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BaySchO
Text gilt ab: 01.08.2019
Fassung: 01.07.2016
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Anlage 2 (zu § 46)

Nr. 1

Schulverwaltungsprogramm

1.
Zwecke der Verarbeitung:
In Umsetzung des Bildungs- und Erziehungsauftrags der Bayerischen Verfassung werden die Schulen bei der Erfüllung der schulorganisatorischen Aufgaben und Erfordernisse und der Gestaltung der notwendigen Verwaltungsabläufe unterstützt (z.B. bei der Anmeldung der Schülerinnen und Schüler, der Klassenbildung, der Erfassung der Leistungs- und Zeugnisdaten, der Erstellung der (Abschluss-)Zeugnisse, der Planung des Unterrichtseinsatzes der Lehrkräfte und der Organisation des Unterrichts, zur Abwicklung des Schulwechsels und Mehrarbeitsabrechnung).
Neben den schulischen Verwaltungsprozessen wird auch der zur Schulaufsicht nötige Datentransfer zwischen der Schule und den jeweils zuständigen Stellen der Schulaufsicht (Schulämter, Regierungen, Ministerialbeauftragte, Staatsministerium für Unterricht und Kultus), sowie die Datenübermittlung an das Bayerische Landesamt für Statistik und Datenverarbeitung zu statistischen Zwecken unterstützt.
2.
Kategorien der betroffenen Personen
Lehrkräfte der Schule
nicht unterrichtendes Personal der Schule
Schülerinnen und Schüler der Schule
Erziehungsberechtigte und frühere Erziehungsberechtigte gemäß Art. 88 Abs. 4 Satz 1 Nr. 3 BayEUG
externe Prüfungsteilnehmerinnen und Prüfungsteilnehmer
Verwaltungspersonal der Schule
externes Betreuungspersonal
Ansprechpartner in Ausbildungsbetrieben
Nutzungsberechtigte des Verfahrens
3.
Kategorien der gespeicherten Daten
3.1
Daten der Lehrkräfte und des nicht unterrichtenden Personals
3.1.1
Stammdaten
Name(n)
Vornamen(n)
Anrede
Namenskürzel
Geschlecht
Geburtsname
Geburtsort
akademische Grade
Tag der Geburt
Staatsangehörigkeit
Personenkennzahlen (Personalnummer aus VIVA, Personalverwaltungssysteme/Bezüge/nichtstaatlicher Dienstherr)
Zugang zum päd. Netz, Zugang zum Verwaltungsnetz
Adressdaten
Telefonnummer
Weitere Kontaktdaten (E-Mail, Telefaxnummer, URL [Webkommunikation])
3.1.2
Angaben zur Behinderung
Behindertengruppe
Grad der Behinderung
Anrechnungsfaktor
Folgen der Behinderung (optional, wenn fachlicher Nachweis vorhanden)
Art des Nachweises
Ausstellende Behörde
Ausstellungsdatum
Geschäftszeichen
Enddatum des Ausweises
Ausstellende Behörde (zweite Behörde)
Ausstellungsdatum (zweite Behörde)
3.1.3
Angaben zum Dienstverhältnis
Amts-/Dienstbezeichnung
Rechtsverhältnis
Beginn/Ende des Dienstverhältnisses
Besoldungs-/Entgeltgruppe
ggf. Lehramt
ggf. Art der Unterrichtsgenehmigung
ggf. Ablauf der Unterrichtsgenehmigung
ggf. Art des nicht unterrichtenden Personals
Arbeitgeber/Dienstherr
Stammschule
maximale Unterrichtspflichtzeit/Arbeitszeit
reduzierende Stunden
Mehrarbeit
Unterrichtsmehrung/-minderung (Art und Umfang)
Nebentätigkeitsstunden
Ermäßigung (Grund, Umfang, Dauer)
Teilzeit (Umfang, Grund)
Freistellung/Altersteilzeit
Beurlaubung
Abwesenheit
Längerfristiger Ausfall (Umfang; Grund)
Abordnung an nichtschulische Dienststelle
staatlich geförderte Wochenstunden
Sprechstundendaten
Postfach
Raum in der Schule
Einsatz als mobile Reserve
3.1.4
Lehrbefähigung
Lehramt
abgelegte Prüfungen
Fächer der Lehrbefähigung
Unterrichtsgenehmigung
3.1.5
Lehrerlaubnis
Lehramt
zugeordnete Schulart
kirchliche Lehrerlaubnis
Unterrichtsgenehmigung (Schulart, Fach, Begründung)
3.1.6
unterrichtete Fächer
Stundenzahl
unterrichtete Fächer
Summe wissenschaftlicher/nichtwissenschaftlicher Unterricht
3.1.7
Anrechnungsstunden (Daten zur Beschäftigung und zum Einsatz)
Art der Anrechnung
Stundenzahl
Funktion/Tätigkeit
Schule
Erläuterungen
3.1.8
Einsatz an anderer Schule
Schulnummer
Summe der wissenschaftlichen/nichtwissenschaftlichen Stunden
Zuweisungsart
3.1.9
Beschäftigungsverhältnis
Schule
Schuljahr
Beschäftigungsverhältnis
Zugang
Abgang
Abordnung an nichtschulische Dienststelle
Nebentätigkeit
Ausbildungsabschnitt bei Lehrkräften im Vorbereitungsdienst
3.1.10
Einsatzbeschränkung
Klassengruppen, in denen die Lehrkraft nicht eingesetzt werden kann.
3.1.11
Klassenleitung/Gruppenleitung
Klassen/Gruppen, in denen die Lehrkraft (stellvertretende) Klassen- oder Gruppenleitung ist.
3.1.12
Lehrerbezogene Stundenplandaten
Welche Klassen in welchen Fächern wie viele Stunden unterrichtet werden sollen
Stundenplanvorgaben (z.B. Minimal- und Maximalzahl der Unterrichtsstunden pro Tag oder Woche, minimale und maximale Stundenzahl in der Mittagspause, Maximalzahl von Stunden hintereinander, Stundenpräferenzen, Halbtage oder Tage)
Raum und Zeit des Unterrichts
Kennung, welche Zeit-, Klasse-, Fach-Koppeln welche Lehrkräfte betreffen
Kennzeichen für besonderen Einsatz (z.B. Teilnehmer, Fachbetreuer, 14-tägiger Wechsel)
3.1.13
Lehrerbezogene Vertretungsplandaten
Präsenzstunden, nicht verfügbare Stunden
Dauer der Absenz, benötigte Zusatzstunden für Lehrkräfte
Absenzgrund (fester Schlüssel: dienstlich außer Haus, dienstlich im Haus, Klassenfahrt, Studienfahrt, Unterrichtsgang, Krankheit, Freistellung, Sonstiges)
Bemerkungen zur Vertretung
3.1.14
Historie über gehaltene Vertretungsstunden
Anzahl
Art
Datum
3.1.15
Arbeitszeitkonto
Haben
Soll
3.1.16
Teilzeitantrag
Teilzeit (Grund)
Ermäßigungen
3.1.17
Versetzungsantrag
Umfang
Unterrichtsfächer
Zielschule(n)
Art
3.1.18
Angaben mit Bezug zur Erstellung von Zeugnissen
Zeugnisunterzeichner
Vorsitzende des Prüfungsausschusses zentraler Abschlussprüfungen
3.1.19
Buchausleihdaten
ausgeliehene Bücher zusammen mit Ausleihdatum und Rückgabedatum
3.2
Daten der Schülerinnen und Schüler
3.2.1
Stammdaten
Name(n)
Vorname(n)
Anrede
Geschlecht
Tag der Geburt
Gültigkeit des Geburtsdatums (wenn amtliches Geburtsdatum unbekannt oder nur zum Teil bekannt)
Geburtsort
Geburtsland
Staatsangehörigkeit
Jahr des Zuzugs nach Deutschland
Straße
Wohnort
Telefon
Art der Anschrift (Erziehungsberechtigte/Wohnheim/Sonstiges)
Religionszugehörigkeit
Muttersprache
Sportbefreiung
Optionale Kontaktdaten (Telefax, E-Mail-Adresse, URL [Webkommunikation])
Bankverbindung
Zahlungsangaben
Ordnungsnummer (nicht einsehbar, rein technische Speicherung)
3.2.2
Gastschülereigenschaft
Gastschülerstatus
Gemeindekennzahl des Wohnorts und ggf. Ausbildungsbetriebs
Ortsteil/Sprengel
Umschüler/Selbstzahler
Kostenträger
Förderungsnummer
3.2.3
Schulweg
Länge des Schulwegs
benutzte Verkehrsmittel mit Abfahrtszeit und Wochentagen
Gewährung der Kostenfreiheit des Schulwegs
Haltestellen
Befreiung vom Nachmittagsunterricht
3.2.4
Aktuelle Unterrichtsdaten
Schule
Schulart
Klasse/Gruppe
Jahrgangsstufe
Art der Klassen/Gruppe
Unterrichtsart
Ausbildungsrichtung
Fachgruppe/Wahlpflichtfächergruppe
besuchter Religions-/Ethikunterricht
Datum der Abmeldung vom Religionsunterricht
Fremdsprachen
Wahlpflichtfächer
Wahlunterricht/Förderunterricht/Pluskurse/Arbeitsgemeinschaften
differenzierter Sport incl. Sportart
Erfüllung der Schulpflicht
gleichzeitiger Berufsschulbesuch
Ganztagesunterricht/Tagesheim
Merker für Bearbeitungsvermerke
Stunden an anderer Schule
Klassengruppe
Daten zu Nachholfristen
Lehrkraft, Zeit, Raum des besuchten Unterrichts
3.2.5
Ausbildungsdaten/Praktikumsdaten
Ausbildungsbeginn/-ende
Ausbildungsart
Ausbildungsdauer
Ausbildungsberuf
zeitliche Organisation
Praktika
Kammernummer (z.B. der IHK, der HWK)
3.2.6
Unterrichtsdaten zum kommenden Schuljahr
neue Ausbildungsrichtung/Wahlpflichtfächergruppe
neue Fremdsprache
neue Wahlpflichtfächer
neue Wahlfächer
Wechsel Religion/Ethik
neue Klasse
voraussichtliche Wiederholung
3.2.7
Unterrichtsdaten des Vorjahres
Klasse
Klassenart
Unterrichtsart
Jahrgangsstufe
Ausbildungsrichtung
3.2.8
Eintritt
Anmeldedatum
Eintrittsdatum
Eintrittsjahrgangsstufe
fehlende Unterlagen (Art, Erläuterung, Termin)
von Schule
von Schulart
von Jahrgangsstufe
Daten zu Probezeit/Nachfristen
Jahr und Art des mittleren Schulabschlusses
schulische Vorbildung
berufliche Vorbildung
Eignung lt. Übertrittszeugnis
Daten zur Aufnahmeberechtigung
3.2.9
Schullaufbahn
Für jedes Schuljahr: Schule, Jahrgangsstufe, Schulbesuchsjahr, Klassengruppe, Bildungsgang, ggf. Grund für Änderung/Wechsel, Zusatzinfo für Änderung/Wechsel (regulär/freiwillig/Pflicht/geeignet/erfasst/gelöscht/geändert), Feststellung der Übertrittseignung
Jahre Frühförderung (nur bei Förderschulen)
Jahre schulvorbereitende Einrichtung
Einschulung
Wiederholungen
übersprungene Jahrgangsstufe
Notenausgleich im vergangenen Schuljahr
Nachprüfung
Besuch der Jahrgangsstufe 1A
Fremdsprachenfolge (Fach, von Jahrgangsstufe, bis Jahrgangsstufe, Feststellungsprüfung, Bemerkung zur Feststellungsprüfung)
3.2.10
Austritt
Ergänzungsprüfung
Prüfungsende
Eignung weiterführende Schule
beabsichtigter Wechsel
Austrittsdatum
Abschluss
Austritt wohin (bei Mittel- und Förderschulabgängerinnen und -abgängern oder Mittel- und Förderschulabsolventinnen/-absolventen [ohne Schülerinnen/Schüler des M-Zugs] voraussichtlicher schulischer oder beruflicher Verbleib im kommenden Schuljahr)
bei Mittel- und Förderschulabgängerinnen und -abgängern oder Mittel- und Förderschulabsolventinnen und -absolventen (ohne Schülerinnen/Schüler des M-Zugs): Art des voraussichtlichen Abschlusses der Mittelschule, voraussichtliche Note im Fach Deutsch, beruflicher Interessenschwerpunkt
3.2.11
Gesundheitsdaten
Lese-Rechtschreib-Störung/LRS-Attest
3.2.12
Gesundheitsdaten bei Schülerinnen/Schülern mit sonderpädagogischen Förderbedarf
Dauernde Behinderungen (Art)
Pflegeaufwand
Schulbegleiter
Kostenträger
Ende der Kostenübernahme (Jahr)
sonderpädagogischer Förderbedarf
