Alle Buchungen sind zu belegen.
(Vgl. Art. 79 Abs. 4, Art. 80.)
Zu Art. 75:
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Inhaltsübersicht
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1.
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Belege
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2.
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Zuständigkeiten
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3.
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Bestandteile der Belege
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4.
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Andere Belege
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5.
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Ordnen der Belege
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6.
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Aufbewahren der Belege
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1.
Belege
1.1
Belege sind elektronische oder schriftliche Unterlagen für Buchungen der Kasse, der Zahlstelle oder einer sonst für Buchungen zuständigen Stelle.
1.2
Durch einen schriftlichen Beleg können nur mehrere zeitlich aufeinanderfolgende Buchungen bei der gleichen Buchungsstelle belegt werden (Nr. 5.1).
2.
Zuständigkeiten
1Das Aufbewahren der Belege ist Aufgabe der in Nr. 1.1 genannten Stellen. 2Dies gilt nicht für begründende Unterlagen, die bei der anordnenden Stelle verbleiben.
3.
Bestandteile der Belege
Belege bestehen
- a)
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aus den Kassenanordnungen und ihren Anlagen (VV Nrn. 1.1 und 3 zu Art. 70), den Unterlagen zu allgemeinen Zahlungsanordnungen (VV Nr. 11 zu Art. 70), den kasseninternen Aufträgen (VV Nrn. 1.2 und 15 zu Art. 70) sowie den Anforderungen einer Kassen- oder Zahlstellenbestandsverstärkung bzw. einer Bestandsverstärkung (VV Nrn. 1.2 und 36 zu Art. 70),
- b)
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aus den Hinweisen, die die Verbindung zur Buchung herstellen (Belegnummer),
- c)
-
aus den Nachweisen der Datenerfassung und Datenverarbeitung,
- d)
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aus den begründenden Unterlagen (VV Nr. 5.2 zu Art. 70)
- e)
-
aus den Erfassungs- und Eingabebelegen zur Berichtigung falsch erfasster Daten,
- f)
-
aus einer Ausfertigung des Verwendungsnachweises bzw. der Verwendungsbestätigung über Zuwendungen einschließlich Prüfungsvermerk (VV Nr. 11.4 zu Art. 44),
- g)
-
aus den Mitteilungen der Kasse oder Zahlstelle über beanstandete Kassenanordnungen und gegebenenfalls die Weisung des Anordnungsbefugten nach VV Nr. 8.2 zu Art. 79,
- h)
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aus den Unterlagen für Buchungen nach den VV Nrn. 7 bis 12 zu Art. 71, insbesondere den Kontoauszügen mit Anlagen,
- i)
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aus den Unterlagen für Buchungen im Wertebuch nach VV Nr. 21 zu Art. 71,
- j)
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aus den Quittungen nach VV Nr. 34 zu Art. 70.
4.
Andere Belege
Ordnet das für Finanzen zuständige Staatsministerium die Führung weiterer Bücher an, so bestimmt es das Nähere über die Belege zu diesen Büchern.
5.
Ordnen der Belege
5.1
1Belege mit Ausnahme der Anordnungen für wiederkehrende Zahlungen, die über ein Haushaltsjahr hinaus gelten, sind nach Haushaltsjahren und Buchungsstellen getrennt und in zeitlicher Reihenfolge zu ordnen. 2Die Verbindung der Belege mit Zusammenstellungen (VV Nr. 5.2 zu Art. 71) ist zu gewährleisten.
5.2
1Anordnungen für wiederkehrende Zahlungen, die über ein Haushaltsjahr hinaus gelten, und ihre Anlagen sind gesondert in alphabetischer Reihenfolge zu sammeln. 2Sie sind endgültig den Belegen des Haushaltsjahres zuzuordnen, das auf das Haushaltsjahr folgt, in dem die wiederkehrende Sollstellung erledigt ist.
5.3
Personenkonten nach VV Nr. 17.4 zu Art. 71 sind nach dem Ende eines jeden Haushaltsjahres in einem Verzeichnis (Nebenliste) zusammen zu stellen.
5.4
Ausgeschiedene Anordnungen für wiederkehrende Zahlungen, die über ein Haushaltsjahr hinaus gelten, und ihre Anlagen sind in einer eigenen Liste darzustellen.
6.
Aufbewahren der Belege
Für das Aufbewahren und für die Übertragung von Belegen auf andere Speichermedien gelten die VV Nrn. 22 bis 30 zu Art. 71.