2.
Beglaubigung öffentlicher Urkunden als Voraussetzung für die Legalisation
2.1
Öffentliche Urkunden, die legalisiert werden sollen, bedürfen vorher in der Regel einer besonderen innerstaatlichen Beglaubigung. Grundsätzlich können nur Originalurkunden beglaubigt werden. Ist eine Urkunde nicht oder nur mit erheblichen Schwierigkeiten wiederbeschaffbar, so kann ausnahmsweise auch eine Kopie verwendet werden, wenn ihre Übereinstimmung mit dem Original mittels eines amtlichen Beglaubigungsvermerks nach Art. 33 BayVwVfG bestätigt wurde. Der Beglaubigung zum Zwecke der Legalisation nach dieser Bekanntmachung kann dann nur der amtliche Beglaubigungsvermerk zugrunde gelegt werden. Die Beglaubigung von Kopien deutscher Personenstandsurkunden ist – sofern sie wiederbeschaffbar sind – ausgeschlossen.
2.2
Beglaubigung im Sinn dieser Bekanntmachung ist die Bestätigung auf einer inländischen öffentlichen Urkunde über die Echtheit der Unterschrift, die Eigenschaft, in welcher der Unterzeichner gehandelt hat (Amts-, Dienst- oder Funktionsbezeichnung) und ggf. die Echtheit des Dienstsiegels oder -stempels, mit dem die Urkunde versehen ist. Im Interesse eines einheitlichen Sprachgebrauchs wird empfohlen, für die Echtheitsbestätigung der innerdeutschen Behörden ausschließlich den Ausdruck „Beglaubigung“ (z.B. Vor-, Zwischen- und Endbeglaubigung) zu verwenden. Der Ausdruck „Legalisation“ ist der Echtheitsbestätigung durch die ausländischen Vertretungen vorbehalten.
2.3
Die Beglaubigung ist eine Dienstleistung deutscher Behörden. Für die Endbeglaubigung werden die Regierungen als zuständige Behörden bestimmt. § 1 Abs. 1 Nr. 1 und Abs. 2 der Verordnung über die Zuständigkeit im allgemeinen Rechtshilfeverkehr mit dem Ausland sowie im Rechtshilfeverkehr mit dem Ausland in Zivil- und Handelssachen (Zuständigkeitsverordnung allgemeine Rechtshilfe und in Zivil- und Handelssachen – ZustVaZHRh) vom 16. September 2009 (GVBl S. 498, BayRS 319-2-J) ist entsprechend anzuwenden. Demnach beglaubigen die Regierungen die öffentlichen Urkunden, die im jeweiligen Regierungsbezirk von den Gerichten oder Behörden des Freistaates Bayern, den Gemeinden oder Gemeindeverbänden oder den sonstigen der Aufsicht des Freistaates Bayern unterstehenden Körperschaften, Anstalten und Stiftungen des öffentlichen Rechts errichtet worden sind. Ausgenommen sind Urkunden aus dem Geschäftsbereich des Staatsministeriums der Justiz und für Verbraucherschutz; siehe Bekanntmachung des Staatsministeriums der Justiz vom 3. April 2008 (JMBl S. 46). Die Regierungen nehmen grundsätzlich die Endbeglaubigung vor, es sei denn, die Vertretung des ausländischen Staates, in dem die Urkunde verwendet werden soll, hält die Endbeglaubigung durch das Bundesverwaltungsamt für erforderlich (siehe Nr. 2.10 und
Anlage 1 Nr. 5).
2.4
Die Regierungen sind auch zuständig für die Erteilung der Beglaubigung nach Art. 3 des Abkommens vom 13. Mai 1975 zwischen der Bundesrepublik Deutschland und dem Königreich Belgien über die Befreiung öffentlicher Urkunden von der Legalisation sowie für die Erteilung der Beglaubigung nach Art. 2 des Vertrages vom 7. Juni 1969 zwischen der Bundesrepublik Deutschland und der Italienischen Republik über den Verzicht auf die Legalisation von Urkunden (§§ 2 und 3 ZustVaZHRh). Die Beglaubigung ist für Urkunden erforderlich, die nicht von der allgemeinen Befreiung von der Legalisation nach Maßgabe des jeweiligen Abkommens erfasst sind (siehe
Anlage 1 Nrn. 2.1 und 2.5).
