Inhalt

2. Reisekostenvergütungen nach dem Bayerischen Reisekostengesetz (BayRKG)

2.1 

1Nach § 3 Nr. 13 EStG sind Vergütungen für Verpflegungsmehraufwendungen für Dienstreisen und Dienstgänge im Sinne des Art. 2 BayRKG nur insoweit steuerfrei, als sie die steuerlichen Verpflegungspauschalen des § 9 Abs. 4a EStG nicht übersteigen. 2Verpflegungsmehraufwendungen anlässlich von Dienstreisen und Dienstgängen dürfen je Kalendertag nur in Höhe der Beträge nach § 9 Abs. 4a Satz 3 EStG steuerfrei gezahlt werden:
3Ist der Dienstreisende an einem Kalendertag mehrfach auswärts tätig, sind für die Beurteilung der anzusetzenden Verpflegungspauschalen die Abwesenheitszeiten zusammenzurechnen. 4Für einen Kalendertag, der sowohl eine eintägige Dienstreise als auch den An- oder Abreisetag einer mehrtägigen Dienstreise umfasst, ist die die Verpflegungspauschale nur einmal anzusetzen.
5Dies führt dazu, dass die nach dem Bayerischen Reisekostengesetz zustehenden Tagegelder gegebenenfalls ganz oder teilweise als steuerpflichtiger Arbeitslohn zu erfassen sind. 6Bei Gewährung einer Mahlzeit/eines Frühstücks sind die steuerlichen Verpflegungspauschalen nach § 9 Abs. 4a Satz 8 ff. EStG zu kürzen. 7Im Einzelnen vergleiche hierzu Nr. 2.3.
8Die Berücksichtigung der Verpflegungspauschalen ist nach § 9 Abs. 4a Satz 6 EStG auf die ersten drei Monate einer längerfristigen beruflichen Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte beschränkt. 9Eine Unterbrechung dieser beruflichen Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte führt zu einem Neubeginn, wenn sie mindestens vier Wochen dauert. 10Eine berufliche Tätigkeit an derselben auswärtigen Tätigkeitsstätte liegt nur dann vor, wenn der Arbeitnehmer an dieser mindestens an drei Tagen wöchentlich tätig wird.

2.2 

1Bei eintägigen Dienstreisen bis zu 6 Stunden Dauer und bei Dienstgängen von nicht mehr als 8 Stunden Dauer sind die nach Art. 13 Satz 2 BayRKG erstatteten Verpflegungsmehraufwendungen voll steuerpflichtig. 2Wird dem Dienstreisenden von seinem Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung von einem Dritten eine Mahlzeit zur Verfügung gestellt, ist auch diese mit dem amtlichen Sachbezugswert als Arbeitslohn zu erfassen. 3Bei mehr als 8 Stunden dauernden Dienstgängen sind die steuerfreien Beträge zu beachten.

2.3 

1Werden Mahlzeiten vom Dienstherrn oder auf dessen Veranlassung von einem Dritten überlassen, so ist die Erfassung einer üblichen Mahlzeit gemäß § 8 Abs. 2 Satz 8 EStG als Arbeitslohn nach § 8 Abs. 2 Satz 9 EStG ausgeschlossen, wenn der Dienstreisende für die betreffende Auswärtstätigkeit dem Grunde nach eine Verpflegungspauschale im Sinne des § 9 Abs. 4 a EStG als Werbungskosten geltend machen könnte. 2Im Ergebnis unterbleibt daher die Erfassung der mit dem Sachbezugswert bewerteten Mahlzeit immer dann, wenn der Dienstreisende anlässlich einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit eine Verpflegungspauschale beanspruchen kann, weil er innerhalb der Dreimonatsfrist nach § 9 Abs. 4a Satz 6 EStG nachweislich mehr als acht Stunden von seiner Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte abwesend ist oder eine mehrtägige Auswärtstätigkeit mit Übernachtung vorliegt.
3Wenn dem Dienstreisenden eine Mahlzeit von seinem Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung von einem Dritten zur Verfügung gestellt wird, ist nunmehr jedoch die steuerliche Verpflegungspauschale nach Maßgabe des § 9 Abs. 4a Satz 8 ff. EStG tageweise wie folgt zu kürzen:
a)
für ein Frühstück
um 20 %,
b)
für ein Mittagessen
um 40 %,
c)
für ein Abendessen
um 40 %,
der bei einer Abwesenheitsdauer von 24 Stunden maßgebenden Verpflegungspauschale. 4Die Kürzung darf die ermittelte Verpflegungspauschale nicht übersteigen.
5Nach Ablauf der Dreimonatsfrist ist die Gestellung einer Mahlzeit grundsätzlich als Arbeitslohn zu erfassen. 6Dabei richtet sich der Wert einer üblichen Mahlzeit nach den amtlichen Sachbezugswerten, die jeweils im Bundessteuerblatt Teil I veröffentlicht werden.

