungsart zu wählen (§ 26 Abs. 1 AGO). 2Das Briefaufkommen ist durch Nutzung elektronischer Kommunikationsmöglichkeiten (E-Mail, E-Akte, Mitarbeiterportal und so weiter) zu verringern (§ 26 Abs. 2 AGO, Art. 7 Abs. 2 BayEGovG). 3Für das Paket- und Briefaufkommen wurden für die staatlichen Stellen zentrale Ausschreibungen durchgeführt. 4Der Versand des Postgutes (Pakete, Postzustellungsurkunden, Briefe) hat daher grundsätzlich über die in einem förmlichen Vergabeverfahren ausgewählten Vertragspartner oder über den behördlichen Postaustausch zu erfolgen.

5.2 Haltung von Fahrzeugen (Gruppe 514)

5.2.1

1Ausgaben für Sonderausstattungen, die im Zusammenhang mit der Neu- oder Ersatzbeschaffung eines Dienstfahrzeugs stehen, sind bei Titel 811 0. zu buchen. 2Eine Buchung bei Titel 514 0. ist von der Zweckbestimmung nicht gedeckt.

5.2.2

1Wegen der Einsparung von Kraftstoff bei der Benutzung von Dienstfahrzeugen wird auf Nr. 3 der Bekanntmachung des Bayerischen Staatsministeriums der Finanzen zur Energieeinsparung im öffentlichen Bereich, insbesondere bei den Dienststellen des Freistaates Bayern, zur Beachtung hingewiesen. 2Danach ist die Fahrweise – auch aus Gründen des Umweltschutzes – grundsätzlich auf einen niedrigen Kraftstoffverbrauch auszurichten. 3Im Übrigen ist auf einen zurückhaltenden und sparsamen Einsatz der Dienstfahrzeuge zu achten. 4Auf den Erwerb von Dienstfahrzeugen mit Elektro- oder Hybridelektromotor wird hingewiesen (vergleiche Nr. 5.14.3).

5.3 Geräte, Ausstattungs- und Ausrüstungsgegenstände (Gruppen 511 und 812)

5.3.1

1Bei der Beschaffung von Geschäftszimmerausstattungen dürfen die mit Haushaltsaufstellungsschreiben 2019/2020 vom 16. Mai 2018 (Gz. 11/17/23 - H 1120-9/1) – Anlage 5 – mitgeteilten Höchstpreise nicht überschritten werden. 2Im Übrigen vergleiche auch Nr. 19.2 HaR.

5.3.2

Soweit mehrere staatliche Dienststellen in einem Dienstgebäude untergebracht sind, bietet sich aus Gründen der Wirtschaftlichkeit die gemeinsame Nutzung von Geräten und Einrichtungen an; zum Beispiel Informations- und Kommunikationstechnik, Kopiergeräte.

5.3.3

1Die Entscheidung für Wartungsverträge sowie über die Art und den Umfang der Wartung sind unter Berücksichtigung der jeweiligen Anforderungen zu treffen und zu begründen. 2Gewährleistungszeiträume und vergaberechtliche Vorgaben sind zu berücksichtigen. 3Bei der Beschaffung von Standardsoftware und dem Abschluss von Pflegeverträgen ist die wirtschaftlichste Variante zu wählen. 4Vergaberechtliche Vorgaben sind zu beachten.

5.4 Energiebewirtschaftungskosten (Titel 517 05)

5.4.1

Die Bewirtschaftung von Gebäuden ist konsequent auf eine sparsame und rationelle Energieverwendung auszurichten (Nr. 2 der Bekanntmachung des Bayerischen Staatsministeriums der Finanzen zur Energieeinsparung im öffentlichen Bereich, insbesondere bei den Dienststellen des Freistaates Bayern).

5.4.2

1Die Kosten der Bewirtschaftung der Grundstücke, Gebäude und Räume durch Heizung, Beleuchtung und elektrische Kraft (Energiebewirtschaftungskosten) sind – mit Ausnahme der Ausgaben in Titelgruppen – bei Titel 517 05 gesondert zu erfassen. 2Hinsichtlich der Aufteilung von Bewirtschaftungskosten der Grundstücke, Gebäude und Räume sowie Mieten und Pachten bei gemeinsamer Nutzung durch mehrere Dienststellen wird auf VV Nr. 3.2.3.2 zu Art. 64 BayHO hingewiesen.