letztes sonderpädagogisches/ sonstiges Gutachten (Jahr)
letzter förderdiagnostischer Bericht (Jahr)
3.2.13
Besondere pädagogische Maßnahmen
Sonderpädagogische Förderung
Förderplan
Ergänzungsunterricht
Förderunterricht
Förderkurs für Lese-Rechtschreib-Störung
Verzicht auf Ziffernnoten (Verbalbeurteilung)
Intensivkurs oder Förderunterricht in deutscher Sprache
muttersprachlicher Unterricht für Ausländer (Sprache)
Eingliederungsförderung für Aussiedler
3.2.14
Zeugnisdaten (ohne Abschlussprüfung)
Noten/Verbalbeurteilungen
Zeugnisbemerkungen
Klassenziel
Gefährdung des Vorrückens
3.2.15
Daten zur Abschlussprüfung
Jahrgang
Schülerstatus
Stammschule
bisherige Ausbildungsrichtung
Daten zur bisherigen Schullaufbahn
Daten für besondere Form der Abschlussprüfung
ggf. abweichender Rechtsstand
Wiederholungen in vorausgehenden Jahrgangsstufen
Thema und Note der Seminararbeit
Bemerkungen zum Ausbildungsabschnitts-/Abschlussprüfungszeugnis
Gefährdung
Zulassung zur Abschlussprüfung
Kursbelegung
Daten der abgeschlossenen Fächer (Fach, Abschlussjahrgangsstufe, Noten/Verbalbeurteilungen, ggf. erworbene Qualifikation)
3.2.16
Leistungsdaten
Note/Verbalbeurteilung
Art
Gewichtung
Datum der Leistungsbewertung
Gegenstand der Leistungsbewertung (schriftliche, mündliche, praktische Leistungen)
Zeugnisbemerkungen
Daten zum Erreichen des Klassenziels (aktuelles Schuljahr, Vorjahr)
ggf. besondere Gewichtung (insbesondere wegen Lese-Rechtschreib-Störung)
Art der Wiederholung
3.2.17
Ergebnisse der Jahrgangsstufentests und der Orientierungsarbeiten
erreichte Punkte je Aufgabe
Grund für Nichtteilnahme (sonderpädagogische Förderung, Lese-Rechtschreib-Störung)
3.2.18
Ergebnis der Abschlussprüfung
schriftliche/mündliche/Gesamt-Noten oder Verbalbeurteilungen der Prüfungsfächer
Bestehen der Abschlussprüfung
Bemerkungen über eventuellen Notenausgleich und eventuelles Überwiegen der Jahresnote
Zeugnisbemerkungen
3.2.19
Buchausleihdaten
ausgeliehene Bücher
Ausleihdatum
Rückgabedatum
3.2.20
Fehltage
Dauer (von, bis)
Kalendertage
Schultage
Art
Grund
Übermittlungsweg
3.2.21
Unterbringung/Betreuung
Art und Umfang der Unterbringung/Betreuung/ganztägigen Förderung
3.2.22
Funktion im Schulleben
z.B. Schülersprecherin oder Schülersprecher, Klassensprecherin oder Klassensprecher
3.2.23
Geschwister
Geschwister an derselben Schule
3.3
Daten der Erziehungsberechtigten
Name(n)
Vorname(n)
Anrede
Art des Erziehungsberechtigten
Straße
Wohnort
Telefon
Optionale Kontaktdaten (Telefax, E-Mail-Adresse, URL [Webkommunikation])
Funktion als Elternvertreter
3.4
Daten zusätzlicher Ansprechpartner (optional)
Name(n)
Vorname(n)
Straße
Wohnort
Telefon
Weitere Kontaktdaten (Telefax, E-Mail-Adresse, URL [Webkommunikation])
3.5
Daten externer Prüfungsteilnehmerinnen und Prüfungsteilnehmer
3.5.1
Stammdaten
Name(n)
Vorname(n)
Geburtsmonat und -jahr
Tag der Geburt
Geburtsort
Geschlecht
Staatsangehörigkeit
Migrationshintergrund (Geburtsland, Jahr des Zuzugs nach Deutschland, Muttersprache deutsch/nicht deutsch)
Jahr der Ersteinschulung
erworbene Abschlüsse
Ordnungsnummer (nicht einsehbar, rein technische Speicherung)
3.5.2
Ergebnis der Abschlussprüfung
schriftliche/mündliche/Gesamt-Noten oder Verbalbeurteilungen der Prüfungsfächer
Bestehen der Abschlussprüfung
Bemerkungen über eventuellen Notenausgleich und eventuelles Überwiegen der Jahresnote
Zeugnisbemerkungen
3.5.3
Leistungsdaten an der Herkunftsschule in den schriftlichen Fächern der Abschlussprüfung
Noten
Verbalbeurteilungen
3.6
Daten der Programmnutzerinnen und -nutzer
3.6.1
Stammdaten
Name(n)
Vorname(n)
Kennung
Kontaktdaten (Telefon, Telefax, E-Mail, URL [Webkommunikation])
3.6.2
Berechtigungen
Berechtigungen
Rollen
Begründung/Zweck
3.6.3
Nutzungsdaten
Datum der letzten Passwortänderung
Datum der letzten Anmeldung
Fehlversuche bei der Anmeldung
3.6.4
Protokollinformationen
Information über angelegte/geänderte/gelöschte Datensätze (Historisierung)
Protokoll über den Abruf von Schülerdaten aus ASD (Benutzer, Zeitstempel, abgerufene Daten, Abrufart)
3.7
Daten des Verwaltungspersonals und des externen Betreuungspersonals
3.7.1
Stammdaten
Name(n)
Vorname(n)
Geburtsname
Geschlecht
Geburtsdatum
Anrede
zugehörige Schule
Schulart
Art
Zugang zum pädagogischen Netz, Zugang zum Verwaltungsnetz
Straße
Wohnort
Telefon
Weitere Kontaktdaten (Telefax, E-Mail-Adresse, URL [Webkommunikation])
3.7.2
Arbeitsrechtliche Zusatzangaben z.B. Beginn des Mutterschutzes, Beginn der Elternzeit
3.8
Daten der Ansprechpartner in Betrieben / Praktikumsstellen
3.8.1
Stammdaten
Name(n)
Vorname
Art
Zuständigkeit
Telefonnummer
Telefaxnummer
E-Mail- Adresse
URL (Webkommunikation)
3.8.2
Angaben zum Betrieb
Name
Anschrift
Typ
Telefonnummer
Telefaxnummer
E-Mail-Adresse
URL des Betriebs (Webkommunikation)
Mutterkonzern
Einrichtung Bund/Land
3.8.3
Zuordnung zu den Schülerinnen/Schülern
4.
Kategorien der der Empfänger, denen die personenbezogenen Daten offengelegt werden
4.1
Externe Empfänger: Auftragsverarbeiter der Schule Die Daten werden ausschließlich dem von der Schule beauftragten Auftragsverarbeiter (i.d.R. das kommunale RZ) unter den Voraussetzungen des Art. 28 DSGVO offengelegt, soweit dies technisch erforderlich ist.
Die Daten der Nrn. 3.2 und 3.3 werden, soweit in Art. 85a Abs. 2 genannt, zum Zweck der Durchführung des automatisierten Verfahrens zur Unterstützung der Schulen bei schulübergreifenden Verwaltungsvorgängen bei der nach Art. 85a Abs. 1 BayEUG beauftragten öffentlichen Stelle für die Schule verarbeitet.
4.2
Externe Empfänger: Erziehungsberechtigte Daten betreffend die eigenen Kinder gem. Nr. 3.2
4.3
Andere externe Empfänger
Empfänger
Übermittelte Daten
Zweck der Übermittlung
Rechtsgrundlage
Automatisiertes Verfahren zur Unterstützung der Schulverwaltung
Zuständiges staatliches Schulamt (bei Grund- und Mittelschulen) zuständige Regierung, zuständige Ministerialbeauftragte und zuständiger Ministerialbeauftragter, Staatsministerium
Nr. 3.1 und 3.2, soweit in Art. 113a Abs. 2 BayEUG genannt
Unterrichtsplanung der staatlichen Schulen; Prüfung der Unterrichtssituation; Bezuschussung nichtstaatlicher Schulen nach dem Bayerischen Schulfinanzierungsgesetz
Art. 85 Abs. 1 Satz 5 Nr. 3 i.v.m. Art. 113a Abs. 2 BayEUG; Art. 31 ff. BaySchFG
Amtliche Schulstatistik
Landesamt für Statistik
Nr. 3.1–3.5 und 3.7, soweit nach Art. 113b BayEUG Bestandteil der Amtlichen Schulstatistik
Bildungsplanung; Organisation des Schulwesens
Art. 113b Abs. 6 und 8 BayEUG
Gastschülerliste
Jeweils zuständiger Aufwandsträger
Nr. 3.2, beschränkt auf Klasse, Name(n), Vornamen, Geburtsdatum, Gemeindekennzahl (des Wohnortes beziehungsweise bei Berufsschülern mit Beschäftigungsverhältnis des Orts des Ausbildungsbetriebs), Schuleintritt; bei Berufsschulen zudem Ausbildungsberuf, Ausbildungsbeginn, Ausbildungsende, Name und Anschrift des Ausbildungsbetriebs
Feststellung der Gastschülereigenschaft
Art. 85 Abs. 1 Satz 1 BayEUG i.V.m. Art. 10 und 19 BaySchFG
Schülerliste für Handwerkskammer (nur für Berufsschulen)
Jeweils zuständige Handwerkskammer
Nr. 3.2, beschränkt auf Klasse, Name(n), Vornamen, Geburtsdatum, Anschrift, Ausbildungsberuf, Name und Anschrift des Ausbildungsbetriebs, Beginn und Ende der Ausbildungszeit
Zusammenarbeit der Berufsschulen mit außerschulischen Stellen; Meldung der Berufsschülerinnen und Berufsschüler an die Träger überbetrieblicher Unterweisungsmaßnahmen
Art. 85 Abs. 1 Satz 1 BayEUG i.V.m. Art. 59 Abs. 3 BayEUG und § 25 Abs. 2 BSO
Abschlusszeugnis der Berufsschule
Die für die Berufsausbildung zuständigen Stellen
Nr. 3.2, beschränkt auf Kammernummer, Durchschnittsnote des Abschlusszeugnisses der Berufsschule, bei Verzicht auf Ziffernnoten die Verbalbeurteilung
Durchschnittsnote /Verbalbeurteilung des Abschlusszeugnisses der Berufsschule Ausweisung der Durchschnittsnote des Abschlusszeugnisses oder der Verbalbeurteilung der Berufsschule im Berufsabschlusszeugnis
Art. 85 Abs. 1 Satz 1 BayEUG i.V.m. § 37 Abs. 2 Satz 2 des Berufsbildungsgesetzes und § 25 Abs. 1 Nr. 3 BSO
Schülerliste zur Kostenfreiheit des Schulwegs
Zuständiger Aufgabenträger der Schülerbeförderung
Nr. 3.2, beschränkt auf amtliche Schulbezeichnung, Klasse, Name(n), Vorname(n), Geburtsdatum, Anschrift
Ermittlung der Schulwegkostenfreiheit
Art. 85 Abs. 1 Satz 1 BayEUG i.V.m. Art. 3 Abs. 4 BaySchFG, Art. 1 Abs. 1 und Art. 5 des Gesetzes über die Kostenfreiheit des Schulwegs i.V.m. der Verordnung über die Schülerbeförderung
Erfassung des Verbleibs von Abgängern der Mittelschule oder des Förderzentrums
Zuständiges staatliches Schulamt oder zuständige Regierung, zuständige Berufsschule
Nr. 3.2 beschränkt auf
verpflichtende Angaben: Name(n), Vornamen, Geburtsdatum, Anschrift, besuchte Mittelschule oder besuchten Förderzentrum, Klasse, Schulamtsbezirk, voraussichtlicher schulischer oder beruflicher Verbleib im kommenden Schuljahr
freiwillige Angaben: Art des voraussichtlichen Abschlusses der Mittelschule, voraussichtliche Note im Fach Deutsch, beruflicher Interessenschwerpunkt
Überwachung der Schulpflicht, Begleitung von Abgängerinnen und Abgängern und Absolventinnen/Absolventen der Mittelschule oder des Förderzentrums (ohne Schülerinnen/Schüler des M-Zugs) im Übergang Schule - Beruf
betr. die verpflichtenden Angaben: Art. 85 Abs. 1 Satz 1 i.V.m. Art. 39 BayEUG und § 3 MSO oder. § 34 VSO-F betr. die freiwilligen Angaben: Art. 6 Abs. 1 Buchstabe a DSGVO
Schulwechsel
Zielschule bei Schulwechseln
Nr. 3.2, beschränkt auf die in Art. 85a Abs. 2 BayEUG genannten Daten
Schulwechsel von Schülern
Art. 85a Abs. 3 BayEUG
Internetauftritt von Schulen


