Title: Bürgerservice

ArchivNotBek: 4. Aussonderung und Abgabe von dauernd aufzubewahrenden Unterlagen an ein Staatsarchiv
4.   Aussonderung und Abgabe von dauernd aufzubewahrenden Unterlagen an ein Staatsarchiv 
4.1  
^1Die dauernd aufzubewahrenden Unterlagen nach Nummer 2.2 können nach Ablauf einer Aufbewahrungszeit von 60 Jahren an die Staatsarchive abgegeben werden. ^2Davon ausgenommen sind Erbverträge, bei denen nach §§ 2300a, 2263a des Bürgerlichen Gesetzbuchs (BGB) zu verfahren ist (§ 20 Abs. 4 Satz 1 DONot).
4.2  
Bei den Urkundensammlungen ist besonders darauf zu achten, dass sie nur jahrgangsweise abgegeben werden, weil die Abgabe einzelner Urkunden wegen der damit verbundenen Verlustgefahr nicht zweckmäßig ist.
4.3  
^1Werden Urkundensammlung und Urkundenrolle an die Staatsarchive abgegeben, so hat der Notar für Erbverträge, die nach Nummer 4.1 Satz 2 von der Abgabe an die Staatsarchive ausgenommen sind, ein Verzeichnis anzulegen, das die Angaben gemäß § 9 Abs. 1 Satz 3 DONot enthält. ^2Die Anlage eines Verzeichnisses ist nicht erforderlich, soweit bei dem Notar ein Verzeichnis oder eine Kartei gemäß § 9 Abs. 2 DONot oder gemäß § 54 der Geschäftsordnung für die Notariate in Bayern vom 30. Oktober 1913 (JMBI S. 231) vorhanden ist.
4.4  
^1Die Notare übersenden dem zuständigen Staatsarchiv (Nummer 4.5) nach vorheriger Abstimmung über den Zeitpunkt die Unterlagen, die abgegeben werden sollen, unter Beilage eines Aussonderungsverzeichnisses entsprechend Anlage 2 der Aussonderungsbekanntmachung Justiz vom 27. April 1994 (JMBl S. 71) in der jeweils geltenden Fassung, soweit die Unterlagen nicht in der Urkundenrolle verzeichnet sind. ^2Die Notare ordnen die zur Abgabe bestimmten Unterlagen in der Reihenfolge des Aussonderungsverzeichnisses. ^3Die Unterlagen sind nach Möglichkeit in metallfreie Behälter umzulegen und von allen Metallteilen, z.B. Büro- oder Heftklammern, zu befreien. ^4An den Unterlagen dürfen keine Veränderungen vorgenommen sowie Siegel, Wertmarken, Originalumschläge oder Originaldeckblätter usw. nicht entfernt werden.
4.5  
^1Die Zuständigkeit des Staatsarchivs bestimmt sich nach dem Amtssitz des Notars. ^2Zuständig ist für die Notare mit dem Amtssitz

–  im Oberlandesgerichtsbezirk München
das Staatsarchiv München (80501 München, Postfach 22 11 52)

–  im Oberlandesgerichtsbezirk Nürnberg
das Staatsarchiv Nürnberg (90408 Nürnberg, Archivstr. 17)

–  im Oberlandesgerichtsbezirk Bamberg
das Staatsarchiv Würzburg (97070 Würzburg, Residenz).

4.6  
^1Die Kosten der Anbietung und Übergabe tragen die Notare. ^2Die dem Archiv dabei entstehenden Aufwendungen sind jedoch nicht zu erstatten.