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Richtlinie für den Einsatz des Intranets in der bayerischen Justiz (Intranetrichtlinie - IntraRL)

JMBl. 2014 S. 30


2003.4-J
Richtlinie für den Einsatz des Intranets in der bayerischen Justiz
(Intranetrichtlinie - IntraRL)
Bekanntmachung des Bayerischen Staatsministeriums
der Justiz
vom 22. Januar 2014 Az.: C1 - 1510 - XI - 2176/2013

1. Vorbemerkung

Diese Richtlinie dient der Gewährleistung einer einheitlichen Struktur des in dieser Bekanntmachung geregelten Intranets und der Erreichung der in Nr. 2.1 genannten Ziele.

2. Ziele und Prinzipien des Intranets

2.1 Ziele

2.1.1 
Das Justizintranet ist Grundlage eines zentralen Informations- und Wissensmanagements für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Gerichte, der Staatsanwaltschaften und des Staatsministeriums der Justiz.
2.1.2 
Das Intranet ist Motivation und Hilfe bei der täglichen Arbeit. Es trägt zur Förderung des Dialogs und der engeren Vernetzung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bei.
2.1.3 
Das Intranet ist die zentrale Informationsplattform für alle aktuellen Informationen im Geschäftsbetrieb.

2.2 Prinzipien

2.2.1 
Das Intranet richtet sich an den Informationsbedürfnissen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Dienstbetrieb aus.
2.2.2 
Beiträge im Intranet zeichnen sich durch Qualität, Verständlichkeit und Aktualität aus. Informationen werden zeitnah eingestellt.
2.2.3 
Es gilt der Grundsatz größtmöglicher Transparenz. Der Zugang zu Informationen wird nur bei zwingender dienstlicher Notwendigkeit auf einen eingeschränkten Personenkreis beschränkt.
2.2.4 
Wo auf vorhandene Informationen zurückgegriffen werden kann, wird mit Verlinkungen gearbeitet. Die Beschriftungen der Verlinkungen erläutern in verständlicher Weise, welche Informationen über die Verlinkungen abgerufen werden können.

3. Zuständigkeiten

3.1 Gesamtredakteur

3.1.1 
Im Staatsministerium der Justiz wird ein Gesamtredakteur für das Justizintranet bestellt. Der Gesamtredakteur trägt für eine einheitliche Struktur des Intranets und die Erreichung und Einhaltung der in Nr. 2 genannten Ziele und Prinzipien Sorge. Soweit erforderlich, hält er die Fachredakteure zur Einhaltung der in der Richtlinie enthaltenen Vorgaben an. Der Gesamtredakteur ist nicht für die Einstellung, Inhalte, Gestaltung und Pflege der einzelnen Beiträge verantwortlich. Er pflegt eine Liste aller Fachredakteure und deren Vertreter und der Intranetbeauftragten.