Auftragsverarbeiter
Nutzer der Homepage
Daten der Schulleitung und soweit Lehrkräfte an der Schule eine Funktion mit Außenwirkung wahrnehmen Daten gem. Nr. 3.1 beschränkt auf Name(n), Namensbestandteile, Vorname(n), Funktion, Amtsbezeichnung, Lehrbefähigung, dienstliche Anschrift, dienstliche Telefonnummer, dienstliche E-Mail-Adresse. Andere Daten (z.B. Fotos), in deren Veröffentlichung auf den Internetseiten der Schule die Betroffenen wirksam eingewilligt haben;
Daten von Lehrkräften, die an der Schule keine Funktion mit Außenwirkung wahrnehmen, sowie von Schülerinnen und Schülern, Erziehungsberechtigten und sonstigen Personen, Daten (z.B. Fotos), in deren Veröffentlichung auf den Internetseiten der Schule die Betroffenen, bei Minderjährigen bis zur Vollendung des 14. Lebensjahres die Erziehungsberechtigten sowie bei Minderjährigen ab Vollendung des 14. Lebensjahres diese selbst und die Erziehungsberechtigten wirksam eingewilligt haben.
Präsentation der Schule nach außen, Information der Öffentlichkeit
Art. 85 Abs. 1 Satz 1; Einwilligung
4.4
Interne Empfänger/Zugriffsberechtigte