5.4.3

1Gemäß Nr. 2.6 der Bekanntmachung des Bayerischen Staatsministeriums der Finanzen zur Energieeinsparung im öffentlichen Bereich, insbesondere bei den Dienststellen des Freistaates Bayern, wird bestimmt, dass zur Erfolgskontrolle Aufzeichnungen über die tatsächlichen Verbrauchsmengen von Wärme und Strom (Energieverbrauchswerte) zu führen sind. 2Die Aufzeichnungen sind von der Grundbesitz bewirtschaftenden Dienststelle getrennt für jedes einzelne Gebäude zu führen, das über eine eigene Wärmeversorgungsanlage oder dergleichen verfügt – zum Beispiel gesonderte Abrechnung mit einer Fernwärmeversorgungseinrichtung – oder messtechnisch getrennt erfasst wird. 3Im Sinn eines effektiven Energiemanagements sind in Abstimmung mit der Bauverwaltung geeignete Zähleinrichtungen für die einzelnen Gebäude einer Liegenschaft sukzessive nachzurüsten – auch dann, wenn diese nicht über eine eigene Wärmeversorgungsanlage oder dergleichen verfügen. 4Die Aufzeichnung und Auswertung der Energieverbrauchswerte erfolgt mit Hilfe des Energie- und Medien-Informationssystems EMIS. 5Die Energieverbrauchswerte sind von den Grundbesitz bewirtschaftenden Dienststellen bis spätestens 30. Juni des Folgejahres in das Informationssystem EMIS über die Web-Erfassungsmaske zur Energiedatenerhebung einzustellen. 6Soweit noch kein Zugang zum Bayerischen Behördennetz / Techniknetz besteht, ist ein technisch geeigneter und wirtschaftlicher Zugang einzurichten. 7Nur in begründeten Ausnahmefällen sind die Daten auf anderen Wegen der Leitstelle Energie und Medien (Bayern) bei der Landesbaudirektion zu übermitteln. 8Ziel ist, die Überwachung des Energieverbrauchs und der Energiesparmaßnahmen als Daueraufgabe zu erleichtern. 9Die Grundbesitz bewirtschaftende Dienststelle soll durch ständiges Beobachten des Energieverbrauchs Abweichungen rechtzeitig erkennen und wirtschaftlich sinnvolle Maßnahmen zur Reduzierung des Energieverbrauchs einleiten.

5.5 Gebäudereinigung (Gruppen 517 und 428)

5.5.1

1Büro- und Besprechungsräume sowie Verkehrsflächen (zum Beispiel Gänge, Treppenhäuser) sind grundsätzlich zweimal wöchentlich zu reinigen. 2In wenig frequentierten Bereichen sollte der Reinigungsturnus den örtlichen Gegebenheiten angepasst und auf das notwendige Maß beschränkt werden. 3Für eine vollbeschäftigte Reinigungskraft ist im Allgemeinen eine Reinigungsfläche von mindestens 1 000 m2 pro Arbeitstag anzusetzen; darin berücksichtigt sind bereits die üblicherweise anfallenden Personalausfallzeiten (Urlaub, Krankheit und so weiter).

5.5.2

1Die Reinigung der Verwaltungsgebäude und dergleichen ist, sofern dies wirtschaftlich ist, an private Unternehmen zu übertragen (Fremdreinigung). 2Durch regelmäßige Neuausschreibung von Fremdreinigungsleistungen können erhebliche Einsparungen erzielt werden. 3Zur Evaluierung der Wirtschaftlichkeit und mit dem Ziel der Kostensenkung sind diese Arbeiten auch aus wettbewerbs- und vergaberechtlichen Gründen spätestens nach etwa fünf Jahren jeweils neu auszuschreiben. 4Zur Umwidmung von Personal- in Sachmittel bei Privatisierungen von Reinigungsdienstleistungen wird auf Nr. 12.4 DBestHG 2019/2020 verwiesen. 5Das staatliche Reinigungspersonal ist entsprechend zu verringern; dabei sollen soziale Härten vermieden und bestehende Arbeitsverträge grundsätzlich nicht gekündigt werden.

5.6 Mieten und Pachten (Gruppe 518)

5.6.1

Im Interesse eines wirtschaftlichen Mitteleinsatzes sind bei (Neu-)Anmietungen insbesondere die VV Nr. 4.1 zu Art. 38 und die VV Nr. 5.1 zu Art. 64 BayHO zu beachten.

5.6.2

1Bei der Beschaffung von Maschinen und Geräten ist die günstigste Beschaffungsart (Kauf, Miete, Leasing) durch eine Wirtschaftlichkeitsuntersuchung zu ermitteln. 2Die Frage, ob erworben, gemietet oder geleast werden soll, ist ausschließlich nach dem Ergebnis der Wirtschaftlichkeitsuntersuchung zu entscheiden und nicht danach, ob im Haushaltsplan Mittel entweder für den Erwerb, für Miete oder für Leasing veranschlagt sind. 3Aus einem von der Veranschlagung abweichenden Ergebnis der Wirtschaftlichkeitsuntersuchung ergibt sich gegebenenfalls ein unvorhergesehenes und unabweisbares Bedürfnis für eine Einwilligung nach Art. 37 Abs. 1 BayHO. 4Bestehende Mietverträge sind zu überprüfen, ob unter Berücksichtigung der Restnutzungsdauer ein Ankauf wirtschaftlicher wäre als die weitere Miete.

5.6.3

Leasing-, Mietkauf- und ähnliche Verträge bedürfen stets der Einwilligung des Staatsministeriums der Finanzen und für Heimat (VV Nr. 4.3 zu Art. 38 BayHO); für Leasingverträge gilt die Einwilligung allgemein als erteilt, wenn die voraussichtlichen jährlichen Ausgaben – einschließlich Wartung – 25 000 € nicht übersteigen und Leasing im Einzelfall die wirtschaftlichste Beschaffungsart ist.

5.6.4

1Beim Abschluss oder der Verlängerung von Miet- und Pachtverträgen für Grundstücke, Gebäude und Räume durch die Immobilien Freistaat Bayern hat die betreffende oberste Dienstbehörde sicherzustellen, dass die haushaltsmäßigen Voraussetzungen für die beabsichtigte Anmietung vorliegen und die erforderlichen Haushaltsmittel zur Verfügung stehen (VV Nr. 3.3.4 zu Art. 64 BayHO). 2Dies ist gegenüber der Immobilien Freistaat Bayern nachzuweisen.

