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Freistellung und Kostenübernahme für die Teilnahme von Personalratsmitgliedern an Schulungs- und Bildungsveranstaltungen

Bekanntmachung des Bayerischen Staatsministeriums für Unterricht und Kultus
vom 21. August 2001, Az. II/2-P1030/2/1-1/28 462

(KWMBl. I S. 342, ber. I 2002 S. 402)

Zitiervorschlag: Bekanntmachung des Bayerischen Staatsministeriums für Unterricht und Kultus über die Freistellung und Kostenübernahme für die Teilnahme von Personalratsmitgliedern an Schulungs- und Bildungsveranstaltungen vom 21. August 2001 (KWMBl. I S. 342, ber. I 2002 S. 402), die zuletzt durch Bekanntmachung vom 31. Januar 2017 (KWMBl. S. 23) geändert worden ist

Im Interesse einer einheitlichen Handhabung der Freistellung und Kostenübernahme für die Teilnahme von Personalratsmitgliedern an Schulungs- und Bildungsveranstaltungen werden die Dienststellen des Bereichs Bildung und Kultus auf Folgendes hingewiesen:

A. Voraussetzungen einer Freistellung für die Teilnahme an Schulungs- und Bildungsveranstaltungen nach Art. 46 Abs. 5 des Bayerischen Personalvertretungsgesetzes (BayPVG)

Nach Art. 46 Abs. 5 BayPVG sind die Mitglieder des Personalrats sowie das jeweils erste Ersatzmitglied unter Fortzahlung der Bezüge für die Teilnahme an Schulungs- und Bildungsveranstaltungen vom Dienst freizustellen, soweit diese Kenntnisse vermitteln, die unmittelbar für die Tätigkeit im Personalrat erforderlich sind (sogenannte „notwendige“ Schulungen); dabei sind die dienstlichen Interessen angemessen zu berücksichtigen. Diese Bestimmung gilt für die Mitglieder von Stufenvertretungen (Bezirks- und Hauptpersonalräten) entsprechend (Art. 54 Abs. 1, Art. 56 BayPVG). Sie findet sinngemäß auch auf die Mitglieder von Jugendvertretungen, Jugendstufenvertretungen (Bezirks- und Hauptjugendvertretungen) Anwendung (Art. 62 und 64 BayPVG).

1. Dem Begriff der unmittelbaren Erforderlichkeit kommt eine sach- und personenbezogene Bedeutung zu.

a) Objektive Erforderlichkeit

Die Schulung muss objektiv unmittelbar erforderlich sein, also Sachgebiete direkt betreffen, ohne deren Kenntnis die jeweiligen Personalvertretungen ihre gesetzlichen Aufgaben nicht sachgerecht erfüllen können. Objektiv erforderlich sind mindestens Kenntnisse des Personalvertretungsrechts in seinen Grundzügen (Grundschulungen).
Die Vermittlung von Kenntnissen auf besonderen Sachgebieten (Spezialschulung) ist nur für solche Personalvertretungen erforderlich, die mit diesen Sachgebieten in nicht unwesentlichem Umfang gegenwärtig befasst sind oder in naher Zukunft befasst sein werden. Die Spezialschulung soll dem Personalratsmitglied die für die Wahrnehmung der besonderen Aufgaben in der Personalvertretung erforderlichen Kenntnisse vermitteln. Messebesuche sind dafür in der Regel ungeeignet, ebenso wenig berufsfachliche Tagungen und allgemeine Fortbildungsmaßnahmen für die Beschäftigten (z.B. allgemeine Rhetorik- und EDV-Kurse). Der Besuch von Veranstaltungen über künftig möglicherweise zu erwartende Änderungen im Arbeits-, Dienst- oder Tarifrecht ist nicht objektiv erforderlich, da die Gestaltung der tariflichen und dienstrechtlichen Grundlagen nicht zu den Aufgaben der Personalvertretung gehört.
Die Vermittlung von Kenntnissen über ein Spezialgebiet ist in der Regel nur an ein Mitglied der betroffenen Personalvertretung notwendig. Behandeln Schulungen Themen von übergreifender Bedeutung für den gesamten Personalrat, kann es auch erforderlich sein, je ein Mitglied der im Personalrat vertretenen Gruppen zu entsenden.
Die erforderliche Dauer der Schulung richtet sich nach Umfang und Schwierigkeit des zu behandelnden Themas sowie nach den Erfahrungen und Kenntnissen, welche die einzelnen Teilnehmer bereits besitzen. Die Freistellung für eine Grundschulung umfasst in der Regel fünf Kalendertage (Art. 46 Abs. 5 Satz 2 Nr. 1 BayPVG), die für eine Spezialschulung bis zu fünf Kalendertage je regulär andauernder Amtszeit (Art. 46 Abs. 5 Satz 2 Nr. 2 BayPVG), wobei auch eine Aufteilung der Freistellung (z.B. drei und zwei Kalendertage) möglich ist.