2.5
Öffentliche Urkunden, die der Legalisation bedürfen, werden nur auf Antrag beglaubigt. Im Antrag ist anzugeben, in welchem Staat die Urkunde vorgelegt werden soll.
2.6
Sofern weder die Unterschrift der Person, welche die Urkunde unterschrieben hat, noch ein Abdruck des verwendeten Dienstsiegels bei der Regierung hinterlegt (Nr. 2.6.1) oder die Unterschrift und das Dienstsiegel der Regierung nicht anderweitig bekannt sind, ist die Urkunde vorzubeglaubigen (Nr. 2.6.2). In begründeten Einzelfällen, insbesondere bei Eilbedürftigkeit, kann sich die Regierung auch auf andere Weise Gewissheit über die Echtheit der Unterschrift und des Dienstsiegels verschaffen.
2.6.1
Die Regierung kann Unterschriftsproben der Personen anfordern, welche berechtigt sind, die Ausfertigung der Urkunden zu unterschreiben, die von der Regierung endbeglaubigt werden sollen. Die Hinterlegung von solchen Unterschriften dient der Verfahrensbeschleunigung und ist dann zweckmäßig, wenn Urkunden mit derselben Unterschrift häufiger vorgelegt werden. Entsprechendes gilt für die Dienstsiegel. Eine Vorbeglaubigung entfällt in diesen Fällen. Das Weitere regelt jede Regierung im Einvernehmen mit der betroffenen Behörde.
2.6.2
Jede Regierung regelt das Verfahren über die Vorbeglaubigung in eigener Zuständigkeit, soweit in dieser Bekanntmachung nicht anderes bestimmt ist. Falls Verfahrensabläufe über eine Mitwirkung von Behörden oder Gerichten, die nicht dem Geschäftsbereich des Staatsministeriums des Innern angehören, in grundsätzlicher Weise geregelt werden sollen, ist das zuständige Staatsministerium zu beteiligen.
Soweit erforderlich, kann die Regierung eine zusätzliche Zwischenbeglaubigung verlangen. Dies gilt auch für die von den kreisfreien Städten und Landratsämtern ausgestellten Urkunden.
Die Unterschriftsproben der für die Vorbeglaubigung zuständigen Bediensteten sind der jeweiligen Regierung unter Beifügung eines Abdrucks des Dienstsiegels nach dem Muster der
Anlage 2 in einfacher Ausfertigung zu übersenden, Veränderungen (Zu-/Abgänge) sind unter Angabe des Zeitpunktes rechtzeitig mitzuteilen. Ob und bei welcher Behörde Unterschriftsproben für Zwischenbeglaubigungen hinterlegt werden, entscheidet die jeweilige Regierung.
2.7
Soweit Unterschriftsproben mit Abdrucken von Dienstsiegeln bei einer Regierung hinterlegt werden (Nr. 2.6.1) oder eine Vor- oder Zwischenbeglaubigung vorgenommen wird (Nrn. 2.6.2 und 2.8), leisten die jeweiligen Behörden oder Gerichte den Regierungen Amtshilfe (Art. 4 Abs. 1 BayVwVfG). Dies gilt auch, wenn sich der Urkundenbesitzer z.B. aus Zeitersparnisgründen, veranlasst von der Regierung, unmittelbar an die Behörde wendet, welche die Vor- oder Zwischenbeglaubigung vornimmt.