5.7 Unterhaltung der Grundstücke und baulichen Anlagen (Gruppe 519)

5.7.1

1Gemäß Nr. 1.2 DBestHG 2019/2020 sind die Mittel der Titel 519 0. (Unterhaltung der Grundstücke und baulichen Anlagen), 701 0. (Kleine Neu-, Um- und Erweiterungsbauten) und 702 0. (Grundlegende Erneuerung und Sanierung von Kanal-, Schachtbau- und Abwasseranlagen) innerhalb desselben Einzelplans gegenseitig deckungsfähig. 2Das gilt auch dann, wenn der Titel 519 0. gemäß Nr. 12.5.1 DBestHG 2019/2020 vorher aus den Budgetansätzen verstärkt wurde.

5.7.2

1Die Mittel für den Bauunterhalt sind bevorzugt für Maßnahmen zur Energieeinsparung oder zur Substanzerhaltung einzusetzen; erforderlichenfalls sind Schönheitsreparaturen zurückzustellen. 2Bei staatlichen Gebäuden, die einen überdurchschnittlich hohen Energieverbrauch aufweisen, ist unverzüglich eine Senkung des Energieverbrauchs mit wirtschaftlich sinnvollen Maßnahmen anzustreben.

5.7.3

Neben den vorrangig aus Haushaltsmitteln durchzuführenden Energieeinsparmaßnahmen kann gemäß Art. 8 Abs. 2 HG 2019/2020 zur Durchführung von Energieeinsparmaßnahmen in besonders geeigneten staatlichen Gebäuden das sogenannte „Performance-Contracting“ oder gemäß Art. 8 Abs. 2a HG 2019/2020 das sogenannte „Energieliefer-Contracting“ als Alternative in Betracht kommen, soweit dies wirtschaftlich ist.

5.7.4

1Mit Beschluss vom 17. Juni 2004 (Drs. 15/1222) hat der Bayerische Landtag die Staatsregierung aufgefordert, die staatlichen Liegenschaften privaten oder gewerblichen Investoren für die Installation von Photovoltaikanlagen entgeltlich zur Verfügung zu stellen, sofern von Seiten des Staates keine derartige Nutzung vorgesehen ist. 2Die Prüfung des Sachverhalts und der Abschluss entsprechender schuldrechtlicher Vereinbarungen zur entgeltlichen Nutzungsüberlassung erfolgen unter Mitwirkung der Bauverwaltung durch die Immobilien Freistaat Bayern (vergleiche Gemeinsame Bekanntmachung über die Nutzung staatlicher Gebäude für die Errichtung und den Betrieb von Photovoltaikanlagen). 3Im Einzelfall kann es für den Staat auch wirtschaftlich sinnvoll sein, eigene Photovoltaikanlagen zu betreiben. 4Die Prüfung hinsichtlich des Betriebs einer staatseigenen Photovoltaikanlage ist gegebenenfalls unter Einbeziehung der Immobilien Freistaat Bayern ressortverantwortlich vorzunehmen. 5Die Vergütungen aus der Stromeinspeisung sind gemäß Art. 35 Abs. 1 BayHO als Einnahmen zu buchen (Bruttonachweis bei Festtitel 129 05).

5.8 Dienstreisen (Gruppe 527)

Die Ausgaben für Reisekostenvergütungen sind durch geeignete Maßnahmen der Dienststellen auf das unbedingt notwendige Maß zu begrenzen; zum Beispiel Verringerung der Zahl der Dienstreisen, zeitliche Straffungen und Zusammenlegungen, Beschränkung der Zahl der Teilnehmer an auswärtigen Besprechungen.

5.8.1

1Dienstreisen dürfen nur durchgeführt werden, wenn der dienstliche Zweck nicht auf andere Weise wirtschaftlicher und einfacher erreicht werden kann. 2Die Dauer von Dienstreisen ist auf das unbedingt notwendige Maß zu beschränken.

5.8.2

1Dienstreisen aus gleichem Grund dürfen grundsätzlich nur von einem Amtsangehörigen ausgeführt werden. 2Ist eine Ausnahme zwingend erforderlich, so sind die Gründe hierfür im Dienstreiseantrag darzulegen.

5.8.3

Reisen in Personalvertretungsangelegenheiten sind so zu planen, dass die veranschlagten Mittel nicht überschritten werden.

5.8.4

1Reisekostenvergütung für die Teilnahme an Aus- und Fortbildungsreisen kann nur gewährt werden, wenn die Teilnahme an der Maßnahme mindestens überwiegend im dienstlichen Interesse liegt und angeordnet oder genehmigt worden ist. 2Die Reisekosten für Fortbildungsveranstaltungen sind bei der Gruppe 525 nachzuweisen. 3Es besteht auch die Möglichkeit, erforderlichenfalls Dienstbefreiung zu gewähren.

5.8.5

Die Teilnahme an Kongressen, Tagungen, Ausstellungen und ähnlichen Veranstaltungen kommt nur in Ausnahmefällen in Betracht.

5.8.6

Staatsbedienstete, die in ihrer Eigenschaft als Mitglieder von Organen eines Zuwendungsempfängers an Sitzungen dieser Organe teilnehmen, haben die Reisekosten beim Zuwendungsempfänger abzurechnen.