3.2 Fachredakteure

3.2.1 
Fachredakteure werden
für jede Fachabteilung (mit Ausnahme des Justizvollzugs) und den Leitungsbereich im Staatsministerium der Justiz,
für jedes bayerische Oberlandesgericht und jedes bayerische Landgericht,
für jedes Präsidialamtsgericht und
für jede bayerische Generalstaatsanwaltschaft und jede bayerische Staatsanwaltschaft
benannt. Für jeden Fachredakteur wird ein Vertreter bestellt und ein Funktionspostfach errichtet. Name des Fachredakteurs, dessen Vertreters, Adresse des Funktionspostfachs sowie Änderungen dieser Daten werden dem Gesamtredakteur zeitnah mitgeteilt.
3.2.2 
Die Amtsgerichte mit Ausnahme der Präsidialamtsgerichte können eigene Fachredakteure benennen. Sätze 2 und 3 der Nr. 3.2.1 gelten für den Fall der Benennung entsprechend. Benennen diese Amtsgerichte keine eigenen Fachredakteure, werden deren Interessen durch den Fachredakteur beim zuständigen Landgericht berücksichtigt; entscheidet in diesem Fall der Fachredakteur beim zuständigen Landgericht gemäß Nr. 4.2.2 der Richtlinie, dass der Intranetauftritt um diese Amtsgerichte erweitert wird, benennen diese einen Intranetbeauftragten, der Ansprechpartner für den Fachredakteur beim zuständigen Landgericht ist. Über die Benennung der Intranetbeauftragten und Fachredakteure der Amtsgerichte mit Ausnahme der Präsidialamtsgerichte entscheidet der Präsident des jeweiligen Landgerichts. Der Name des Intranetbeauftragten wird dem Gesamtredakteur zeitnah mitgeteilt.
3.2.3 
Die Fachredakteure sammeln die Beiträge von Autoren ihres Zuständigkeitsbereichs ein. Zuständigkeitsbereich des Fachredakteurs bei den Gerichten ist das ihn bestellende Gericht. Zuständigkeitsbereich des Fachredakteurs bei den Staatsanwaltschaften ist die ihn benennende Staatsanwaltschaft. Bei den Fachredakteuren der Landgerichte erstreckt sich deren Zuständigkeitsbereich auf die Amtsgerichte aus dem jeweiligen Landgerichtsbezirk mit Ausnahme der Präsidialamtsgerichte und der Amtsgerichte, die einen eigenen Fachredakteur benannt haben. Zuständigkeitsbereich des Fachredakteurs im Staatsministerium der Justiz ist die ihn benennende Abteilung bzw. der Leitungsbereich.
3.2.4 
Die Fachredakteure tragen redaktionelle Verantwortung für die Beiträge aus ihrem Zuständigkeitsbereich. Inhaltliche Verantwortung tragen die Autoren für die von ihnen erstellten Beiträge. In Abstimmung mit den Autoren können die Fachredakteure Beiträge zur Erreichung bzw. Einhaltung der in Nr. 2 genannten Ziele und Prinzipien ändern und ergänzen. Die Fachredakteure können Beiträge auch selbst erstellen; insoweit tragen sie auch inhaltliche Verantwortung. Sie entscheiden über den Ort der Einstellung und stellen die Beiträge in das Intranet ein. Für das Einstellen der Inhalte durch die Fachredakteure bei den Gerichten und Staatsanwaltschaften gilt die Sonderregelung nach Nr. 6.2. Bei Bedarf, insbesondere zur Erreichung und Einhaltung der in Nr. 2 genannten Ziele und Prinzipien, stimmen sich die Fachredakteure mit dem Gesamtredakteur und/oder anderen Fachredakteuren ab.
3.2.5 
Der Fachredakteur übermittelt Verbesserungsvorschläge für die Struktur und die Organisation des Intranets an den Gesamtredakteur.
3.2.6 
Die Bestimmungen nach Nrn. 3.2.1 bis 3.2.5 schließen nicht aus, dass auch andere Einrichtungen für ihren Zuständigkeitsbereich eigene Fachredakteure benennen können. In diesem Fall gelten die Bestimmungen nach Nr. 3.2.1 und Nrn.  3.2.3 bis 3.2.5 entsprechend.

4. Struktur des Intranets

4.1 Grundsätzliches

4.1.1 
Das Intranet besteht aus sechs Hauptrubriken. Diese sind:
Gerichte, Behörden und Einrichtungen,
Personal,
Aus- und Fortbildung,
Fachinformationen,
Verwaltungsinformationen,
Informationstechnologie.
4.1.2 
Die Hauptrubriken werden in Unterrubriken untergliedert. Hauptrubriken und Unterrubriken können den Bedürfnissen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter entsprechend durch den Gesamtredakteur ergänzt und geändert werden. Vorschläge für Änderungen und/oder Ergänzungen der Haupt- und Unterrubriken sind an den Gesamtredakteur zu richten.
4.1.3 
Die Unterrubriken können durch die Fachredakteure in eigener Verantwortung weiter untergliedert werden. Die Untergliederungen können mit Überschriften versehen werden, die die Fachredakteure festlegen.