b) Subjektive Erforderlichkeit

Die Schulung muss subjektiv erforderlich sein, d.h. das zu entsendende Mitglied muss der Schulung auf den Sachgebieten bedürftig sein, die Gegenstand der Veranstaltung sind.
Einer Grundschulung im Personalvertretungsrecht bedürfen alle erstmals in eine Personalvertretung gewählten Mitglieder sowie das jeweilige erste Ersatzmitglied. Bei einer Wiederwahl in die Personalvertretung oder als jeweiliges erstes Ersatzmitglied - auch nach einer Unterbrechung - besteht grundsätzlich kein neuer Grundschulungsanspruch, sofern eine Teilnahme an einer Grundschulung bereits erfolgt ist. Eine Ausnahme kann bei Unterbrechungen von langer Dauer in Betracht kommen. Haben Mitglieder bzw. Ersatzmitglieder bis zur Wiederwahl noch an keiner Grundschulung teilgenommen, ist unter Berücksichtigung der Dauer der Zugehörigkeit zur Personalvertretung sowie der dort wahrgenommenen Funktionen zu prüfen, ob sie einer Grundschulung subjektiv noch bedürftig sind.
Einer Spezialschulung sind nur solche Mitglieder bedürftig, denen innerhalb ihrer Personalvertretung besondere in der Schulung zu behandelnde Aufgaben zugewiesen sind (Art. 46 Abs. 5 Satz 2 Nr. 2 BayPVG), für die kein anderes Mitglied entsprechende Kenntnisse besitzt. Kenntnisse aus anderen Tätigkeiten - auch außerhalb der Personalvertretung - sind dabei zu berücksichtigen. Schulungen, die erst kurz vor Ende der Amtszeit des zu entsendenden Mitglieds erfolgen würden, sind in der Regel nicht erforderlich.

c) Grundsatz der Verhältnismäßigkeit

Bei der Ermittlung der unmittelbaren Erforderlichkeit ist auch zu beachten, dass die Dienststellen nach Art. 44 Abs. 1 BayPVG die Kosten für die Schulungen zu tragen haben. Nach dem Grundsatz der Verhältnismäßigkeit, insbesondere dem auch für die Personalvertretung als Teil der öffentlichen Verwaltung geltenden Gebot der sparsamen Verwendung öffentlicher Mittel, dürfen die Kosten und die dienstlichen Beeinträchtigungen nicht in einem unangemessenen Verhältnis zu dem zu erwartenden Schulungseffekt stehen. Dies gilt auch für die Zahl der an Schulungen teilnehmenden Personalratsmitglieder, für die Schulungsdauer sowie für die Wahl des Veranstaltungsortes wegen der dadurch entstehenden Reisekosten.
Bei der Haushaltsaufstellung und -bewirtschaftung ist darauf zu achten, dass im Rahmen der allgemeinen Haushaltsentwicklung die erforderlichen Mittel bereitgestellt werden. Es wird daran erinnert, dass nach den turnusmäßigen Personalratswahlen regelmäßig ein erhöhtes Schulungsbedürfnis für die neu gewählten Personalräte besteht. Bei Erschöpfung der haushaltsplanmäßig angesetzten Mittel ist die Kostenübernahme abzulehnen. Eine Abweichung kommt nur im Falle eines unvorhergesehenen und unabweisbaren Schulungsbedürfnisses in Betracht (Art. 37 Abs. 1 BayHO). In diesem Fall hat die Personalvertretung den Bedarf an zusätzlichen über- oder außerplanmäßigen Mitteln so rechtzeitig anzuzeigen, dass diese noch vor Entstehen der Verpflichtung nachbewilligt werden können. Die Personalvertretungen sind rechtzeitig auf die Haushaltssituation hinzuweisen.