5.8.7

1Für Dienstreisen ist das wirtschaftlichste Beförderungsmittel zu wählen. 2Bei der Verwendung von Dienstkraftfahrzeugen sind auch die etwaigen Reisekostenvergütungen der Kraftfahrer mit zu berücksichtigen. 3Im U- und S-Bahn-Bereich sollen Kraftfahrzeuge möglichst nicht mehr verwendet werden, es sei denn, die zeitliche Einsparung ist so groß, dass sie sich beim Tagegeld auswirkt oder andere triftige Gründe die Benutzung eines Kraftfahrzeugs rechtfertigen.

5.8.8

Bei den Fahrtkosten sind alle bestehenden Ermäßigungsmöglichkeiten auszunützen.

5.8.9

1Bei Dienstfahrten mit der Deutsche Bahn AG ist sicherzustellen, dass die Fahrkarten im Rahmen der mit der Deutschen Bahn AG abgeschlossenen Großkundenvereinbarung gebucht werden. 2Bei allen Bahnleistungen der Deutschen Bahn AG – auch nicht zusätzlich rabattierte Angebote – ist daher immer die jeweilige siebenstellige BMIS-Kundennummer der Dienststelle anzugeben. 3Sofern die Art des Dienstgeschäftes eine genaue Planung des Reiseverlaufs zulässt, sind die reduzierten Sparpreise der Bahn (Festpreis mit Zugbindung) durch rechtzeitige Buchung und gegebenenfalls Aufteilung der Buchung für Hin- und Rückfahrt in Anspruch zu nehmen. 4Die Kombination von Großkundenrabatt und BahnCard-Rabatt ist nur bei Einsatz einer BahnCard Business möglich; Großkundenrabatt und BahnCard Business 25 sind zudem mit den Sparpreisen kombinierbar. 5Für die dienstliche Nutzung sind künftig grundsätzlich BahnCards Business anzuschaffen, sofern die Wirtschaftlichkeit im Einzelfall nachgewiesen ist. 6Bei Vielreisenden ist deshalb die Anschaffung einer BahnCard Business zu prüfen und die Wirtschaftlichkeit durch eine Amortisationsrechnung (vergleiche http://www.bybn.de/RBIS/Dienstreisen/bc_amortisationsberechnung.pdf) nachzuweisen. 7Die Anschaffungskosten einer normalen BahnCard können ausnahmsweise erstattet werden, wenn diese Alternative trotz der nicht mehr zulässigen Kombination mit dem Großkundenrabatt die für den Dienstherrn wirtschaftlichste Nutzungsmöglichkeit darstellt (zum Beispiel bei rabattierten BahnCards für Reisende über 60 Jahren oder mit Schwerbehinderung). 8Beim Erwerb von Bahnfahrkarten ist grundsätzlich die Zahlungsmöglichkeit zu nutzen, bei der keine oder möglichst geringe Gebühren anfallen. 9Für Großkunden hat die Deutsche Bahn AG das Buchungsverfahren „Bahn-Online“ eingeführt. 10Dabei kann das Bahnticket online bestellt und ausgedruckt werden. 11Beim Bahn-Online-Verfahren ist der jeweilige Großkundenrabatt (einschließlich des Höchstpreises „bahn.corporate Max“) hinterlegt. 12Wegen des neuen Zahlungsmittelentgelts für die Bezahlung von Buchungen ab 50 € mittels Kreditkarte ist zu prüfen, ob dieses durch die Aufteilung der Buchung für Hin- und Rückfahrt, vermieden oder verringert werden kann.

5.8.10

1Mit Fluggesellschaften bestehen Firmenfördervereinbarungen mit gesonderten Firmenraten für bestimmte Strecken. 2Die Einbeziehung in diese Vereinbarungen setzt jedoch voraus, dass die Abrechnung der Flugreisen nicht auf Rechnungsstellung des Reisebüros, sondern über eine sogenannte Firmenkreditkarte vorgenommen wird. 3Dienststellen mit einem regelmäßigen Flugaufkommen haben grundsätzlich für die Abrechnung der Flugreisen eine Firmenkreditkarte zu nutzen. 4Vergleiche auch FMS vom 17. März 2006 (Gz. 41 - H 4200 - 002 - 9 184/06).

5.8.11

Aktuelle Informationen zum Themenbereich „Dienstreisen“ (zum Beispiel Bahnreisen, Hotelliste Vertragsraten Freistaat Bayern, Großkundenvereinbarungen) werden im Bayerischen Behördennetz in der Rubik „Dienstreisen“ zur Verfügung gestellt.

5.9 Außergewöhnlicher Aufwand aus dienstlicher Veranlassung in besonderen Fällen (Gruppe 529)

1Die Ausgaben für außergewöhnlichen Aufwand aus dienstlicher Veranlassung („Verfügungsmittel“) sind zu belegen. 2Eine pauschale Auszahlung ist nicht zulässig.

5.10 Veröffentlichungen (Gruppe 531)

1Bei Veröffentlichungen ist deren Notwendigkeit nach strengen Maßstäben zu prüfen. 2Umfang und Auflagenhöhe sind zu begrenzen sowie Einsparungen bei der Aufmachung und dergleichen anzustreben. 3Dies gilt insbesondere für Fachveröffentlichungen, die überwiegend innerhalb der Verwaltung Verwendung finden. 4Auf die vom Staatsministerium der Finanzen und für Heimat abgeschlossenen Nachlassvereinbarungen mit Agenturen über das Schalten von Anzeigen in inländischen Printmedien wird hingewiesen.