2.8
Im Einvernehmen mit den Staatsministerien für Wissenschaft, Forschung und Kunst und für Unterricht und Kultus sind für die Beglaubigung von Urkunden aus den Geschäftsbereichen dieser Ressorts die Nrn. 2.6.1 und 2.6.2 entsprechend anzuwenden. Ergänzend gilt Folgendes:
2.8.1
Urkunden der Universitäten, Kunsthochschulen, Fachhochschulen
Sofern eine Vorbeglaubigung erforderlich ist, werden die Urkunden der Universitäten, Kunsthochschulen und Fachhochschulen von diesen vorbeglaubigt.
2.8.2
Urkunden der Gymnasien, Realschulen, Berufsoberschulen und Fachoberschulen einschließlich der Schulen zur sonderpädagogischen Förderung
Sofern eine Vorbeglaubigung erforderlich ist, werden die Urkunden von den jeweiligen Ministerialbeauftragten vorbeglaubigt.
2.8.3
Urkunden der sonstigen beruflichen Schulen
Bei sonstigen beruflichen Schulen einschließlich der entsprechenden Schulen zur sonderpädagogischen Förderung obliegt der Regierung die unmittelbare Schulaufsicht. Von diesen Schulen ausgestellte Urkunden werden daher direkt von den Regierungen beglaubigt oder mit einer Apostille versehen; eine Vorbeglaubigung entfällt.
2.8.4
Urkunden der Volksschulen
Sofern eine Vorbeglaubigung erforderlich ist, sind von Volksschulen ausgestellte Urkunden vom rechtlichen Leiter des staatlichen Schulamtes vorzubeglaubigen. Dieser kann diese Aufgabe auf die zur Vorbeglaubigung ermächtigten Beamten des Landratsamtes bzw. der kreisfreien Stadt delegieren (Art. 115 BayEUG in Verbindung mit der 8. AVVoSchG).
2.8.5
Urkunden der Volksschulen zur sonderpädagogischen Förderung und Schulen für Kranke
Bei Volksschulen zur sonderpädagogischen Förderung und Schulen für Kranke obliegt der Regierung die unmittelbare Schulaufsicht. Von diesen Schulen ausgestellte Urkunden werden daher direkt von den Regierungen beglaubigt oder mit einer Apostille versehen; eine Vorbeglaubigung entfällt.
2.9
Für die Vorbeglaubigungs- und Endbeglaubigungsvermerke gilt grundsätzlich Folgendes:
2.9.1
Der Vermerk über die Vorbeglaubigung einer Urkunde und der Vermerk über die Endbeglaubigung, wenn es sich jeweils um den ersten Beglaubigungsvermerk handelt, lauten grundsätzlich wie folgt:
„Die Echtheit der Unterschrift der/des
…..............................................................................................................
(Amts-, Dienst- oder Funktionsbezeichnung, Name)
und die Echtheit des beigefügten Dienstsiegels werden beglaubigt. Zugleich wird bescheinigt, dass die/der Vorgenannte zur Vornahme der Amtshandlung nach den deutschen Gesetzen befugt ist.
................................., den ..............................
(Siegel) ...........................................................
(Bezeichnung der Behörde)
........................................................................
(Unterschrift)
(Name in Maschinenschrift)
........................................................................
(Amts-, Dienst- oder Funktionsbezeichnung)“
2.9.2
Der Vermerk über eine Zwischenbeglaubigung oder über die Endbeglaubigung nach einer Vorbeglaubigung kann sich nur auf den jeweils vorausgehenden Vermerk beziehen, er lautet z.B. wie folgt:
„Die Echtheit der Unterschrift der/des
..................................................................................................................
(Amts-, Dienst- oder Funktionsbezeichnung, Name)
und die Echtheit des beigefügten Dienstsiegels werden beglaubigt.
................................., den ..............................
(Siegel) ...........................................................
(Bezeichnung der Behörde)
........................................................................
(Unterschrift)
(Name in Maschinenschrift)
........................................................................