4.2 Sonderregelungen für die Hauptrubrik „Gerichte, Behörden und Einrichtungen“

4.2.1 
In der Hauptrubrik „Gerichte, Behörden und Einrichtungen“ soll es den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern ermöglicht werden, dienstlich relevante Informationen zu einzelnen Gerichten und Staatsanwaltschaften in Bayern, dem Staatsministerium der Justiz und sonstigen justizrelevanten Einrichtungen und Behörden schnell und unkompliziert abzurufen. Zudem soll ermöglicht werden, interne Informationen für die jeweiligen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zur Verfügung zu stellen.
4.2.2 
In der Unterrubrik „Gerichte“ werden alle bayerischen Oberlandesgerichte, Landgerichte, Präsidialamtsgerichte und Amtsgerichte mit eigenen Fachredakteuren aufgelistet. Der Fachredakteur des jeweiligen Landgerichts entscheidet, ob der Intranetauftritt um die Amtsgerichte des jeweiligen Landgerichtsbezirks, die nicht Präsidialamtsgerichte sind und keine eigenen Fachredakteure benannt haben, erweitert wird. Im Fall der Erweiterung sollen sämtliche dieser Amtsgerichte des Landgerichtsbezirks berücksichtigt und in einheitlicher Weise präsentiert werden.
4.2.3 
In der Unterrubrik „Staatsanwaltschaften“ werden alle bayerischen Generalstaatsanwaltschaften und bayerischen Staatsanwaltschaften aufgelistet.
4.2.4 
Die Informationen zu den einzelnen Gerichten, Behörden und Einrichtungen teilen sich in einen externen und einen internen Bereich auf. In Einrichtungen, die nicht Ministerium, Gerichte und Staatsanwaltschaften sind, kann auf den internen Bereich verzichtet werden.
4.2.4.1 
Der externe Bereich richtet sich an alle Justizangehörigen und enthält, soweit möglich, folgende Mindestangaben:
Anschrift,
Name des Amtschefs/Behördenleiters/Gerichtsvorstands mit Kontaktdaten,
Name des Geschäftsleiters mit Kontaktdaten,
Namen der Vertreter der Personalvertretungen (Richterrat, Staatsanwaltsrat, Personalrat) und der Gleichstellungs- und Schwerbehindertenvertreter mit Kontaktdaten,
Telefonverzeichnis, Geschäftsverteilungsplan, Organigramm (wo möglich, soll mit Verlinkungen gearbeitet werden).
Den Kontaktdaten soll jeweils ein Foto des Amtschefs/Behördenleiters/
Gerichtsvorstands hinzugefügt werden. Für den Geschäftsleiter und die Personalräte können Fotos beigefügt werden.
4.2.4.2 
Im internen Bereich können für die jeweiligen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter über die im externen Bereich genannten Mindestangaben hinausgehende gerichts- bzw. behördeninterne Informationen zur Verfügung gestellt werden. Die Oberlandesgerichte und Landgerichte sowie die Generalstaatsanwaltschaften können auch Informationen einstellen, die für den gesamten Gerichtsbezirk bzw. Bezirk der Generalstaatsanwaltschaft bestimmt sind. Auf die Möglichkeit der Einschränkung der Zugangsberechtigung gemäß Nr. 7 wird verwiesen.
4.2.5 
Die Unterrubrik „Justizvollzug“ enthält eine Verlinkung zu bereits vorhandenen Informationsangeboten. Die vollständige Integration dieses Bereichs und der Aufbau eines Intranetangebots auch für den Justizvollzug ist auf lange Sicht geplant.

5. Erläuterung zu einzelnen Funktionen

5.1 Ständiges interaktives Fachforum

5.1.1 
Über das ständige interaktive Fachforum (Hauptrubrik „Fachinformationen“) können Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus dem Geschäftsbereich unter Angabe ihrer Namen zu selbst gewählten Themen in die interaktive Diskussion eintreten. Das Fachforum steht für alle Themen mit dienstlichem Bezug zur Verfügung. Bei Problemen mit und Fragen zu Hard- und Software ist die IT-Beratungsstelle der bayerischen Justiz (IBS) die zentrale erste Anlaufstelle aller Justizanwender.
5.1.2 
Für das ständige interaktive Fachforum wird ein Moderator benannt. Der Moderator überprüft die Beiträge auf unangemessene Inhalte, löscht diese, ordnet, falls erforderlich, die Beiträge fachlich zu und kann in die Diskussion eingreifen. Zum Moderator können Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus dem Geschäftsbereich des Staatsministeriums der Justiz bestimmt werden. Sie können verschiedenen Qualifikationsebenen und Funktionsbereichen angehören. Es wird ein rollierendes System zu Grunde gelegt, so dass sich die Person des Moderators in regelmäßigen Abständen ändern wird. Der Moderator wird vom Staatsministerium der Justiz ernannt. Soweit der Moderator Mitarbeiterin oder Mitarbeiter eines Gerichts oder einer Staatsanwaltschaft ist, erfolgt die Ernennung in Abstimmung mit dem Behördenleiter bzw. Gerichtsvorstand, bei Amtsgerichten, die nicht Präsidialamtsgerichte sind, mit dem Präsidenten des jeweiligen Landgerichts. Der Name des Moderators wird im Intranet bekannt gegeben.

