Inhalt

7. Protokollierung, Versionierung

7.1 

In der eGov-Suite Bayern wird jede Protokollierung unterlassen, soweit sie nicht aus fachtechnischen, rechtlichen oder aus Gründen der Revisionssicherheit zwingend erforderlich ist. Die Dienstvereinbarung über die Protokollierung und Auswertung der bei der Protokollierung anfallenden Daten in allen Bereichen der Datenverarbeitung bleibt hiervon unberührt. Die benutzerübergreifende, nicht personenbezogene Aufzeichnung und Auswertung quantitativer Daten von Verwaltungsvorgängen (z. B. Laufzeit, Bearbeitungszeit, Erledigungsart, Quotient aus Ist- und Sollnutzerzahlen, Anzahl der elektronisch registrierten Schriftstücke) ist, soweit diese für das Verwaltungscontrolling erforderlich ist, möglich.

7.2 

Im Rahmen der Arbeit mit der eGov-Suite Bayern wird die Dauer der Bearbeitung durch den einzelnen Sachbearbeiter nicht angezeigt. Aus dem elektronischen Laufweg kann entnommen werden, wann der Bedienstete die Aktivität in der eGov-Suite erledigt bzw. dort gezeichnet hat (Datum und Uhrzeit). Diese Protokollierung dient allein als Nachweis des ordnungsgemäßen Programmbetriebs und zur Wahrung der Aktenvollständigkeit und -nachvollziehbarkeit gemäß § 18 Abs. 1 sowie § 24 Abs. 2 der Allgemeinen Geschäftsordnung für die Behörden des Freistaates Bayern (AGO).

7.3 

Der Schreibtisch der Anwendung kann freiwillig genutzt und individuell gestaltet werden (z. B. Ablage von Musterdokumenten). Ein Zugriff von Dritten bzw. eine Übertragung auf Dritte ist ohne Einwilligung des Bediensteten nicht zulässig.

7.4 

Die Vergabe und Änderung von Rollen und der damit verbundenen Zugriffsberechtigungen wird automatisch dokumentiert. Diese Protokollierungsdaten können vom zuständigen behördlichen Datenschutzbeauftragten und den zuständigen Personalvertretungen auf Verlangen eingesehen werden.