2.4 

1Die gegebenenfalls steuerpflichtigen Anteile sind auch bei Aufwandsvergütungen (Art. 18 BayRKG) und Pauschvergütungen (Art. 19 BayRKG), die Verpflegungsanteile enthalten, zu ermitteln. 2Für jeden Abrechnungszeitraum sind anhand der Anzahl der Dienstreisen und Dienstgänge sowie der jeweiligen Abwesenheitszeiten die Summe der steuerfrei zulässigen Leistungen zu ermitteln und die gegebenenfalls übersteigenden Verpflegungsanteile zur Besteuerung zu melden.

2.5 

1Steuerlich gelten für Auslandsdienstreisen länderweise unterschiedliche Pauschbeträge, die 120 % der höchsten Auslandstagegelder nach dem Bundesreisekostengesetz betragen (Art. 9 Abs. 4a Satz 5 EStG). 2Sie werden vom Bundesministerium der Finanzen im Einvernehmen mit den obersten Finanzbehörden der Länder festgesetzt. 3Die jeweils geltenden Pauschbeträge können der Auslandsreisekostenbekanntmachung (VV-BayARV) entnommen werden.
4Bei Erstattung der pauschalen Auslandstagegelder ergibt sich somit bei 24-stündiger Abwesenheit kein steuerpflichtiger Teilbetrag. 5In den Fällen, in denen ein Zuschuss nach Art. 8 Abs. 5 BayRKG zum Auslandstagegeld gezahlt wird, der 20 % des maßgebenden Auslandstagegeldes übersteigt, entsteht ein steuerpflichtiger Teilbetrag.
6Wird dem Dienstreisenden von seinem Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung von einem Dritten eine Mahlzeit zur Verfügung gestellt, ist die maßgebliche Verpflegungspauschale nach Maßgabe des § 9 Abs. 4a Satz 8 ff. EStG ebenfalls zu kürzen:
a)
für ein Frühstück
um 20 %,
b)
für ein Mittagessen
um 40 %,
c)
für ein Abendessen
um 40 %,
der bei einer Abwesenheitsdauer von 24 Stunden jeweils maßgebenden Verpflegungspauschale.

2.6 

1Zur Ermittlung des steuerpflichtigen Betrages ist auf die Summe der für die gesamte Abwesenheitsdauer steuerfreien Pauschbeträge abzustellen. 2Übersteigen die Verpflegungsmehraufwendungen nach § 9 Abs. 4a EStG das Tagegeld gemäß Art. 8 BayRKG, kann der nicht genutzte Freibetrag auf einen anderen Tag, an dem das Tagegeld nach Art. 8 BayRKG höher als der steuerliche Freibetrag ist, übertragen werden.
3Es ist auch zulässig, nicht ausgenutzte steuerfreie Beträge bei den Übernachtungskosten und den Fahrtkosten auf steuerpflichtige Teile des Tagegeldes anzurechnen.
4Ohne Kostennachweis erhalten Dienstreisende eine Übernachtungskostenpauschale in der in Art. 9 Abs. 2 BayRKG genannten Höhe. 5Übernachtungskosten können dagegen in der in R 9.7 Abs. 3 Satz 1 der Lohnsteuerrichtlinien (LStR) genannten Höhe steuerfrei belassen werden. 6Die Pauschbeträge dürfen gemäß R 9.7 Abs. 3 Satz 6 LStR nicht steuerfrei erstattet werden, wenn dem Arbeitnehmer die Unterkunft vom Arbeitgeber oder auf Grund seines Dienstverhältnisses von einem Dritten unentgeltlich oder teilweise unentgeltlich zur Verfügung gestellt wurde.
7Soweit Fahrtkosten zu den Reisekosten gehören, können diese im Rahmen und nach Maßgabe des § 3 Nr. 13 Satz 1 EStG steuerfrei erstattet werden.
8Eine auf den gegebenenfalls steuerpflichtigen Teil des reisekostenrechtlichen Tagegeldes anrechenbare Differenz zwischen dem unter Beachtung des § 3 Nr. 13 EStG steuerlich maßgebenden Kilometersatz und der erstatteten Wegstreckenentschädigung kann sich beispielsweise in den Fällen des Art. 6 Abs. 6 BayRKG ergeben.
9Es wird gebeten, zu Gunsten der Dienstreisenden alle steuerlich zulässigen Anrechnungen auszuschöpfen.

2.7 

Die vorstehenden Hinweise sind bei Reisen aus besonderem Anlass im Sinne des Art. 24 Abs. 1 bis 3 BayRKG entsprechend anzuwenden.