5.11 Steuerzahlungen von staatlichen Dienststellen (Gruppe 546)

1Ausgaben für Steuern bei Steuerpflicht von staatlichen Dienststellen sind wie folgt zu verbuchen:
a)
Steuern im Zusammenhang mit der Bewirtschaftung der Grundstücke, Gebäude und Räume sind bei dem jeweils einschlägigen Titel der Gruppe 517 zu buchen;
b)
Grunderwerbsteuer ist beim jeweiligen Erwerbstitel der Obergruppe 82 für das Grundstück zu buchen;
c)
in den übrigen Fällen (zum Beispiel bei Steuerpflicht staatlicher Dienststellen auf Grund wirtschaftlicher Betätigung) sind Steuerzahlungen in der Regel bei einem Titel der Gruppe 546 nachzuweisen.
2 VV Nr. 3.1.1 zu Art. 35 BayHO („Rotabsetzung“) ist in solchen Fällen grundsätzlich nicht einschlägig. 3An das Finanzamt abzuführende Umsatzsteuern für Betriebe gewerblicher Art dürfen von den diesbezüglichen Einnahmen abgesetzt werden (Nr. 7.4 DBestHG 2019/2020).

5.12 Zuwendungen (aus Hauptgruppen 6 und 8 – Art. 23, 44 BayHO)

5.12.1

1Zuwendungen dürfen nur unter den Voraussetzungen des Art. 23 BayHO (= erhebliches Staatsinteresse, das ohne die Zuwendungen nicht oder nicht im notwendigen Umfang befriedigt werden kann) gewährt werden (Art. 44 Abs. 1 BayHO). 2Die VV zu den Art. 23 und 44 BayHO sowie die Fördergrundsätze – FöGr – (Anlage 1 der Organisationsrichtlinien – OR) sind zu beachten. 3Bei der Bewilligung von Zuwendungen soll auf die sachliche Priorität und – soweit der Förderzweck nicht entgegensteht – auch darauf abgestellt werden, ob der Antragsteller den angestrebten Erfolg im Hinblick auf seine wirtschaftliche Leistungsfähigkeit sonst nicht oder nicht im notwendigen Umfang erzielen kann. 4Förderprogramme sind zeitlich zu befristen; dies gilt insbesondere für sogenannte Anreizprogramme und Modellförderungen. 5Nur soweit es der Zuwendungszweck unbedingt erfordert, kann von einer Befristung abgesehen werden (Nr. 1.1 FöGr). 6Als Befristung kommt regelmäßig das Ende des jeweils aktuell geltenden Finanzplanungszeitraums in Betracht. 7Auf die Befristung zeitlich begrenzter Förderprogramme ist – insbesondere bei Anschubfinanzierungen – stets hinzuweisen.

5.12.2

1Förderhöchstsätze dürfen nur im Rahmen des pflichtgemäßen Ermessens ausgeschöpft werden (VV Nr. 2.4 und 2.5 zu Art. 44 BayHO); die im Einzelfall gewährten Fördersätze sollten grundsätzlich niedriger als die Förderhöchstsätze sein. 2Die bestehenden Förderhöchstsätze sind regelmäßig mit dem Ziel einer Reduzierung zu überprüfen. 3Zur Verwaltungsvereinfachung ist, soweit nach VV Nr. 2.2.3 Satz 2 zu Art. 44 BayHO möglich und vertretbar, grundsätzlich auf eine Förderung auf der Basis von Kostenpauschalen oder durch Festbetragsfinanzierung umzustellen.

5.12.3

1Für die Zustimmung (vorherige Zustimmung = Einwilligung) zum vorzeitigen Maßnahmebeginn gelten allgemein die Regelungen der VV Nr. 1.3 zu Art. 44 BayHO oder Nr. 1.3 VVK (Anlage 3 zu Art. 44 BayHO). 2Die Zustimmung zum vorzeitigen Maßnahmebeginn kann grundsätzlich nur bei Vorliegen besonderer sachlicher Dringlichkeitsgründe und unter Beachtung der dadurch entstehenden faktischen Haushaltsvorbelastung zur Vermeidung eines Förderstaus erteilt werden. 3Die Zustimmung zum vorzeitigen Maßnahmebeginn ist wegen ihrer haushalts- und zuwendungsrechtlichen Bedeutung stets schriftlich oder elektronisch zu erteilen. 4Der schriftliche oder elektronische Bescheid muss den ausdrücklichen und optisch besonders hervorzuhebenden Hinweis enthalten, dass
a)
aus der Zustimmung zum vorzeitigen Maßnahmebeginn kein Rechtsanspruch auf Förderung abgeleitet werden kann,
b)
der Antragsteller das volle Finanzierungsrisiko trägt,
c)
die Zulassung des vorläufigen Maßnahmebeginns keine Zusicherung auf den Erlass eines Zuwendungsbescheides im Sinne des Art. 38 des Bayerischen Verwaltungsverfahrensgesetzes darstellt,
d)
die für eine eventuelle Förderung relevanten Voraussetzungen bei der vorzeitigen Durchführung des Vorhabens einzuhalten sind.
5Aussagen über den Zeitpunkt der staatlichen Zuwendung dürfen nicht gemacht werden.

