Inhalt
2003.4-J
Dienstvereinbarung über die Einführung, Anwendung und erhebliche Änderungen des Personal- und Stellenverwaltungssystems DIAPERS-GX im Bayerischen Staatsministerium der Justiz sowie bei den bayerischen Justizvollzugsanstalten und bei der Bayerischen Justizvollzugsschule Straubing
Bekanntmachung des Bayerischen Staatsministeriums der Justiz
vom 12. Juli 2006, Az. 1518 - VIIa - 4800/2003
(JMBl. S. 160)
Zur Gewährleistung der schutzwürdigen Interessen und Belange der Beschäftigten schließen das Bayerische Staatsministerium der Justiz und der in seinem Zuständigkeitsbereich gebildete Hauptpersonalrat gemäß Art. 73 in Verbindung mit Art. 75a Abs. 1 des Bayerischen Personalvertretungsgesetzes (BayPVG) im Sinne einer vertrauensvollen Zusammenarbeit folgende Dienstvereinbarung:
1.
Gegenstand und Geltungsbereich
1.1
Die Dienstvereinbarung bezieht sich auf die Einführung und Anwendung sowie auf erhebliche Änderungen im Personal- und Stellenverwaltungssystem DIAPERS-GX im Bayerischen Staatsministerium der Justiz sowie bei den bayerischen Justizvollzugsanstalten und bei der Bayerischen Justizvollzugsschule Straubing.
1.2
Der Einsatz des Programmsystems DIAPERS-GX umfasst die Personal- und Stellenverwaltung der Laufbahnen des höheren, gehobenen, mittleren und einfachen Dienstes sowie der Angestellten und Arbeiter in den bayerischen Justizvollzugsanstalten und in der Bayerischen Justizvollzugsschule Straubing.
2.
Verfahrenszweck
2.1
Das Programmsystem DIAPERS-GX unterstützt die Vorbereitung und den Vollzug von Einzelfallentscheidungen in der Personalverwaltung und Personalwirtschaft sowie in der Stellen- und Mittelverwaltung. Daneben dient es dem Erstellen statistischer Auswertungen für besondere Informationsaufgaben, insbesondere als Grundlage für Maßnahmen der Personalplanung und Personalsteuerung.
2.2
DIAPERS-GX soll als organisatorisches Hilfsmittel die Mitarbeiter in der Personal- und Stellenverwaltung entlastend unterstützen. Das Programmsystem dient nicht Zwecken der Überwachung und Kontrolle der Beschäftigten.
3.
Datensatz und Datenaustausch
3.1
Die für die Erfassung, Speicherung und Auswertung zulässigen Personal- und Stellendaten sind in der jeweils gültigen Fassung der als Anlage beigefügten Verfahrensbeschreibung für DIAPERS-GX zur datenschutzrechtlichen Freigabe nach Art. 26 Abs. 3 Satz 1 Bayerisches Datenschutzgesetz (BayDSG) abschließend aufgeführt.
3.2
Die in dem Verfahren DIAPERS-GX gespeicherten Daten werden mit Daten aus anderen EDV-Verfahren nur verknüpft, wenn hierzu eine gesonderte Vereinbarung mit dem Hauptpersonalrat getroffen wurde.
4.
Zugriffsberechtigung und Datenauswertung
4.1
Ein umfassendes lesendes Zugriffsrecht auf die Daten aller Bediensteten des bayerischen Justizvollzugs erhalten der Leiter der Strafvollzugsabteilung im Bayerischen Staatsministerium der Justiz sowie der Personalreferent der Strafvollzugsabteilung.
Der Leiter der Strafvollzugsabteilung bestimmt, welche Mitarbeiter seiner Abteilung im Rahmen der jeweiligen Aufgabenerfüllung Zugriffsrechte auf die in DIAPERS-GX gespeicherten Personaldaten erhalten.
4.2
Ein umfassendes lesendes Zugriffsrecht erhalten die Leiter der Justizvollzugsanstalten sowie der Leiter der Bayerischen Justizvollzugsschule Straubing für die Bediensteten ihres Zuständigkeitsbereichs. Die genannten Behördenleiter bestimmen, welche Mitarbeiter der Personalverwaltung ihrer Behörde im Rahmen der jeweiligen Aufgabenerfüllung Zugriffsrechte auf die in DIAPERS-GX gespeicherten Personaldaten erhalten. Zur Festlegung der Zugriffsrechte werden die örtlichen Personalvertretungen angehört.
4.3
Die technischen Möglichkeiten des DIAPERS-GX-Verfahrens zur Auswertung der Datenstrukturen dürfen von den hierzu befugten Benutzern nur im Rahmen der Erforderlichkeit zur Erfüllung ihrer jeweiligen Aufgaben angewendet werden.
5.