(Amts-, Dienst- oder Funktionsbezeichnung)“
2.9.3
Die Möglichkeit, digitalisierte Dienstsiegel, also maschinell oder elektronisch erzeugbare Siegelabdrucke zu verwenden, ist allgemein in der Allgemeinen Geschäftsordnung für die Behörden des Freistaates Bayern (AGO) sowie der Verordnung zur Ausführung des Gesetzes über das Wappen des Freistaates Bayern (AVWpG) geregelt. Die maßgeblichen Vorschriften (§ 8 Abs. 4 AVWpG bzw. § 25 Abs. 1 AGO) enthalten aber nur eine Ermächtigung und keine Verpflichtung für die Verwendung maschinell oder elektronisch erzeugter Siegelabdrucke.
Elektronisch aufgetragene Siegel sind nicht fälschungssicher. Bei zugelassener maschineller oder elektronischer Siegelung ist es grundsätzlich nicht möglich, die Echtheit des Siegels zu bestätigen, es sei denn, die ausstellende Behörde oder die Vorbeglaubigungsstelle bestätigt gesondert die Echtheit des Dienstsiegels. Maschinell erzeugte Unterschriften können ebenfalls nicht beglaubigt werden.
2.9.4
Beglaubigungsvermerke können mit einem Stempelabdruck gefertigt werden. Aufgeklebte Vermerke sind durch ein zusätzliches Siegel über den Kleberand hinweg mit der Urkunde zu verbinden. Der Wortlaut eines Beglaubigungsvermerks kann den Bedürfnissen des Einzelfalles angepasst werden.
2.9.5
Die Unterschrift muss handschriftlich mit Tinte oder Kugelschreiber mit blauer dokumentenechter Farbe vollzogen werden. Für das Siegel ist eine blaue Stempelkissenfarbe zu verwenden. Für die Siegelung eines Beglaubigungsvermerks sind automatisch erstellte Siegel nicht zulässig.
2.9.6
Mehrere Beglaubigungsvermerke sind so untereinander zu setzen, dass eine lückenlose, auf die ausstellende Person zurückzuführende Beglaubigungskette entsteht. Der jeweilige Beglaubigungsvermerk hat sich unmittelbar an die zu beglaubigende Unterschrift anzuschließen, Zwischenräume sind zu vermeiden. Der Raum für die Beglaubigung ist so zu bemessen, dass alle Beglaubigungen einschließlich der Legalisation möglichst ohne Beifügung von Anhängebögen auf der Urkunde selbst Platz finden. Ist dies nicht möglich, so ist ein für alle weiteren Vermerke ausreichender Bogen anzuhängen oder anzukleben. Die Verbindungsstelle ist zu siegeln.
2.10
Die meisten Vertretungen ausländischer Staaten in der Bundesrepublik Deutschland begnügen sich bei der Legalisation mit der Beglaubigung durch die Regierungen. Von einigen Vertretungen ausländischer Staaten (siehe
Anlage 1 Nr. 5) wird jedoch die Endbeglaubigung durch das Bundesverwaltungsamt verlangt.
2.11
Die Regierungen übermitteln dem Bundesverwaltungsamt in Köln und den Vertretungen ausländischer Staaten (Konsulaten bzw. Konsularabteilungen der Botschaften), deren Amtsbereich sich auf Bayern oder auf den jeweiligen Regierungsbezirk erstreckt, eine mit dem Abdruck des Dienstsiegels versehene Unterschriftsprobe der zur Beglaubigung befugten Personen der Regierung. Grundsätzlich reicht es aus, Unterschriftsproben nur den Vertretungen der Staaten zu übermitteln, in denen regelmäßig deutsche Urkunden Verwendung finden. Die Unterschriftsproben können im Vervielfältigungsverfahren hergestellt werden; der Abdruck des Dienstsiegels ist stets im Original beizufügen.
3.