2. Verfahren

Die Personalvertretung entscheidet unter Berücksichtigung der genannten Voraussetzungen durch Beschluss, welche ihrer Mitglieder an Veranstaltungen im Sinne des Art. 46 Abs. 5 BayPVG teilnehmen sollen und beantragt die Freistellung rechtzeitig vorher bei der Dienststelle, bei der sie gebildet ist. Dabei sind Thema, Ort, Zeit und Dauer der Veranstaltung, der Teilnehmerkreis und die Zahl der Teilnehmer aus der Dienststelle mitzuteilen.
Die Dienststelle entscheidet über die Freistellung vom Dienst für die von der Personalvertretung bestimmten Mitglieder. Dabei hat sie zugleich über die Kostenübernahme zu entscheiden. Eine Kostenübernahme darf von den Dienststellen im Bereich B nur zugesichert werden, wenn die Regierung von Niederbayern auf Nachfrage bestätigt hat, dass für die beabsichtigte Teilnahme an der Schulungs- oder Bildungsveranstaltung Mittel zur Verfügung stehen (siehe dazu auch unten 5.). Bei Personalratsmitgliedern, die nach Art. 46 Abs. 3 oder 4 BayPVG in vollem Umfang vom Dienst freigestellt sind, ist nur über die Kostenübernahme zu entscheiden.
Einer eigenen Entscheidung der Dienststelle über die objektive Erforderlichkeit der Schulung bedarf es aber wie bisher nicht, wenn die Schulungs- oder Bildungsveranstaltung bereits vom Staatsministerium für Bildung und Kultus, Wissenschaft und Kunst als notwendig im Sinn des Art. 46 Abs. 5 BayPVG anerkannt wurde (siehe dazu auch unten 4. und 5.).
Einwendungen der Dienststelle sind der Personalvertretung unverzüglich bekannt zu geben.
Zuständig ist die Dienststelle, bei der die Personalvertretung gebildet ist, die den Schulungsanspruch für sich geltend macht. Für die Entscheidung über Freistellungen von Mitgliedern der Stufenvertretungen ist also die jeweilige Mittelbehörde oder oberste Dienstbehörde zuständig. Diese bezieht in die Entscheidung gegebenenfalls die Stellungnahme der Dienststelle ein, der das freizustellende Mitglied der Stufenvertretung angehört. Entsprechendes gilt für die Freistellung von Mitgliedern der Gesamtpersonalvertretungen.

3. Wirkung der Freistellung

Während der Zeit der Freistellung vom Dienst werden die Bezüge fortgezahlt.
Freizeitausgleich für die Zeit der Teilnahme an Schulungs- und Bildungsveranstaltungen einschließlich der Hin- und Rückfahrt, die außerhalb der Arbeitszeit des teilnehmenden Personalratsmitglieds liegt oder länger als die regelmäßige Arbeitszeit dauert, kann nicht gewährt werden. Art. 46 Abs. 2 Satz 2 BayPVG ist nicht anwendbar, da Art. 46 Abs. 5 abschließend den Freistellungsanspruch für Schulungen regelt.
Im Interesse der Gleichstellung mit teilzeitbeschäftigten Beamten, die an vom Dienstherrn durchgeführten und dienstlich angeordneten Fortbildungsveranstaltungen teilnehmen, besteht allerdings Einverständnis, wenn teilzeitbeschäftigte Personalräte Freizeitausgleich entsprechend Art. 46 Abs. 2 Satz 2 BayPVG in Verbindung mit Art. 80 Abs. 2 Satz 2 BayBG erhalten, soweit die Schulungen innerhalb der regelmäßigen Arbeitszeit eines Vollzeitbeschäftigten, jedoch außerhalb der individuellen Arbeitszeit dieser Teilnehmer stattfinden. Bei gleitender Arbeitszeit sind dies die Zeiträume, die außerhalb der individuellen Sollzeit der Teilzeitbeschäftigten und innerhalb der Sollzeit der vergleichbaren Vollzeitbeschäftigten liegen.