5.12.4

1Bei Bewilligungen von Zuwendungen sind die gleichen strengen Maßstäbe anzuwenden, die auch für die Verwaltung gelten. 2Das gilt insbesondere für die institutionelle Förderung von Zuwendungsempfängern; unter anderem Richtlinien für Geschäftszimmerausstattungen und Grundsätze und Richtpreise für die Beschaffung und Benutzung schadstoffarmer Kraftfahrzeuge. 3Bei der Bemessung der Höhe der Zuwendung für die personelle Ausstattung des Zuwendungsempfängers und im Bewilligungsbescheid sind die Ziele und Maßnahmen des Staates zur Begrenzung seiner Personalausgaben entsprechend zu berücksichtigen (zum Beispiel Wiederbesetzungssperren, Stelleneinsparungen); soweit erforderlich treffen die obersten Dienstbehörden hierzu nähere Regelungen.

5.12.5

1Eine einmal gewährte Zuwendung begründet keinen Anspruch auf Weitergewährung. 2Hierauf ist in den Bewilligungen hinzuweisen. 3Bei institutioneller Förderung oder sich wiederholenden Projektförderungen ist darauf hinzuweisen, dass in den Folgejahren kein Anspruch auf eine Förderung in gleicher Höhe besteht und dass aus den gewährten Zuwendungen nicht auf eine künftige Förderung im bisherigen Umfang geschlossen werden kann.

5.12.6

Mehrfachförderungen sind grundsätzlich verboten (vergleiche Nr. 4.7 FöGr, VV Nr. 15.3 Abs. 3 zu Art. 44 BayHO).

5.12.7

1Die Übermittlung von Zuwendungsbescheiden und ‑verträgen an den Obersten Rechnungshof gemäß VV Nr. 4.4 zu Art. 44 BayHO oder Nr. 4.4 VVK soll in elektronischer Form erfolgen. 2Hierfür steht auf dem Bayerischen Formularserver unter der Adresse https://formularserver.bayern.de/zuleitungen ein Zuleitungsformular zur Verfügung.

5.12.8

1Zurückgezahlte Zuwendungen dürfen nur von der Ausgabe abgesetzt werden, in den in Nr. 7.3 DBestHG 2019/2020 geregelten Fällen oder wenn dies durch Haushaltsvermerk zugelassen ist. 2Nr. 7.3 der DBestHG 2019/2020 gilt auch für über den Staatshaushalt laufende Zuwendungen, die voll aus Bundesmitteln finanziert werden. 3Die im Zusammenhang mit der Rückforderung oder der nicht alsbaldigen Verwendung von Zuwendungen anfallenden Zinsen sind – unabhängig von der Buchung der zurückgezahlten Zuwendungen – gesondert als Einnahmen zu buchen (vergleiche Nr. 5.1 Satz 1 Halbsatz 2 Anlage Zins – A zu den VV zu Art. 34 BayHO), soweit nicht im Einzelfall etwas anderes bestimmt oder zugelassen ist.

5.12.9

Nr. 4.8.3 ist zu beachten.

5.13 Bauausgaben (Hauptgruppe 7)

5.13.1

1Die verfügbaren Haushaltsmittel sind vorrangig zur Fortführung bereits begonnener Maßnahmen einzusetzen. 2Neue Maßnahmen dürfen nur begonnen werden, wenn ihre Finanzierung insbesondere im Hinblick auf die laufenden Maßnahmen sichergestellt ist. 3Im Übrigen dürfen Baumaßnahmen erst begonnen werden, wenn eine genehmigte Haushaltsunterlage vorliegt. 4Die genehmigte Haushaltsunterlage ist bei der Durchführung der Baumaßnahme einzuhalten. 5Auf eine Verstetigung der Bauausgaben ist hinzuwirken.

5.13.2

Die veranschlagten Ausgaben und Verpflichtungsermächtigungen bei den einzelnen Titeln der Anlage S (Staatlicher Hochbau) können unter den in Nr. 1.3 DBestHG 2019/2020 genannten Voraussetzungen innerhalb desselben Einzelplans gegenseitig verstärkt werden.

5.13.3

1Für staatliche Hochbaumaßnahmen (Gruppen 710 bis 749) mit voraussichtlichen Gesamtkosten von mehr als 5 000 000 €, im Geschäftsbereich des Staatsministeriums für Wissenschaft und Kunst von mehr als 10 000 000 €, ist für den Planungs- und Baubeginn jeweils die Zustimmung des Staatsministeriums der Finanzen und für Heimat einzuholen. 2Dies gilt auch für die damit zusammenhängende Inanspruchnahme von Verpflichtungsermächtigungen. 3Das Staatsministerium der Finanzen und für Heimat behält sich vor, die Kostengrenze im Bedarfsfall herabzusetzen.

5.13.4

Bei der Durchführung des Staatlichen Hochbaus und des Bauunterhalts gelten im Übrigen die Richtlinien für die Durchführung von Hochbauaufgaben des Freistaates Bayern (RLBau).