5.2 Virtuelles schwarzes Brett

5.2.1 
Das virtuelle schwarze Brett (Hauptrubrik „Personal“) bietet Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern aus dem Geschäftsbereich des Staatsministeriums der Justiz u. a. die Möglichkeit, Gegenstände aus dem Privatbesitz zum Verkauf oder zur Vermietung anzubieten, sich über Kinderbetreuungsmöglichkeiten auszutauschen und Wohnungsgesuche und -angebote einzustellen. Fotos können den Angeboten beigefügt werden. Über Suchfunktionen können die Einträge nach Orten und Themen geordnet werden. Zur Einstellung von Angeboten ist die Identifizierbarkeit des Benutzers durch Eingabe seines Namens und seiner E-Mail-Adresse erforderlich. Einträge werden nach Ablauf einer bestimmten Frist automatisch gelöscht.
5.2.2 
Für die Pflege des virtuellen schwarzen Brettes werden Mitarbeiter(innen) aus dem Geschäftsbereich des Staatsministeriums der Justiz bestellt. Die Namen der Mitarbeiter(innen) werden im Intranet bekannt gegeben. Die Pflege umfasst die Überprüfung der Einträge auf unangemessene Inhalte. Einträge mit unangemessenen Inhalten werden gelöscht. Die Mitarbeiter(innen) kontrollieren stichpunktartig, ob eine sinnvolle Kategorisierung der Einträge gewährleistet ist.
5.2.3 
Das virtuelle schwarze Brett wird pilotweise erprobt.

5.3 Intranetportal der Staatsanwaltschaften

5.3.1 
Das Intranetportal der Staatsanwaltschaften (Hauptrubrik „Gerichte, Behörden und Einrichtungen“ und Hauptrubrik „Fachinformationen“) ist redaktionell eigenständig. Es ist nur für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Staatsanwaltschaften zugänglich.

6. Einstellen der Beiträge

6.1 Grundsatz

6.1.1 
Die Fachredakteure stellen die Beiträge selbst in das Intranet ein. Das gilt auch für das erstmalige Einstellen der Inhalte; dabei ist nicht ausgeschlossen, bewährte und wichtige Informationen aus dem bisherigen Intranet zu kopieren und - nach entsprechender Überarbeitung, Anpassung und Aktualisierung - in das Intranet einzustellen.
6.1.2 
Bei jeder Einstellung von Beiträgen entscheidet der Fachredakteur, unter welchem Stichwort bzw. welchen Stichwörtern der Beitrag auf der Seite „Index A-Z“ gelistet wird und ob er als aktuelle Meldung erscheinen soll. Stichworte und Klassifizierung des Beitrags als aktuelle Meldung werden vom Autor festgelegt und dem Fachredakteur, der die Texte einstellt, unaufgefordert übermittelt.

6.2 Sonderregelung für die Fachredakteure bei den Gerichten und Staatsanwaltschaften

6.2.1 
Beiträge für die Hauptrubrik „Gerichte, Behörden und Einrichtungen“ stellen die Fachredakteure bei den Gerichten und Staatsanwaltschaften selbst in das Intranet ein. Es gelten die Regelungen aus Nr. 6.1.
6.2.2 
Beiträge für die anderen Hauptrubriken gemäß Nr. 4.1.1 übermitteln die Fachredakteure bei den Gerichten und Staatsanwaltschaften an den fachlich zuständigen Fachredakteur im Staatsministerium der Justiz. Sie teilen diesem mit, unter welcher Rubrik und Überschrift der Beitrag eingestellt werden soll, unter welchem Stichwort bzw. welchen Stichwörtern er gelistet und ob er als aktuelle Meldung erscheinen soll. Der Fachredakteur im Staatsministerium der Justiz entscheidet über den Ort der Einstellung und stellt den Beitrag in das Intranet ein.