4. Kostentragung

Den Teilnehmern sind die durch die Schulung entstandenen Kosten zu erstatten (Art. 44 Abs. 1 Satz 1 BayPVG). Gemäß dem allgemein geltenden Grundsatz der Verhältnismäßigkeit ist die Erstattung auf die Kosten beschränkt, die ihrer Art nach notwendig und in der Höhe angemessen sind. Die Dienststelle hat die entstehenden Kosten grundsätzlich bereits bei der Entscheidung über die Freistellung zu berücksichtigen. Die nachträgliche Ablehnung der Erstattung ist in der Regel ausgeschlossen.
Die Reisekostenerstattung richtet sich gemäß Art. 44 Abs. 1 Satz 2 BayPVG nach den Vorschriften über die Reisekosten für die Beamten der Besoldungsgruppe A 15. Reisen zu Schulungs- und Bildungsveranstaltungen gemäß Art. 46 Abs. 5 BayPVG entsprechen nicht den Fortbildungsreisen der Beamten (Art. 24 Abs. 1 BayRKG), sondern deren Dienstreisen (Art. 2 Abs. 2 BayRKG; vgl. Beschluss des Bundesverwaltungsgerichts vom 7.12.1994, - 6 P 36.93 - , PersV 1995, 369).
Aus Gründen der Verwaltungsvereinfachung können Seminargebühren unter Einschluss des Entgelts für Verpflegung und Unterkunft ohne Aufschlüsselung des Kostennachweises als angemessene Kosten anerkannt werden, wenn sie bei Schulungen außerhalb des Dienst- oder Wohnortes des Teilnehmers einen angemessenen Grenzbetrag je Schulungstag nicht übersteigen. Der angemessene Grenzbetrag beträgt bei Schulungen, die ab 1. Januar 2017 durchgeführt werden, 130,- EUR je Schulungstag.
Überschreitet die Zahl der notwendigen Übernachtungen die Zahl der Schulungstage, ist zusätzlich ein Betrag von bis zu 50 v.H. des Tagesgeldsatzes nach Art. 8 Abs. 2 BayRKG als angemessen anzuerkennen.
Übersteigt die Summe aus der Seminargebühr und den Kosten für Verpflegung und Unterkunft den oben genannten Grenzbetrag von 130,- EUR je Schulungstag, so ist die Angemessenheit der Kosten im Einzelnen nachzuweisen und zu belegen. Das freizustellende Personalratsmitglied hat zu diesem Zweck einen Kostenvoranschlag oder Belege vorzulegen, aus denen sich ergeben muss, welche Leistungen der Schulungsträger erbringt und welche Preise die Schulungsteilnehmer für die einzelnen Leistungen zu zahlen haben. Die Anzahl der notwendigen Übernachtungen sowie der Preis für die einzelne Übernachtung müssen ebenso zu ersehen sein wie die Anzahl und die Einzelpreise der zu berechnenden Frühstücks-, Mittag- und Abendessen. Auch die Seminargebühren sind nach den Einzelleistungen des Schulungsträgers aufzuschlüsseln.
Die Vorhaltekosten, d.h. die sachlichen und personellen Generalunkosten eines Schulungsträgers, sind in keinem Fall als angemessene Kosten anzuerkennen. Die Dienststelle kann nicht verpflichtet werden, solche Kosten zu tragen. Das für die Teilnahme an einer Schulungs- und Bildungsveranstaltung freizustellende Personalratsmitglied hat auf Verlangen eine Bescheinigung des Schulungsträgers vorzulegen, aus der hervorgeht, dass solche Vorhaltekosten nicht geltend gemacht werden.

5. Verbuchung im Haushalt, Zuständigkeit

Die erstattungsfähigen Auslagen sind im Haushaltsplan jeweils bei Titel 527 21 zu buchen. Die verwaltungsmäßige und rechnerische Abwicklung der Kosten, die den Personalratsmitgliedern der dem Staatsministerium für Bildung und Kultus, Wissenschaft und Kunst nachgeordneten Dienststellen aus Anlass der Teilnahme an den vom Staatsministerium für Bildung und Kultus, Wissenschaft und Kunst als notwendig anerkannten Schulungs- und Bildungsveranstaltungen im Sinne des Art. 46 Abs. 5 BayPVG entstehen, obliegt der Regierung von Niederbayern in Landshut.

B. Dienst- und Arbeitsbefreiung für die Teilnahme an sonstigen Personalratsschulungen

a)
Schulungen, die Kenntnisse vermitteln, die für die Aufgabenerfüllung der Personalvertretung in der jeweiligen Dienststelle nützlich sind, ohne dass die Voraussetzungen des Art. 46 Abs. 5 BayPVG erfüllt sind (sogenannte „förderliche“ Personalratsschulungen), gelten für Beamte, die Personalratsmitglieder sind, als berufliche Fortbildungsveranstaltungen im Sinne des § 16 Abs. 1 Satz 1 Nr. 5 der Urlaubsverordnung (UrlV) vom 24. Juni 1997 (GVBl S. 173, ber. S. 486, zuletzt geändert durch § 1 der Verordnung vom 23. Juni 2015, GVBl. 211). Eine Kostenübernahme ist nicht möglich. Die Vorschriften über die Anrechnung auf den Erholungsurlaub (§ 16 Abs. 5 UrlV) finden Anwendung.
b)
Für sonstige Fortbildungsmaßnahmen, die einen Bezug zur Personalratstätigkeit haben, kommt eine Freistellung entsprechend § 16 Abs. 1 Satz 2 UrlV gegen Einarbeitung in Betracht.
c)
Zuständig für die Entscheidung sind die in § 12 Abs. 4 der Lehrerdienstordnung (LDO) genannten Stellen, im Übrigen die unmittelbaren Dienstvorgesetzten.
Für Arbeitnehmer gelten die Vorschriften der Urlaubsverordnung entsprechend nach Maßgabe des Rundschreibens des Bayerischen Staatsministeriums der Finanzen vom 21. August 1997, Az.: 25 – P 2160 A – 219/12 – 1 140.

C. 

Die Bekanntmachung des Staatsministeriums für Unterricht und Kultus vom 3.12.1975 (KMBl I S. 2053) wird aufgehoben, soweit sie den Geschäftsbereich des Staatsministeriums für Unterricht und Kultus betrifft.

Pascher
Ministerialdirigent