5.13.5

1Neue Hochbauvorhaben sind entsprechend der jeweils gültigen Energieeinsparverordnung (EnEV) – wirtschaftlich sinnvoll – energiesparend zu planen und auszuführen. 2Dieser Grundsatz ist bereits bei der Vorprüfung und Planung (zum Beispiel bei Auslobung von Architektenwettbewerben) als Entscheidungskriterium festzulegen (LT-Drs. 14/9009 Nr. 2 Buchst. e sowie TNr. 21 des ORH-Jahresberichts 2001). 3Bei Umbau- und Sanierungsvorhaben ist regelmäßig zu prüfen, ob wirtschaftlich sinnvolle Energieeinsparmaßnahmen in das Bauvorhaben einbezogen und nach dem Stand der Technik im Rahmen der verfügbaren Haushaltsmittel mit abgewickelt werden können.

5.13.6

1Große Neu-, Um- und Erweiterungsbauten mit Gesamtkosten von mehr als 3 000 000 € je Maßnahme sind bei Titeln der Gruppe 710 bis 749 veranschlagt und in der Anlage S im jeweiligen Einzelplan (Staatlicher Hochbau) zusammengefasst (VV Nr. 1.2 zu Art. 24 BayHO und Nr. 18.2.1 HaR). 2Als Um- oder Erweiterungsbauten können auch Maßnahmen des Bauunterhalts behandelt werden, die eine – in der Regel erhebliche – Verbesserung oder Änderung des bisherigen Zustands zur Folge haben; maßgeblich ist die Mittelveranschlagung im Haushaltsplan. 3Zur Abgrenzung von im Zuge der Bauunterhaltung anfallenden Wert steigernden baulichen Veränderungen oder Ergänzungen wird auf die Bestimmungen in Abschnitt C der Anlage zur RLBau verwiesen. 4Bauunterhaltsarbeiten sollen im Rahmen einer am gleichen Objekt vorgesehenen Um- oder Erweiterungsbaumaßnahme (Festtitel 701 0. oder Titel der Gruppen 710 bis 749) durchgeführt oder abgewickelt werden, wenn eine einheitliche Baudurchführung und Auftragsvergabe zweckmäßig und wirtschaftlich ist und die Kosten der Um- oder Erweiterungsbaumaßnahme überwiegen.

5.14 Erwerb von Dienstfahrzeugen (Gruppe 811)

5.14.1

Erst- und Ersatzbeschaffungen von Dienstfahrzeugen sind auf das unabweisbar Notwendige zu beschränken; dabei ist auf den Abbau des staatlichen Kraftfahrzeugbestandes hinzuwirken.

5.14.2

Bei der Prüfung der Wirtschaftlichkeit und Notwendigkeit eines Dienstfahrzeugs ist vor allem nach den Vorschlägen des Obersten Rechnungshofs1) zu verfahren.

5.14.3

1Beim Erwerb von Dienstkraftfahrzeugen sind die Richtpreise gemäß Anlage 4 des Haushaltsaufstellungsschreibens 2019/2020 vom 16. Mai 2018 (Gz. 11/17/23 - H 1120-9/1) sowie die Vorgaben in Nr. 19.1.2 HaR zu beachten. 2Ferner ist auf einen niedrigen Kraftstoffverbrauch zu achten. 3Bei der Beschaffung von Dienstfahrzeugen sollen bei vorhandenem geeignetem Nutzungsprofil auch biokraftstofftaugliche oder Erdgasfahrzeuge vorgesehen werden, soweit dies wirtschaftlich ist. 4Bei der Beschaffung von Dienstkraftfahrzeugen ist ferner das Ziel der Staatsregierung zu berücksichtigen, im staatlichen Fuhrpark den Anteil von Elektrofahrzeugen bei Neuzulassungen, die grundsätzlich für Elektrifizierung geeignet sind, auf 20 % zu erhöhen.

5.14.4

1Soweit im Haushaltsplan Mittel für die Ersatzbeschaffung eines Dienstfahrzeugs vorgesehen sind, ist die Beschaffung nur zulässig, wenn das bisherige Dienstfahrzeug aus Wirtschaftlichkeitsgründen ausgesondert werden muss und die Aussonderung zeitgleich mit der Neuanschaffung vorgenommen wird. 2Zahl und Art der in den Erläuterungen zu den Titeln 514 .. angegebenen Fahrzeugen sind bindend. 3Der Ist-Bestand an Dienstfahrzeugen darf danach das im Haushaltsplan angegebene Soll nicht übersteigen; entsprechend zu begründende Ausnahmen bedürfen der Einwilligung des Staatsministeriums der Finanzen und für Heimat.