Zugriffsrechte auf
Schulleitung
Nr. 3.1 bis 3.5; 3.7, 3.8 (ohne Nr. 3.2.16)
Nr. 3.2.16, soweit dies zur Erfüllung ihrer pädagogischen, organisatorischen und rechtlichen Aufgaben erforderlich ist
Nr. 3.6.4 (nur lesend)
Verwaltungspersonal im Sekretariat
Nr. 3.1
Nr. 3.2 (ohne Nr. 3.2.15 und 3.2.16)
Nr. 3.3 bis 3.5
Nr. 3.7, 3.8
Lehrkräfte
Daten der von ihnen unterrichteten Schülerinnen und Schüler
Nr. 3.2; dabei Nr. 3.2.15 bis Nr. 3.2.18 in den selbst unterrichteten Fächern; außerdem fächerübergreifend im konkreten Einzelfall, insbesondere für den Zeitraum, für den dies zur Erfüllung ihrer Aufgaben als Mitglied der Klassenkonferenz (insbesondere Zeugniserstellung, Entscheidung über das Vorrücken, Empfehlung an die Lehrerkonferenz im Fall des Vorrückens auf Probe) erforderlich ist
Nr. 3.8
Klassenleitungen; Oberstufenkoordinator und -koordinatorin
Schreibend:
Nr. 3.2.15, Nr. 3.2.16 fachbezogen
fächerübergreifend für die Schülerinnen und Schüler ihrer Klasse, um schulische oder häusliche Probleme erkennen zu können, die sich durch einen plötzlichen Leistungsabfall in mehreren Fächern gleichzeitig bemerkbar machen, sowie für die Zeugnisvorbereitung und Zeugniserstellung
Nr. 3.2.18, Nr. 3.5
Lehrkräfte der jeweiligen Schülerinnen und Schüler an Berufsschulen
(zusätzlich zu den vorstehenden)
Lesend:
Nr. 3.2.15, Nr. 3.2.16 fächerübergreifend während des gesamten Schuljahrs für die von ihnen unterrichteten Schülerinnen und Schüler wegen der schulorganisatorischen und didaktischen Besonderheiten der Berufsschulen
Beratungslehrkräfte und Schulpsychologen
Lesend:
Nr. 3.2 (ohne Nr. 3.2.15 bis Nr. 3.2.17), Nr. 3.8
fächerübergreifend hinsichtlich Nr. 3.2.15 bis 3.2.17 nur im konkreten Einzelfall, soweit dies zur Erfüllung ihrer pädagogisch-psychologischen und rechtlichen Aufgaben im Rahmen der Schulberatung erforderlich ist
Administrator
Daten der Programmbenutzer gemäß Nr. 3.6.1 und 3.6.2
5.
Vorgesehene Fristen für die Löschung der verschiedenen Datenkategorien im Verfahren Schulverwaltungsprogramm
Nr. 3.1.10, 3.1.12, 3.1.14
Spätestens am Ende des laufenden Schuljahres
Nr. 3.1 (außer Nr. 3.1.10-3.1.14 und 3.1.19)
Nr. 3.2 (außer Nr. 3.2.4, 3.2.6, 3.2.7, 3.2.16 bis 3.2.19)
Nr. 3.3 und 3.4
Nr. 3.6.1 bis 3.6.2
Nr. 3.7
Spätestens am Ende des nachfolgenden Schuljahres, in dem die betroffene Person von der Schule abgegangen ist
Nr. 3.1.11, 3.1.13, 3.1.19
Nr. 3.2.4, 3.2.6, 3.2.7, 3.2.16 bis 3.2.18
Nr. 3.5
Spätestens am Ende des nachfolgenden Schuljahres
Nr. 3.6.3, 3.6.4
Ein Jahr nach der Anlage/der Änderung des Datensatzes
Nr. 3.2.19, 3.8
Löschung spätestens am Ende des nachfolgenden Schuljahres, in dem die Schülerin/der Schüler von der Schule abgegangen ist

Nr. 2

Elektronischer Notenbogen

1.
Zwecke der Verarbeitung
Unterstützung der Lehrkräfte bei der
individuellen Förderung der Schülerinnen und Schüler
Bewertung von Schülerleistungen
Erfüllung der Unterrichtungs- und Beratungspflichten der Schule gegenüber Schülern und Erziehungsberechtigten
Vorbereitung schulrechtlicher Entscheidungen
Erstellung von Zeugnissen
2.
Kategorien der betroffenen Personen
Lehrkräfte
Schülerinnen und Schüler
Erziehungsberechtigte
Schulleitung
3.
Kategorien der gespeicherten Daten
3.1
Daten der Lehrkräfte, der Klassenleitungen und der Schulleitung
3.1.1
Stammdaten
Name(n)
Vorname(n)
Geschlecht
Nutzerrolle
Amtsbezeichnung
Lehrerkürzel
3.1.2
Unterrichtsdaten
unterrichtete Fächer
fachbezogene Zuordnung zu unterrichteten Schülerinnen und Schülern
Zuordnung zu erteilten Erziehungs- und Ordnungsmaßnahmen nach Art. 86 Abs. 1, 2 Nrn. 1 bis 5 BayEUG
3.2
Daten über protokollierungsbedürftige Zugriffe
3.2.1
Daten der Schülerinnen und Schüler
Stammdaten
Name(n)
Vorname(n)
Geschlecht
Geburtsdatum
Geburtsort
Erziehungsberechtigte
3.2.2
Aktuelle Unterrichtsdaten
Klasse
Klassenart
Unterrichtsart
Schule
Schulart
Jahrgangsstufe
Vorrücken in diese Jahrgangsstufe
Aufnahme in die Schule durch
Wiederholungen
Ausbildungsrichtung/Fachgruppe/Wahlpflichtfächergruppe
besuchter Religions-/Ethikunterricht
Fremdsprachen
Wahlpflichtfächer
Wahlunterricht/Förderunterricht/Pluskurse/Arbeitsgemeinschaften
differenzierter Sport einschließlich Sportart
Erfüllung der Schulpflicht
ggf. Berufsfeld
3.2.3
Leistungsdaten
Note
Art
ggfs. allgemeine Bemerkung gemäß Art. 52 Abs. 2 Satz 3 BayEUG
Gewichtung
Datum der Leistungsbewertung
Zeugnisbemerkungen
Erreichen des Klassenziels
Empfehlungen und Entscheidungen der Klassen- oder Lehrerkonferenz
Bemerkungen zu Zwischenzeugnis und Jahreszeugnis
3.2.4
Individuelle Unterstützung, Nachteilsausgleich und Notenschutz
ggf. Maßnahmen der Individuellen Unterstützung, des Nachteilsausgleiches und Notenschutzes gemäß Art. 52 Abs. 5 BayEUG, §§ 32 bis 34 BaySchO bei einzelnen Schülerinnen und Schülern (insbesondere wegen Lese- und Rechtschreibstörung)
3.2.5
Absenzen
Zahl der versäumten Unterrichtstage
Art der Absenz (entschuldigt/unentschuldigt)
Datum
Attestpflicht
3.2.6
Erziehungs- und Ordnungsmaßnahmen nach Art. 86 Abs. 1, 2 Nrn. 1–5 BayEUG
Art
Betreff
Datum
Lehrkraft
3.2.7
Austritt
Ergänzungsprüfung
Prüfungsende
Eignung für weiterführende Schule
Austrittsdatum
Abschluss
3.3
Daten der Erziehungsberechtigten
3.3.1
Stammdaten
Name(n)
Vorname(n)
Geschlecht
Kontaktdaten
Zuordnung zu Schülerin/Schüler
4.
Kategorien der der Empfänger, denen die personenbezogenen Daten offengelegt werden
4.1
Externe Empfänger: Auftragsverarbeiter
Die Daten werden ausschließlich dem von der Schule beauftragten Auftragsverarbeiter und den Voraussetzungen des Art. 28 DSGVO offengelegt, soweit dies technisch erforderlich ist.
4.2
Interne Empfänger/Zugriffsberechtigte