6.3 Hilfestellung

Bei Fragen, die das erstmalige Einstellen der Inhalte bei Umstellung auf das in dieser Bekanntmachung geregelte Intranet betreffen, ist das Web-Team der Gemeinsamen IT-Stelle zu kontaktieren (E-Mail:
it-stelle.webteam@olg-m.bayern.de; intern: Das WebTeam der IT-Stelle). Im Übrigen gilt Nr. 9.4.1.

7. Einschränkung der Zugangsberechtigung

Es kann von der Möglichkeit Gebrauch gemacht werden, den Zugang zu Rubriken und Beiträgen insgesamt oder in Teilbereichen auf einen bestimmten Personenkreis zu beschränken. Dabei ist Nr. 2.2.3 zu beachten.

8. Barrierefreiheit

Das Intranet erfüllt die Voraussetzungen der Barrierefreiheit. Über eine Kontrastfunktion können Texte besser lesbar abgerufen werden. Die technischen Voraussetzungen für eine Vorlesefunktion, die gegebenenfalls zu einem späteren Zeitpunkt aktiviert wird, werden geschaffen.

9. Hinweise

9.1 Urheberrecht, Datenschutz

9.1.1 
Die geltenden Bestimmungen des Bundesdatenschutzgesetzes, des Bayerischen Datenschutzgesetzes und des Urheberrechtsgesetzes in der jeweils aktuellen Fassung sind einzuhalten.

9.2 Content-Management-System

9.2.1 
Für die Erstellung und Pflege des Intranets wird ein Content-Management-System (CMS) verwendet.

9.3 Schulung der Fachredakteure

9.3.1 
Aus Gründen der Effizienz und mit Rücksicht auf das einheitliche Erscheinungsbild des Intranets werden die Fachredakteure rechtzeitig vor dem erstmaligen Einstellen der Beiträge durch die Gemeinsame IT-Stelle im Content-Management-System (CMS) geschult. Die Schulung umfasst auch das Erlernen des Einstellens von Beiträgen und Verlinkungen in das Intranet und die Aufteilung der Unterrubriken in weitere Gliederungseinheiten.
9.3.2 
Bei Fragen betreffend die Schulungen und bei weiterem Schulungsbedarf, insbesondere infolge von Änderungen in der Person des Fachredakteurs, ist das IT-Schulungsmanagement der Gemeinsamen IT-Stelle zu kontaktieren (E-Mail-Kontakt: it-seminaranmeldung@olg-m.bayern.de; intern: IT-Seminar, Anmeldung).
9.3.3 
Über Änderungen im Content-Management-System werden die Fachredakteure von der Gemeinsamen IT-Stelle umgehend informiert.

9.4 IT-Betreuung der Fachredakteure

9.4.1 
Bei Problemen mit und Fragen zu der Handhabung des Content-Management-Systems (CMS) ist die IT-Betreuungsstruktur der Justiz einzuhalten. Alle Anfragen sind an die IT-Beratungsstelle der bayerischen Justiz (IBS) unter 0800/5550011 zu richten, die nach Möglichkeit sogleich bei der Lösung behilflich ist (First Level Support). Falls eine Lösung hierbei nicht möglich ist, wird das eröffnete Ticket an das Web-Team der Gemeinsamen IT-Stelle (E-Mail: it-stelle.webteam@olg-m.bayern.de; intern: Das WebTeam der IT-Stelle) als zweite Betreuungsstufe (Web-Team der Gemeinsamen IT-Stelle) zur Bearbeitung weitergeleitet (Second Level Support).
9.4.2 
Für Fragen betreffend das erstmalige Einstellen der Inhalte bei Umstellung auf das in dieser Bekanntmachung geregelte Intranet gilt Nr. 6.3, bei Fragen betreffend die Schulungen der Fachredakteure gilt Nr. 9.3.2.

9.5 Erreichbarkeit der Redakteure und Ansprechpartner

9.5.1 
Der Gesamtredakteur, die Fachredakteure und die Ansprechpartner der Gemeinsamen IT-Stelle können über Funktionspostfächer erreicht werden. Die Namen der Fachredakteure und deren Vertreter, deren Zuständigkeitsbereich sowie Adressen der Funktionspostfächer werden im Intranet bekannt gegeben.

10. Inkrafttreten

Diese Bekanntmachung tritt mit Wirkung vom 1. März 2014 in Kraft.