Erteilung der Apostille und der Bestätigung gemäß Art. 7 Abs. 2 des Übereinkommens vom 5. Oktober 1961
3.1
Das Haager Übereinkommen vom 5. Oktober 1961 sieht eine Vereinfachung des Urkundenverkehrs zwischen den Vertragsstaaten dadurch vor, dass anstelle der Legalisation von öffentlichen Urkunden oder einer in einer zwischenstaatlichen Vereinbarung vorgesehenen formstrengeren Beglaubigung oder Bescheinigung (Art. 8 des Übereinkommens) eine vereinfachte, nach einheitlichem Muster (Art. 4 des Übereinkommens) herzustellende Echtheitsbescheinigung (Apostille) tritt. Die Apostille kann nur auf öffentlichen Urkunden nach Maßgabe von Art. 1 des Übereinkommens erteilt werden. Die Apostille wird von einer Behörde des Staates, in dem die Urkunde errichtet wurde, erteilt (Art. 6 des Übereinkommens). Diese Behörde kann auch feststellen, ob die Angaben in der Apostille mit den Angaben in dem Register, in das die Ausstellung der Apostille einzutragen ist, übereinstimmen, sie kann hierüber eine Bestätigung erteilen (Art. 7 Abs. 2 des Übereinkommens). Die Behörde wird nur auf Antrag tätig (Art. 5 und Art. 7 Abs. 2 des Übereinkommens).
3.2
Dem Übereinkommen gehen solche Übereinkommen vor, nach denen die Verwendung öffentlicher Urkunden in einem Vertragsstaat keiner Legalisation oder Beglaubigung bedarf.
3.3
Die Apostillen und die Bestätigung nach Art. 7 Abs. 2 des Übereinkommens werden von den Regierungen erteilt; die sachliche und örtliche Zuständigkeit der Regierungen ergibt sich aus § 1 Abs. 1 Nr. 1 und Abs. 2 ZustVaZHRh.
3.4
Sofern die Unterschrift der Person, welche die Urkunde unterschrieben hat, und die Eigenschaft, in der die Person tätig geworden ist, sowie ein Abdruck des verwendeten Dienstsiegels bei der Regierung nicht hinterlegt oder der Regierung auch sonst nicht bekannt sind, können diese Angaben grundsätzlich nicht durch Vorbeglaubigung auf der Urkunde bestätigt werden. Die Echtheit von Unterschrift und Dienstsiegel und die erforderlichen Angaben sind vielmehr gesondert unter genauer Bezeichnung der Urkunde zu bestätigen. Soweit die Vorbeglaubigung im Einzelfall trotzdem auf der Urkunde vorgenommen wird, sind Unterschrift und Dienstsiegel im Original zu beglaubigen. Falls der Antragsteller die Unterlagen der Regierung persönlich überbringen möchte, sind die Urkunde und die Bestätigung in einem verschlossenen und versiegelten Kuvert zu übergeben. Die beteiligten Behörden und Gerichte leisten dabei den Regierungen Amtshilfe. Die Nrn. 2.6, 2.7 und 2.8 gelten entsprechend.
3.5
Die Apostille ist auf der Urkunde selbst oder auf einem mit ihr verbundenen Blatt anzubringen; sie muss dem Muster entsprechen, das dem Übereinkommen als Anlage beigefügt ist (Art. 4 des Übereinkommens). Nr. 2.9.5 gilt entsprechend. Dabei kann entweder ein Vordruck oder ein Stempel verwendet werden. Der Vordruck ist mit der Urkunde dauerhaft zu verbinden. Der Vordruck kann auch als Klebeetikett hergestellt und auf der Urkunde dauerhaft aufgeklebt werden. Die Verbindungsstelle des Vordrucks oder eines Kleberandes ist zu siegeln. Die Unterschrift in der Apostille muss handschriftlich vorgenommen werden. Als „Land“ ist in Nr. 1 der Apostille einzusetzen: „Bundesrepublik Deutschland“.
3.6
Jede Regierung führt das in Art. 7 des Übereinkommens vorgeschriebene Register oder Verzeichnis und trägt darin die Ausstellung der Apostille ein. Aus dem Register sind auf Antrag der Beteiligten Auskünfte zu erteilen.