Zugriffsrechte im konkreten Einzelfall auf
Schulleitung
Nr. 3.2.3, 3.2.4 und 3.2.6: schreibend
Nr. 3.1 bis 3.2.2, 3.2.5 und Nr. 3.2.6 bis 3.3: lesend (3.1.3 nur hinsichtlich der eigenen Daten)
Lehrkräfte
Daten aller Schülerinnen und Schüler: 3.2.6: schreibend
Nr. 3.2.1 sowie Angabe der Klasse: lesend
Daten der von ihnen unterrichteten Schülerinnen und Schüler:
Nr. 3.2.3 und 3.2.5 in selbst unterrichteten Fächern: schreibend; im Übrigen lesend, insbesondere für den Zeitraum, für den dies zur Erfüllung der Aufgaben als Mitglied der Klassenkonferenz erforderlich ist (insbesondere Zeugniserstellung, Entscheidung über das Vorrücken, Empfehlung an die Lehrerkonferenz im Fall des Vorrückens auf Probe);
Nr. 3.1 bis 3.2.2, 3.2.4, 3.2.7 bis 3.3: lesend (3.1.3 nur hinsichtlich der eigenen Daten)
(Stellvertretende) Klassenleitung, Oberstufenkoordinator oder Oberstufenkoordinatorin
(zusätzlich zu den Zugriffsrechten als Lehrkraft)
Nr. 3.2.3, 3.2.5 fächerübergreifend für die Schülerinnen und Schüler ihrer Klasse, um schulische oder häusliche Probleme erkennen zu können, die sich durch einen plötzlichen Leistungsabfall in mehreren Fächern gleichzeitig bemerkbar machen, sowie für die Zeugnisvorbereitung und Zeugniserstellung
Lehrkräfte an Berufsschulen
(zusätzlich zu den Zugriffsrechten der übrigen Lehrkräfte)
Daten der von ihnen unterrichteten Schülerinnen und Schüler:
Nr. 3.2.3 fächerübergreifend während des gesamten Schuljahrs während des gesamten Schuljahres wegen der schulorganisatorischen und didaktischen Besonderheiten der Berufsschulen
Beratungslehrkräfte und Schulpsychologen
(zusätzlich zu den Zugriffsrechten der Lehrkräfte) Nr. 3.2, 3.3 lesend, soweit dies für die soweit dies zur Erfüllung ihrer pädagogisch-psychologischen und rechtlichen Aufgaben im Rahmen der Schulberatung erforderlich ist
Administrator
Nr. 3.1 bis 3.3: schreibend
5.
Vorgesehene Fristen für die Löschung der verschiedenen Datenkategorien
Wird der elektronische Notenbogen als Hilfsmittelzur Erstellung entsprechender Schülerakten verwendet, so gelten für die aus diesen Daten erstellten Schülerakten die Aufbewahrungsfristen des § 40 BaySchO. Im Übrigen werden die gespeicherten Daten jeweils spätestens am Ende des Schuljahres gelöscht, das dem Schuljahr nachfolgt, in dem die Daten gespeichert wurden.

Nr. 3

Klassentagebuch

Die mit * gekennzeichneten Regelungen gelten nur für Klassentagebücher in automatisierter Form
1.
Zwecke der Verarbeitung:
Unterstützung
bei der Erfassung und Dokumentation von Unterrichtsstunden und Fehlzeiten;
bei der Wahrnehmung der Aufsichtspflicht und Überwachung der Schulpflicht
bei der Erfüllung der Auskunftspflicht gegenüber Schülerinnen und Schülern, deren Erziehungsberechtigten und ggf. Ausbildungsbetrieben
2.
Kategorien der betroffenen Personen
Schülerinnen und Schüler
Erziehungsberechtigte
Lehrkräfte
Schulleitung
Verwaltungspersonal*
3.
Kategorien der gespeicherten Daten
3.1
Daten der Lehrkräfte, der Klassenleitungen, der Schulleitung und des Verwaltungspersonals
3.1.1
Stammdaten
Name(n)
Vorname(n)
Geschlecht
Nutzerrolle*
Amtsbezeichnung
Lehrerkürzel
3.1.2
Unterrichtsdaten und -elemente (nicht bei Verwaltungspersonal)
unterrichtete Fächer
Lehrverteilung
Stunden- und Vertretungsplandaten
Unterrichtsdokumentation
Unterrichtsrelevante Termine (z.B. Prüfungstermine, Schulfahrten, Praktika)
Hausaufgaben
3.1.3
Nutzungsdaten
Erteilte Bestätigungen/Befreiungen
3.2
Daten der Schülerinnen und Schüler
3.2.1
Stammdaten
Name(n)
Vorname(n)
Geschlecht
Geburtsdatum
Geburtsort
Erziehungsberechtigte
3.2.2
Aktuelle Unterrichtsdaten
Klasse
Klassenart
Unterrichtsart
Schule
Schulart
Jahrgangsstufe
Ausbildungsrichtung/Fachgruppe/Wahlpflichtfächergruppe
besuchter Religions-/Ethikunterricht
Fremdsprachen
Wahlpflichtfächer
Wahlunterricht/Förderunterricht/Pluskurse/Arbeitsgemeinschaften
differenzierter Sport einschließlich Sportart
ggf. Berufsfeld
ggfs. Ausbildungsbetrieb
3.2.3
Absenzen
Grund der Absenz: Verspätung/Krankheit/Befreiung/Beurlaubung (Auswahlfeld)
ggf. erwarteter Zeitraum der Abwesenheit (von … bis)
ggf. Verspätungsdauer
versäumte Unterrichtsstunden
Entschuldigungsstatus: unentschuldigt/entschuldigt/mit Attest entschuldigt
ggf. Befreiungs- oder Beurlaubungsstatus: nicht bestätigt/bestätigt/mit Attest bestätigt
3.3
Daten der Erziehungsberechtigte
3.3.1
Stammdaten
Name(n)
Vorname(n)
Geschlecht
Kontaktdaten
Zuordnung zu Schülerin/Schüler
4.
Kategorien der der Empfänger, denen die personenbezogenen Daten offengelegt werden
4.1
Externe Empfänger: Auftragsverarbeiter *
Die Daten werden dem von der Schule beauftragten Auftragsverarbeiter unter den Voraussetzungen des Art. 28 DSGVO offengelegt, soweit dies technisch erforderlich ist.
4.2
Externe Empfänger: ggf. Ausbildungsbetrieb
Die Daten der Nr. 3.1.3 werden, soweit in § 25 BSO genannt, im Rahmen der Zusammenarbeit gem. § 83 Abs. 2 BBiG zum Zwecke einer erfolgreichen dualen Berufsausbildung den Ausbildungsbetrieben offengelegt.
4.3
Interne Empfänger/Zugriffsberechtigte

Zugriffsrechte* auf
Schulleitung, Verwaltungspersonal
Nr. 3.1.1, 3.1.2, 3.2.1, 3.2.2 und 3.3 lesend
Nr. 3.1.3 und 3.2.3 schreibend
Klassenleitungen und Lehrkräfte an Berufsschulen der jeweiligen Schülerinnen und Schüler
Nr. 3.1.1, 3.1.2, 3.2.1, 3.2.2 und 3.3 lesend
Nr. 3.2.3 schreibend
Nr. 3.1.3 schreibend, beschränkt auf die jeweils unterrichteten Fächer
Lehrkräfte und Vertretungslehrkräfte der jeweiligen Schülerinnen und Schüler
Nr. 3.1.1, 3.1.2, 3.2.1, 3.2.2, 3.3, lesend
Nr. 3.1.2, 3.1.3 und 3.2.3 schreibend, beschränkt auf die jeweils unterrichteten Fächer
Administrator*
Nr. 3 schreibend
5.
Vorgesehene Fristen für die Löschung
Die gespeicherten Daten werden spätestens jeweils am Ende des Schuljahres gelöscht, das dem Schuljahr nachfolgt, in dem die Daten gespeichert wurden.