Schutz der Rechte der Beschäftigten
5.1
Einführung und Nutzung von DIAPERS-GX dürfen schutzwürdige Belange der Beschäftigten nicht beeinträchtigen. Dem Recht der Beschäftigten auf informationelle Selbstbestimmung wird Rechnung getragen, indem jede Verwendung der erfassten Daten über die in Nr. 2 genannten Zwecke hinaus ausgeschlossen ist. Schutzrechte nach dem Bayerischen Beamtengesetz, dem Bayerischen Datenschutzgesetz und anderen Rechtsvorschriften bleiben unberührt.
5.2
Nach der vollständigen Ersterfassung eines Datensatzes erhält der Beschäftigte einen Ausdruck aller über ihn gespeicherten Daten sowie über die Stellen, an die Daten regelmäßig übermittelt werden. Über wesentliche Änderungen wird er benachrichtigt (Art. 100h Abs. 5 BayBG).
Jeder Beschäftigte hat das Recht, jederzeit einen Ausdruck über den vollständigen, ihn als Person betreffenden Datenbestand sowie über die Stellen, an die Daten regelmäßig übermittelt werden, zu verlangen.
5.3
Die personenbezogenen Daten in DIAPERS-GX dienen ausschließlich der Personalsachbearbeitung und Stellenverwaltung. Sie sind, wenn ihre Speicherung nicht mehr erforderlich ist und Rechtsvorschriften nicht entgegenstehen, physikalisch zu löschen.
5.4
Daten über ausgeschiedene Beschäftigte werden spätestens fünf Jahre nach dem Abschluss des jeweiligen Personalakts (Art. 100g Abs. 1 Satz 2 Nrn. 1 bis 3 des Bayerischen Beamtengesetzes) gelöscht. In diesem Fall darf jedoch ein Datenblatt mit den Grunddaten (Name, Geburtsdatum, letzte Dienstbezeichnung, Datum des Ausscheidens) gespeichert werden.
6.
Rechte der Personalvertretung
6.1
Der Hauptpersonalrat hat jederzeit das Recht auf Auskunft und Information in allen das Programmsystem DIAPERS-GX betreffenden Fragen, soweit es zur Durchführung seiner Aufgaben nach Art. 75a Abs. 1 BayPVG erforderlich ist. Hiervon unberührt bleiben entsprechende Rechte der Personalvertretungen bei den Anwendungsbehörden in deren Zuständigkeitsbereich.
6.2
Der Hauptpersonalrat hat jederzeit ein Auskunfts- und Einsichtsrecht in alle das System betreffende Unterlagen.
6.3
Im Übrigen sind dem Hauptpersonalrat die mit DIAPERS-GX gewonnenen Auswertungen zur Verfügung zu stellen, soweit dies für die Durchführung seiner Aufgaben erforderlich ist (Art. 69 Abs. 2 Satz 2 BayPVG).
7.
Weiterentwicklung des Verfahrens
7.1
Der Hauptpersonalrat wird bei Verfahrensneuentwicklungen und erheblichen Verfahrensweiterentwicklungen sowie geplanten neuen Auswertungen und Datenübermittlungen rechtzeitig, spätestens bei Vorlage des Pflichtenheftes oder eines Fachfeinkonzepts beteiligt. Die Dienstvereinbarung ist gegebenenfalls entsprechend anzupassen.
7.2
Um die Mitwirkungsrechte des Hauptpersonalrats sicherzustellen, wird der Vorsitzende über Anträge des Staatsministeriums der Justiz auf Änderungen des Programmsystems DIAPERS-GX zeitgleich mit deren Übersendung an die zuständige Leitstelle im Staatsministerium des Innern unterrichtet.
8.
In-Kraft-Treten, Laufzeit, Außer-Kraft-Treten
8.1
Die Dienstvereinbarung tritt am Tage nach ihrer Veröffentlichung in Kraft. Sie kann mit einer Frist von sechs Monaten zum Ende eines Kalendermonats schriftlich gekündigt werden. In diesem Fall werden unverzüglich Verhandlungen zum Abschluss einer neuen Dienstvereinbarung aufgenommen.
8.2
Nach Außer-Kraft-Treten der Dienstvereinbarung wegen Kündigung gelten ihre Regelungen bis zum Abschluss einer neuen Dienstvereinbarung, längstens ein Jahr, weiter.
Anlagenverzeichnis zur Dienstvereinbarung:1)
Verfahrensbeschreibung nach Art. 26 Abs. 3 Satz 1 BayDSG für das Personal- und Stellenverwaltungssystem DIAPERS-GX.
[Amtl. Anm.:] von der Veröffentlichung der Anlage wurde abgesehen
München, den 12. Juli 2006
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Bayerisches Staatsministerium
der Justiz
Klotz
Ministerialdirektor
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Hauptpersonalrat beim
Bayerischen Staatsministerium der Justiz
Schmid
Vorsitzender
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