5.14.5

1Die Entscheidung über Kauf oder Leasing eines Dienstfahrzeugs ist auf der Grundlage des Ergebnisses der Wirtschaftlichkeitsuntersuchung zu treffen. 2Dabei ist zu berücksichtigen, dass beim Kauf von Neufahrzeugen zum Teil erhebliche Preisnachlässe gewährt werden. 3Die nach VV Nr. 4.3 zu Art. 38 BayHO erforderliche Einwilligung des Staatsministeriums der Finanzen und für Heimat zum Abschluss von Leasingverträgen über Dienstfahrzeuge gilt insoweit allgemein als erteilt, wenn
a)
nach dem Ergebnis der Wirtschaftlichkeitsuntersuchung Leasing wirtschaftlicher ist. Bei der Wirtschaftlichkeitsuntersuchung ist neben der Höhe der Leasingraten insbesondere auch das Risiko der Ersatzpflicht bei überdurchschnittlicher Wertminderung oder Verschleißerscheinung sowie bei Totalschaden oder Diebstahl zu bewerten. Aus dem von der Veranschlagung abweichenden Ergebnis der Wirtschaftlichkeitsuntersuchung ergibt sich gegebenenfalls ein unabweisbares und unvorhergesehenes Bedürfnis für eine Einwilligung nach Art. 37 Abs. 1 BayHO. Überplanmäßigen Ausgaben wird im Rahmen nachstehender Nr. 7.3 allgemein zugestimmt, wobei als Einsparstelle regelmäßig die insoweit nicht in Anspruch genommenen Mittel für den Kauf benannt werden können,
b)
bei einem angenommenen Kauf des zu leasenden Fahrzeugs die Höchstgrenzen nach Nr. 5.14.3 eingehalten sind.
4Soweit im Haushaltsplan ein Kauf veranschlagt ist, das Dienstfahrzeug jedoch auf Grund des Ergebnisses der Wirtschaftlichkeitsuntersuchung geleast oder gemietet wird, sind die für den Kauf veranschlagten Mittel gesperrt, sofern sie nicht als Einsparung für die Leasing- oder Mietzahlungen benötigt werden. 5Die danach gesperrten Mittel sind im Plan über die Verwendung der Ausgabereste in voller Höhe als Einsparung in Abgang zu stellen. 6Bei Beendigung des Leasingvertrages sind zur Gewinnung von Erkenntnissen für künftige Leasingverträge die tatsächlich angefallenen Kosten mit den in der Wirtschaftlichkeitsuntersuchung ursprünglich angenommenen Kosten zu vergleichen und festzuhalten, ob auch rückblickend das Leasing wirtschaftlicher war (Erfolgskontrolle).

5.15 Anordnungsbefugnis für die Verrechnungstitel betreffend die Nutzung von Räumen und Plätzen der Verwaltung der staatlichen Schlösser, Gärten und Seen

Abweichend von VV Nr. 2.2.1 Satz 1 zu Art. 34 BayHO wird die Anordnungsbefugnis für die Buchung von Verrechnungen bei Titel 981 16 der jeweiligen Kapitel .. 02 (Nutzung von Räumen und Plätzen der Verwaltung der staatlichen Schlösser, Gärten und Seen durch staatliche Dienststellen) auf das Staatsministerium der Finanzen und für Heimat übertragen.

5.16 Zukunftsinitiative „Aufbruch Bayern“

1Die Haushaltsansätze für das Programm „Aufbruch Bayern“ sind in verschiedenen Einzelplänen und zum Teil innerhalb schon vorhandener Ansätze veranschlagt; vergleiche abschließende Übersicht in den Erläuterungen zu Kap. 13 04 Tit. 314 52 (Doppelhaushalt 2011/2012). 2Um den Mittelabfluss aus dem Programm „Aufbruch Bayern“ rechnungsmäßig gesondert nachweisen zu können, ist in jeder schriftlichen oder elektronischen Kassenanordnung für Maßnahmen des Programms „Aufbruch Bayern“ im Feld 01 „Buchungsstelle“ nach der Buchungsstelle (Kapitel/Titel/Prüfziffer) der Unterteil „992011“ einzutragen (vergleiche Nr. 7.1.3 EDVBK).

5.17 Immobilienbezogene Objektbuchhaltung

1Ziel der Objektbuchhaltung ist die Zuordnung und Zusammenführung der immobilienbezogenen Einnahmen und Ausgaben im Staatshaushalt (insbesondere Gruppen 124, 517, 518, 519, 701, 702 und 710 bis 749) zu einer bestimmten Immobilie. 2Für jedes Objekt (Liegenschaft, Flurstück, Gebäude, Nutzungseinheit) ist eine gesonderte Immobiliennummer vergeben. 3Für die Objektbuchhaltung ist bei allen immobilienbezogenen Zahlungsvorgängen in den Kassenanordnungen die jeweilige Immobiliennummer anzugeben. 4Im IHV ist die Immobiliennummer im Eingabefeld „Immobiliennummer“ und bei anderen Buchungssystemen beim Verwendungszweck einzutragen. 5Die Erfassung der Einnahmen und Ausgaben soll grundsätzlich gebäudescharf durch die Angabe der Immobiliennummer erfolgen. 6Bei gemeinsamer Nutzung von Immobilien soll entsprechend den Vorgaben in VV Nr. 3.2.3 zu Art. 64 BayHO eine Aufteilung nach Nutzereinheiten erfolgen. 7Die Immobiliennummern sowie weitere Hinweise zur Objektbuchhaltung sind im Bayerischen Behördennetz unter der Adresse http://www.immobiliennummer.bybn.de abrufbar.

1) [Amtl. Anm.:] Es handelt sich insbesondere um folgende Maßnahmen:
1.
Prüfung der Wirtschaftlichkeit eines Dienstfahrzeugs bei Ersatzbeschaffungen, insbesondere bei geringen Fahrleistungen,
2.
Einzug freiwerdender Stellen für Kraftfahrer bei zu geringer Auslastung und
3.
Benutzung privater Kraftfahrzeuge für Dienstreisen sowie Benutzung von Taxis für Stadtfahrten, falls hierdurch Dienstfahrzeuge eingespart werden können.