Nr. 4

Passwortgeschütze Lernplattform

1.
Zwecke der Verarbeitung:
Unterstützung der Schulentwicklung
Ergänzung der pädagogischen Arbeit durch virtuelle Klassenräume
Förderung der Kooperation innerhalb der Schule und zwischen Schulen
ortsunabhängiges Arbeiten mit digitalen Unterrichtswerkzeugen
Durchführung elektronisch unterstützter Leistungsnachweise
2.
Kategorien der betroffenen Personen
Pädagogisches Personal: Lehrkräfte, Betreuungspersonal förderbedürftiger Schülerinnen und Schüler, Studienreferendare, Lehramtsstudierende im Schulpraktikum, weiteres pädagogisches Personal (z.B. Ganztagsbetreuung)
Schülerinnen und Schüler
Nutzer des erweiterten Nutzerkreises: externe Partner im Sinne des Art. 2 Abs. 5 BayEUG
3.
Kategorien der gespeicherten Daten
3.1
Daten des pädagogischen Personals
Daten des pädagogischen Personals werden grundsätzlich nur gespeichert, soweit die jeweiligen Betroffenen wirksam eingewilligt haben. Einer Einwilligung bedarf es nicht, soweit die Lernplattform auf Grund von Regelungen des Staatsministeriums (z.B. Lehrpläne) verpflichtender Bestandteil des Unterrichts ist. In diesem Fall sind die Betroffenen vor dem Einsatz der Lernplattform über Art und Umfang der Datenverarbeitung umfassend durch die Schule zu informieren.
3.1.1
Stammdaten
Name(n)
Vorname(n)
Schule
Funktion
Amtsbezeichnung
Angaben zur Lehrbefähigung
E-Mail-Adresse im Rahmen der Lernplattform
Benutzername
Nutzerrolle
lokale User-ID
Passwort
Klassenleiter
Angaben zum Unterrichtseinsatz
Profilbild (optional)
3.1.2
Nutzungsbezogene Daten
Zeitpunkt der Anmeldung
Zeitpunkt des ersten Logins
Zeitpunkt des letzten Logins
Summe der Logins
Gesamtnutzungsdauer der Lernplattform
in Anspruch genommener Speicherplatz
Korrekturzeichen und -anmerkungen
Mitgliedschaften in virtuellen Kursen/Räumen der Lernplattform (auch im Rahmen einer Schulpartnerschaft) jeweils mit Zeitpunkt des Beginns und der letzten Nutzung der Mitgliedschaft sowie Art der Zugriffsberechtigung
in der Lernplattform veröffentlichte Beiträge. Lektionen und Nachrichten (auch Audio-, Video-, Bildaufnahmen oder sonstige Dateien) ggf. inkl. Bearbeitungs-, Zustellungs- und Lesestatus und sowie Zeitpunkt der Erstellung und der letzten Änderung
IP-Adresse des Benutzers (in verkürzter /anonymisierter Form)
ggf. Authentifizierungstoken
ID zur eindeutigen Geräteidentifikation
individuelle Einstellungen und Konfigurationen
3.2
Daten der Schülerinnen und Schüler
Schülerdaten werden grundsätzlich nur gespeichert, soweit die Betroffenen oder bei Minderjährigen bis zur Vollendung des 14. Lebensjahres die Erziehungsberechtigten sowie bei Minderjährigen ab Vollendung des 14. Lebensjahres diese selbst und die Erziehungsberechtigten, wirksam eingewilligt haben. Einer Einwilligung bedarf es nicht, soweit die Lernplattform auf Grund von Regelungen des Staatsministeriums (z.B. Lehrpläne) verpflichtender Bestandteil des Unterrichts ist. In diesem Fall sind die Betroffenen vor dem Einsatz der Lernplattform über Art und Umfang der Datenverarbeitung umfassend durch die Schule zu informieren.
3.2.1
Stammdaten
Name(n)
Vorname(n)
Schule
Klasse/Kurs
E-Mail-Adresse im Rahmen der Lernplattform
Benutzername
Nutzerrolle
lokale User-ID
Passwort
Profilbild (optional)
3.2.2
Nutzungsbezogene Daten
Zeitpunkt der Anmeldung
Zeitpunkt des ersten Logins
Zeitpunkt des letzten Logins
Summe der Logins
Gesamtnutzungsdauer der Lernplattform
in Anspruch genommener Speicherplatz
Mitgliedschaften in virtuellen Kursen/Räumen der Lernplattform (auch im Rahmen einer Schulpartnerschaft) jeweils mit Zeitpunkt des Beginns und der letzten Nutzung der Mitgliedschaft sowie Art der Zugriffsberechtigung
bearbeitete Lektionen, jeweils mit Zeitpunkt der Erstellung und der letzten Änderung; Auswertung der absolvierten Tests
Korrekturzeichen und -anmerkungen
in der Lernplattform veröffentlichte Beiträge, Lektionen und Nachrichten (auch Audio-, Video-, Bildaufnahmen oder sonstige Dateien), ggf. inkl. Bearbeitungs-, Zustellungs- und Lesestatus, sowie Zeitpunkt der Erstellung und der letzten Änderung
IP-Adresse des Benutzers (in verkürzter /anonymisierter Form)
ggf. Authentifizierungstoken
ID zur eindeutigen Geräteidentifikation
individuelle Einstellungen und Konfigurationen
3.3
Daten von Nutzern des erweiterten Nutzerkreises Daten von Nutzern des erweiterten Nutzerkreises werden grundsätzlich nur verarbeitet, soweit diese wirksam eingewilligt haben.
3.3.1
Stammdaten
Name(n)
Vorname(n)
ggfs. Arbeitgeber
Funktion
E-Mail-Adresse im Rahmen der Lernplattform
Benutzername
Nutzerrolle
lokale User-ID
Passwort
Profilbild (optional)
Klasse/Kurs
3.3.2
Nutzungsdaten
Zeitpunkt der Anmeldung
Zeitpunkt des ersten Logins
Zeitpunkt des letzten Logins
Summe der Logins
Gesamtnutzungsdauer der Lernplattform
in Anspruch genommener Speicherplatz
Mitgliedschaften in virtuellen Kursen/Räumen der Lernplattform (auch im Rahmen einer Schulpartnerschaft)
jeweils mit Zeitpunkt des Beginns der Mitgliedschaft und der letzten Nutzung der Mitgliedschaft sowie Art der Zugriffsberechtigung
in der Lernplattform veröffentlichte Beiträge, Lektionen und Nachrichten (auch Audio-, Video-, Bildaufnahmen oder sonstige Dateien), ggf. inkl. Bearbeitungs-, Zustellungs- und Lesestatus, sowie Zeitpunkt der Erstellung und der letzten Änderung
IP-Adresse des Benutzers (in verkürzter /anonymisierter Form)
ggf. Authentifizierungstoken
ID zur eindeutigen Geräteidentifikation
individuelle Einstellungen und Konfigurationen
4.
Kategorien der Empfänger, denen die personenbezogenen Daten offengelegt werden
4.1
Externe Empfänger: Pädagogisches Personal, Schülerinnen und Schüler anderer Schulen im Rahmen von Schulkooperationen, die gemeinsam einen virtuellen Kurs/Raum nutzen.
4.1.1
Daten des pädagogischen Personals der Partnerschule
Angehörige des pädagogischen Personal der Partnerschule haben untereinander ein Leserecht oder Hörrecht betreffend die Daten gemäß Nr. 3.1.1 (ausgenommen lokale User-ID, Passwort) und betreffend die Korrekturzeichen und -anmerkungen sowie die in der Lernplattform veröffentlichten Beiträge, Lektionen gemäß 3.1.2 und Nachrichten (auch Audio-, Video-, Bildaufnahmen oder sonstige Dateien) jeweils mit Zeitpunkt der Erstellung und Zeitpunkt der letzten Änderung.
Schülerinnen und Schüler in den jeweiligen virtuellen Kursen/Räumen haben ein Leserecht oder Hörrecht betreffend Daten des pädagogischen Personals gemäß Nr. 3.1.1 (ausgenommen lokale User-ID und Passwort), in der Lernplattform erstellten Beiträge und Nachrichten (auch Audio-, Video-, Bildaufnahmen oder sonstige Dateien), Korrekturzeichen und -anmerkungen und Lektionen jeweils mit Zeitpunkt der Erstellung und Zeitpunkt der letzten Änderung gemäß Nr. 3.1.2.
4.1.2
Schülerdaten
Angehörige des pädagogischen Personals haben – soweit aus didaktischen Gründen für die beteiligten Schulen erforderlich -betreffend die Schülerinnen und Schüler der Partnerschule
ein Leserecht oder Hörrecht für die Daten gemäß Nr. 3.2.1 (ausgenommen lokale User-ID, Passwort)
ein Verarbeitungsrecht betreffend die Mitgliedschaften in virtuellen Kursen/Räumen (jeweils mit Zeitpunkt des Beginns und der letzten Nutzung der Mitgliedschaft) betreffend der Daten gemäß 3.2.2, bearbeitete Lektionen, Auswertung der absolvierten Tests, Korrekturzeichen und -anmerkungen, in der Lernplattform veröffentlichte Beiträge und Nachrichten (auch Audio-, Video-, Bildaufnahmen oder sonstige Dateien), jeweils mit Zeitpunkt der Erstellung sowie Zeitpunkt der letzten Änderung. Das an dem virtuellen Kurs/Raum beteiligte pädagogische Personal der Partnerschulen kann – soweit dies aus didaktischen Gründen erforderlich ist – die von ihm unterrichteten Schülerinnen und Schülern gemeinsam befähigen
ein Leserecht oder Hörrecht für die Daten gemäß Nr. 3.2.1 betreffend Vornamen, Namen und besuchte Schule
sowie in den jeweiligen virtuellen Kursen/Räumen (jeweils mit Zeitpunkt des Beginns der Mitgliedschaft und Zeitpunkt der letzten Nutzung der Mitgliedschaft) folgende Daten gemäß 3.2.2: bearbeitete Lektionen, Auswertung der absolvierten Tests, Korrekturzeichen und -anmerkungen, in der Lernplattform erstellte Beiträge und Nachrichten (auch Audio-, Video-, Bildaufnahmen oder sonstige Dateien), jeweils mit Zeitpunkt der Erstellung sowie Zeitpunkt der letzten Änderung der Schülerinnen und Schüler der jeweiligen Partnerschule einzusehen.
4.2
Externe Empfänger: Nutzer des erweiterten Nutzerkreises
4.2.1
eigene Daten gemäß Nr. 3.3 schreibend,
4.2.2
Daten des pädagogischen Personals (Leserecht oder Hörrecht, soweit dies zur Kooperation mit dem Nutzer des erweiterten Nutzerkreises erforderlich ist)
Auf den jeweiligen virtuellen Kurs/Raum bezogenen Daten des pädagogischen Personals gemäß Nr. 3.1.1 (ausgenommen lokale User-ID und Passwort), in der Lernplattform veröffentlichte Beiträge und Nachrichten (auch Audio-, Video-, Bildaufnahmen oder sonstige Dateien) und Lektionen jeweils mit Zeitpunkt der Erstellung sowie Zeitpunkt der letzten Änderung gemäß Nr. 3.1.2.
4.2.3
Daten von Schülerinnen und Schülern (lesend, soweit dies zur Kooperation mit dem Nutzer des erweiterten Nutzerkreises erforderlich ist)
die Daten gemäß Nr. 3.2.1 betreffend Vorname, Namen, besuchte Schule, Klasse/Kurs
in der Lernplattform veröffentliche Beiträge und Nachrichten (auch Audio-, Video-, Bildaufnahmen oder sonstige Dateien) und bearbeitete Lektionen, Auswertung der absolvierten Tests, Korrekturzeichen und -anmerkungen jeweils mit Zeitpunkt der Erstellung und der letzten Änderung, soweit diese im direkten Zusammenhang mit der Kooperation mit dem externen Nutzer stehen
4.3
Externe Empfänger: Auftragsverarbeiter
Die Daten werden ausschließlich dem von der Schule beauftragten Auftragsverarbeiter und ggf. dessen Unterauftragnehmer unter den Voraussetzungen des Art. 28 DSGVO offengelegt, soweit dies technisch erforderlich ist.
4.4
Interne Empfänger/Zugriffsberechtigte

Zugriffsberechtigung auf
Von der Schulleitung beauftragter Administrator
Auf alle in Nr. 3 genannten Daten der jeweiligen Schule schreibend
Pädagogisches Personal
Auf eigene Daten gem. Nr. 3.1 schreibend; Daten der von ihnen unterrichteten Schülerinnen und Schüler in dewn virtuellen Kursen/Räumen der Lernplattform gemäß Nr. 3.2.1 (lokale User-ID und Passwort ausgenommen außer bei Vergabe eines Initialpassworts oder temporären Passworts) und Nr. 3.2.2 schreibend.
Ggf. Daten von Nutzern des erweiterten Nutzerkreises in den virtuellen Kursen/Räumen der Lernplattform gemäß Nr. 3.3.1 (ausgenommen lokale User-ID und Passwort) und Nr. 3.3.2 lesend.
Pädagogisches Personal, das gemeinsam einen virtuellen Kurs/Raum betreut
Betreffend die Daten gemäß Nr. 3.1.1 (ausgenommen lokale User-ID und Passwort) und betreffend die Korrekturzeichen und -anmerkungen sowie erstellten Beiträge und Nachrichten (auch Audio-, Video-, Bildaufnahmen oder sonstige Dateien) und Lektionen gemäß Nr. 3.1.2 jeweils mit Zeitpunkt der Erstellung sowie Zeitpunkt der letzten Änderung, untereinander lesend oder hörend.
Schülerinnen und Schüler
Auf ihre eigenen Daten gemäß Nr. 3.2 schreibend; auf die auf den jeweiligen virtuellen Kurs/Raum bezogenen Daten des pädagogischen Personals gemäß Nr. 3.1.1 (ausgenommen lokale User-ID und Passwort), in der Lernplattform veröffentlichte Beiträge und Nachrichten (auch Audio-, Video-, Bildaufnahmen oder sonstige Dateien) und Lektionen jeweils mit Zeitpunkt der Erstellung sowie Zeitpunkt der letzten Änderung gemäß Nr. 3.1.2. lesend oder hörend.
Schülerinnen und Schüler untereinander und ggf. gegenüber Nutzern des erweiterten Nutzerkreises
Im Rahmen eines virtuellen Kurses/Raumes: auf Vornamen, Namen und die besuchte Schule lesend;
soweit aus didaktischen Gründen erforderlich und von dem pädagogischen Personal befähigt gegenseitig lesend der Daten gemäß 3.2.2 in Bezug auf Beiträge, Nachrichten (auch Audio-, Video-, Bildaufnahmen oder sonstige Dateien) und die bearbeiteten Lektionen jeweils mit Zeitpunkt der Erstellung sowie Zeitpunkt der letzten Änderung), ggf. darüber hinaus auch mit Auswertung, Korrekturzeichen und -anmerkungen.
Ggf. Nutzern des erweiterten Nutzerkreises in den virtuellen Kursen/Räumen der Lernplattform in Bezug auf folgende Daten gemäß Nr. 3.3.1: Vornamen, Namen, Arbeitgeber und soweit aus didaktischen Gründen erforderlich und von dem pädagogischen Personal befähigt lesend der Daten gemäß 3.3.2 in Bezug auf Beiträge und Nachrichten (auch Audio-, Video-, Bildaufnahmen oder sonstige Dateien), Korrekturzeichen und -anmerkungen und die bearbeiteten Lektionen jeweils mit Zeitpunkt der Erstellung sowie Zeitpunkt der letzten Änderung, ggf. darüber hinaus auch mit Auswertung, Korrekturzeichen und -anmerkungen.
5.
Vorgesehene Fristen für die Löschung der verschiedenen Datenkategorien
Soweit die Speicherung der Daten einer Einwilligung bedarf (vgl. Nrn. 3.1, 3.2, 3.3), werden die gespeicherten Daten des pädagogischen Personals, Schülerinnen und Schüler und Nutzern des erweiterten Nutzerkreises gelöscht, wenn die Betroffenen, bei Minderjährigen bis zur Vollendung des 14. Lebensjahres die Erziehungsberechtigten sowie bei Minderjährigen ab Vollendung des 14. Lebensjahres diese selbst oder die Erziehungsberechtigten die erteilte Einwilligung widerrufen.
Verkürzte / anonymisierte IP-Adressen werden jeweils spätestens drei Monate nach dem Ende des laufenden Schuljahres gelöscht.
Folgende Daten der Schülerinnen und Schüler werden jeweils am Ende des laufenden Schuljahres gelöscht, im Fall der Speicherung im Rahmen der zweijährigen gymnasialen Qualifikationsstufe spätestens am Ende der Qualifikationsstufe oder im Rahmen der Beruflichen Oberschule oder der Beruflichen Oberschule zur sonderpädagogischen Förderung spätestens am Ende des Besuchs der Beruflichen Oberschule oder der Beruflichen Oberschule zur sonderpädagogischen Förderung: Klasse/Kurs, Mitgliedschaften in virtuellen Kursen/Räumen der Lernplattform (auch im Rahmen einer Schulpartnerschaft), jeweils mit Zeitpunkt des Beginns der Mitgliedschaft und Zeitpunkt der letzten Nutzung der Mitgliedschaft und Art der Zugriffsberechtigung, bearbeitete Lektionen jeweils mit Zeitpunkt der Erstellung sowie Zeitpunkt der letzten Änderung, Auswertung der absolvierten Tests, Korrekturzeichen und -anmerkungen, in der Lernplattform veröffentlichte Beiträge und Nachrichten (auch Audio-, Video-, Bildaufnahmen oder sonstige Dateien) jeweils mit Zeitpunkt der Erstellung sowie Zeitpunkt der letzten Änderung.
Die sonstigen gespeicherten Daten des pädagogischen Personals, der Schülerinnen und Schüler sowie des erweiterten Nutzerkreises werden jeweils spätestens am Ende des Schuljahres gelöscht, in dem die diese die jeweilige Schule verlassen haben.
Gesetzliche Aufbewahrungspflichten bleiben unberührt.

Nr. 5

Schulinterner passwortgeschützter Bereich

1.
Zwecke der Verarbeitung
Information der am Schulleben der jeweiligen Schule beteiligten Personen (Schulleitung, Lehrkräfte, Verwaltungspersonal, Erziehungsberechtigte, Schülerinnen und Schüler) über Sachverhalte mit Schulbezug
Organisation des Schullebens
digitale Fehlzeitenmeldung
2.
Kategorien der betroffenen Personen
Schulleitung
Lehrkräfte
Verwaltungspersonal
Erziehungsberechtigte
Schülerinnen und Schüler
sonstige Personen
3.
Kategorien der gespeicherten Daten
3.1
Daten der Lehrkräfte
3.1.1
Stammdaten
Name(n)
Vorname(n)
Benutzername
Namenskürzel
Funktion
Amtsbezeichnung
dienstliche Anschrift
dienstliche Telefonnummer
dienstliche E-Mail-Adresse,
private E-Mail-Adresse (nur zum Zweck der systemseitig automatisierten Information der Lehrkraft und nur, soweit die Lehrkraft darin wirksam eingewilligt hat)
3.1.2
Stundenplandaten, Vertretungsplandaten
Klasse/Kurs
Fach
Datum
Dauer (Uhrzeit von/bis)
Ort (Gebäude, Raum)
vertretene Lehrkraft
vertretende Lehrkraft
Bemerkungen zur Vertretung
3.1.3
Angaben in schulinternen Informationsplattformen
klassen-, fach- oder schulbezogene Information, soweit erforderlich mit wirksamer Einwilligung der Lehrkraft,
Lesebestätigung (Datum, Uhrzeit)
3.1.4
Ressourcennutzung
Ressource
Datum
Dauer (Uhrzeit von/bis)
Reservierungsgrund ohne Personenbezug zu Dritten
3.1.5
Buchungsdaten für Sprechzeiten
Datum
Dauer (Uhrzeit von/bis)
Ort (Gebäude, Raum)
3.1.6
Weitere schulbezogene Daten
Daten (z.B. Fotos), in deren Veröffentlichung im schulinternen passwortgeschützten Bereich die Betroffenen wirksam eingewilligt haben
3.2
Daten des Verwaltungspersonals
3.2.1
Stammdaten
Name(n)
Vorname(n)
Benutzername
Namenskürzel
Funktion
Amtsbezeichnung
dienstliche Anschrift
dienstliche Telefonnummer
dienstliche E-Mail-Adresse,
private E-Mail-Adresse (nur zum Zweck der systemseitig automatisierten Information der Verwaltungskraft und nur, soweit die Verwaltungskraft darin wirksam eingewilligt hat)
3.2.2
Angaben in schulinternen Informationsplattformen
klassen-, fach- oder schulbezogene Information, soweit erforderlich mit wirksamer Einwilligung der Verwaltungskraft
Lesebestätigung (Datum, Uhrzeit)
3.2.3
Ressourcennutzung
Ressource
Datum
Dauer (Uhrzeit von/bis)
Reservierungsgrund ohne Personenbezug zu Dritten
3.2.4
Weitere schulbezogene Daten
Daten (z.B. Fotos), in deren Veröffentlichung im schulinternen passwortgeschützten Bereich die Betroffenen wirksam eingewilligt haben
3.3
Daten der Schülerinnen und Schüler
Schülerdaten werden nur gespeichert, soweit die Betroffenen oder bei Minderjährigen bis zur Vollendung des 14. Lebensjahres die Erziehungsberechtigten sowie bei Minderjährigen ab Vollendung des 14. Lebensjahres diese selbst und die Erziehungsberechtigten wirksam eingewilligt haben.
3.3.1
Stammdaten
Name(n)
Vorname(n)
Benutzername
Namenskürzel
E-Mail-Adresse
3.3.2
Angaben in schulinternen Informationsplattformen
klassen- oder schulbezogene Information
Lesebestätigung (Datum, Uhrzeit)
3.3.3
Buchungsdaten für Sprechzeiten
Lehrkraft
Datum
Dauer (Uhrzeit von/bis)
Ort (Gebäude, Raum)
3.3.4
Digitale Fehlzeitenmeldung
Grund der Absenz: Verspätung/Krankheit/Befreiung/Beurlaubung (Auswahlfeld)
ggf. erwartete Dauer der Abwesenheit
3.3.5
Weitere schulbezogene Daten
Daten (z.B. Fotos), in deren Veröffentlichung im schulinternen passwortgeschützten Bereich die Betroffenen, bei Minderjährigen bis zur Vollendung des 14. Lebensjahres die Erziehungsberechtigten sowie bei Minderjährigen ab Vollendung des 14. Lebensjahres diese selbst und die Erziehungsberechtigten, wirksam eingewilligt haben.
3.4
Daten der Erziehungsberechtigten
Daten von Erziehungsberechtigten werden nur gespeichert, soweit die Betroffenen wirksam eingewilligt haben.
3.4.1
Stammdaten
Name(n)
Vorname(n)
Benutzername
Namenskürzel
E-Mail-Adresse),
3.4.2
klassen- oder schulbezogene Informationen
3.4.3
Lesebestätigung
Datum
Uhrzeit
3.4.4
Buchungsdaten für Sprechzeiten
Lehrkraft
Datum
Dauer (Uhrzeit von/bis)
Ort (Gebäude, Raum)
3.4.5
Weitere schulbezogene Daten
Daten (z.B. Fotos), in deren Veröffentlichung im schulinternen passwortgeschützten Bereich die Betroffenen wirksam eingewilligt haben
3.5
Daten sonstiger Betroffener
Daten (z.B. Fotos), in deren Veröffentlichung im schulinternen passwortgeschützten Bereich die Betroffenen wirksam eingewilligt haben
4.
Kategorien der Empfänger, denen die personenbezogenen Daten offengelegt werden
4.1
Externe Empfänger: Auftragsverarbeiter der Schule
Die Daten werden dem von der Schule beauftragten Auftragsverarbeiter unter den Voraussetzungen des Art. 28 DSGVO offengelegt, soweit dies technisch erforderlich ist.
4.2
Externe Empfänger: Erziehungsberechtigte
Zugriff auf Nrn. 3.1.5, 3.3.3, 3.3.4 und 3.4.4 schreibend, soweit selbst betroffen;
Nrn. 3.1.6, 3.2.4, 3.3.5, 3.4.5 und 3.5 lesend.
Im Übrigen lesend mit folgenden Einschränkungen:
kein Leserecht für private E-Mail-Adressen und Ressourcennutzung
Stundenplandaten und Vertretungsplandaten können bis maximal einen Tag nach Ablauf der Gültigkeit des Stundenplans/Vertretungsplans eingesehen werden
Lesebestätigungen können nur für selbst erstellte Beiträge eingesehen werden
4.3
Interne Empfänger/Zugriffsberechtigte

Zugriff
Schulleitung
Nr. 3 lesend und schreibend.
Verwaltungspersonal
Lesend und schreibend, soweit durch die Schulleitung beauftragt (nicht eigene Lesebestätigungen nur lesend)
Nr. 3.2.3 lesend und schreibend, soweit die Ressource selbst genutzt wird
Im Übrigen lesend, bzgl. Nr. 3.1.1, 3.2.1, 3.3.1, 3.4.1 und Lesebestätigungen für Beiträge anderer Nutzer jedoch nur, soweit durch die Schulleitung beauftragt
Lehrkräfte
Lesend und schreibend, soweit durch die Schulleitung beauftragt (nicht eigene Lesebestätigungen nur lesend)
Nr. 3.1.4 lesend und schreibend, soweit die Ressource selbst genutzt wird
Nrn. 3.1.5, 3.3.3 und 3.4.4 lesend und schreibend, im Übrigen lesend, bzgl. Nr. 3.1.1, 3.2.1, 3.3.1, 3.4.1 und Lesebestätigungen für Beiträge anderer Nutzer jedoch nur, soweit durch die Schulleitung beauftragt
Schülerinnen und Schüler
Nrn. 3.1.5, 3.3.3 schreibend für selbst erstellte Sprechzeitenbuchungen
Bei volljährigen Schülern Nr. 3.3.4 schreibend
Im Übrigen lesend mit folgenden Einschränkungen:
kein Leserecht für private E-Mail-Adressen und Ressourcennutzung
Stundenplandaten und Vertretungsplandaten können bis maximal einen Tag nach Ablauf der Gültigkeit des Stundenplans/Vertretungsplans eingesehen werden
Lesebestätigungen können nur für selbst erstellte Beiträge eingesehen werden
Kein Leserecht für Buchungsdaten von Elternsprechzeiten
5.
Vorgesehene Fristen für die Löschung der verschiedenen Datenkategorien
Soweit die Speicherung der Daten einer Einwilligung bedarf, werden die gespeicherten Daten gelöscht, wenn die Betroffenen, bei Minderjährigen bis zur Vollendung des 14. Lebensjahres die Erziehungsberechtigten sowie bei Minderjährigen ab Vollendung des 14. Lebensjahres diese selbst oder die Erziehungsberechtigten die erteilte Einwilligung widerrufen.
Unbeschadet davon werden Grunddaten gemäß Nrn. 3.3.1, 3.2.1, 3.3.1, 3.4.1 spätestens einen Monat nachdem die betreffende Person die Schule verlassen hat gelöscht; alle übrigen Daten werden jeweils spätestens einen Monat nach Ablauf des jeweiligen Schuljahres gelöscht.

Nr. 6

Videoüberwachung an Schulen

1.
Zwecke der Verarbeitung:
Schutz von Leben, Gesundheit, Freiheit und Eigentum der Personen, die sich im Bereich der Schule oder in deren unmittelbarer Nähe aufhalten;
Schutz der schulischen Einrichtung vor Sachbeschädigung und Diebstahl
2.
Kategorien der betroffenen Personen
alle Personen, die sich im Eingangsbereich der Schule aufhalten oder sich zwischen 22:00 Uhr und 6:30 Uhr außerhalb von schulischen oder sonstigen von der Schule zugelassenen Veranstaltungen auf dem Schulgelände befinden;
darüber hinaus alle Personen, die sich außerhalb von schulischen oder sonstigen von der Schule zugelassenen Veranstaltungen an Feiertagen, Wochenenden oder in den Ferien auf dem Schulgelände befinden.
3.
Kategorien der gespeicherten Daten
Mit Hilfe von optisch-elektronischen Einrichtungen erhobene personenbezogene Daten
4.
Kategorien der Empfänger, denen die personenbezogenen Daten offengelegt werden
4.1
Externe Empfänger:
Personen und Stellen, denen die Daten im Einzelfall nach den einschlägigen datenschutz-rechtlichen Vorschriften offengelegt werden dürfen.
4.2
Interne Empfänger/Zugriffsberechtigte:
Zugriff auf die personenbezogenen Daten haben nur die Schulleitung und von der Schulleitung beauftragte Angehörige des Lehr- und Verwaltungspersonals
5.
Vorgesehene Fristen für die Löschung der verschiedenen Datenkategorien
Die gespeicherten Daten werden jeweils spätestens drei Wochen nach Aufzeichnung gelöscht, soweit sie nicht zur Verfolgung von Ordnungswidrigkeiten von erheblicher Bedeutung oder von Straftaten oder zur Geltendmachung von Rechtsansprüchen benötigt werden.