Nach Art. 13 Abs. l des Bayerischen Archivgesetzes (BayArchivG) vom 22. Dezember 1989 (GVB1 S. 710)¹ regeln die Gemeinden, Landkreise und Bezirke und die sonstigen kommunalen Körperschaften, Anstalten und Stiftungen des öffentlichen Rechts und ihre Vereinigungen die Archivierung der bei ihnen erwachsenen Unterlagen in eigener Zuständigkeit.

Es gehört zu den Aufgaben jeder kommunalen Körperschaft, für ihren Geschäftsgang zu sorgen und die dafür notwendigen Einrichtungen zu schaffen (Art. 56 Abs. 2 GO). Die Gemeinden sind auch nach Art. 57 Abs. l GO in Verbindung mit Art. 13 Abs. l und 2 BayArchivG verpflichtet, für die Archivierung ihrer Unterlagen in einem Archiv Sorge zu tragen; ggf. archivieren die Gemeinden in Archiven, die in kommunaler Zusammenarbeit geschaffen werden (Art. 57 Abs. 3 GO). Entsprechendes gilt für die übrigen kommunalen Körperschaften, Anstalten und Stiftungen des öffentlichen Rechts.

Landkreise und Bezirke, die keine eigenen Archive unterhalten, haben Unterlagen, die sie zur Erfüllung ihrer Aufgaben nicht mehr benötigen, dem zuständigen staatlichen Archiv zur Übernahme anzubieten (Art. 13 Abs. 3 Satz l BayArchivG).

Die Aussonderungsbekanntmachung der Staatsregierung vom 19. November 1991 (StAnz Nr. 48, A11MB1 S. 884)², die unmittelbar nur für die staatlichen Stellen gilt, enthält Regelungen über die Aussonderung von Unterlagen und deren weitere Behandlung. Den Gemeinden, Landkreisen und Bezirken sowie den sonstigen kommunalen Körperschaften, Anstalten und Stiftungen des öffentlichen Rechts und ihren Vereinigungen wird empfohlen, bei der Aussonderung von Unterlagen die Bestimmungen dieser Bekanntmachung sinngemäß anzuwenden.

Aufgabe der Archive ist es, die bei der Verwaltung für den laufenden Dienstbetrieb entbehrlichen, jedoch archivwürdigen (Art. 2 Abs. 2 BayArchivG) Unterlagen zu archivieren. Archivierung umfasst die Aufgabe, das Archivgut zu erfassen, zu übernehmen, auf Dauer zu verwahren und zu sichern, zu erhalten, zu erschließen, nutzbar zu machen und auszuwerten (Art. 2 Abs. 3 BayArchivG).

Nach Art. 141 Abs. 2 der Verfassung des Freistaates Bayern sind Denkmäler der Geschichte von Staat, Gemeinden und Körperschaften des öffentlichen Rechts zu schützen und zu pflegen. Das Archivgut (Art. 2 Abs. l BayArchivG) sichert als objektive Quelle die rechtsstaatlich gebotene Kontinuität der Verwaltung und ist zugleich die unverzichtbare und unersetzliche Grundlage für die Erforschung der Vergangenheit. Die Archive können dem einzelnen Bürger durch die Bereitstellung wichtiger Daten wertvolle Hilfe leisten.

Die staatlichen Archive beraten und unterstützen alle nichtstaatlichen Archiveigentümer bei der Sicherung und Nutzbarmachung ihres Archivguts, soweit daran ein öffentliches Interesse besteht (Art. 4 Abs. 5 Satz 3 BayArchivG). Sie werden dabei von ehrenamtlichen Archivpflegern unterstützt (Art. 5 Abs. l BayArchivG).

Die Generaldirektion der Staatlichen Archive Bayerns bestellt im Einvernehmen mit dem jeweiligen Landkreis ehrenamtlich tätige Archivpfleger. Im Hinblick auf die Größe eines Landkreises können für sein Gebiet auch mehrere Archivpfleger bestellt werden, deren Zuständigkeitsbereiche gebietsmäßig abzugrenzen sind. Zu Archivpflegern sollen Personen bestellt werden, die aufgrund ihrer Orts- und Fachkenntnisse sowie ihrer Arbeitskraft für dieses Amt geeignet sind. Die Bestellung erfolgt für einen Zeitraum von fünf Jahren; Wiederbestellung ist zulässig. Die Archivpfleger erhalten eine Urkunde über ihre Bestellung und einen Dienstausweis.

Die Archivpfleger haben über die ihnen bekannt gewordenen Angelegenheiten Verschwiegenheit zu bewahren; das gilt nicht für Mitteilungen im amtlichen Verkehr und über Tatsachen, die offenkundig sind oder ihrer Bedeutung nach keiner Geheimhaltung bedürfen. Sie dürfen die Kenntnisse der geheim zu haltenden Angelegenheiten nicht unbefugt verwerten. Sie haben auf Verlangen des Staatsarchivs amtliche Schriftstücke, Zeichnungen, bildliche Darstellungen und Aufzeichnungen jeder Art über dienstliche Vorgänge, soweit sie in Ausübung der ehrenamtlichen Tätigkeit entstanden sind, herauszugeben, auch wenn es sich um Wiedergaben handelt. Diese Verpflichtungen bestehen auch nach Beendigung des Ehrenamtes fort (vgl. Art. 5 Abs. 2 BayArchivG).

Die Generaldirektion der Staatlichen Archive Bayerns und die Staatsarchive weisen die ihnen unterstehenden Archivpfleger in ihre Aufgaben ein und sorgen für eine regelmäßige Fortbildung.

Die Tätigkeit der Archivpfleger ist mit erheblichem Zeitaufwand verbunden. Die Landkreise werden deshalb gebeten, wie bereits bisher den Archivpflegern eine angemessene Entschädigung zu gewähren. Die Entschädigung soll sich nicht nur auf den Ersatz von Auslagen erstrecken, sondern auch den Aufwand an Zeit und Mühe angemessen abgelten. Es wird empfohlen, entsprechend Art. 14 a LKrO zu verfahren.

Die Archivpfleger sind bei der Ausübung ihres Ehrenamts nach den Vorschriften der §§ 537 ff. RVO¹ gegen Unfälle versichert. Zuständiger Träger der Unfallversicherung ist der Bayerische Gemeindeunfallversicherungsverband, weil die Archivpfleger für die Kommunen, insbesondere für die Gemeinden, tätig werden. Da die gesetzliche Unfallversicherung nur Körperschäden ersetzt, werden die Landkreise gebeten, den Archivpflegern auch einen angemessenen Ersatz für Sachschäden zu gewähren, die ihnen in Ausübung ihres Ehrenamts entstehen, insbesondere bei Unfällen mit ihrem privaten Kraftfahrzeug.

Die Zuständigkeit der Archivpfleger erstreckt sich auf alle Kommunalarchive, die nicht von Facharchivaren oder hauptamtlich geleitet werden. Die Generaldirektion der Staatlichen Archive Bayerns kann auch andere Kommunalarchive von der Betreuung durch die ehrenamtlichen Archivpfleger ausnehmen.

Die Archivpfleger beraten die Gemeinden und deren Vereinigungen ihres Zuständigkeitsbereichs in allen Fragen des kommunalen Archivwesens. Sie sollen die Gemeinden in möglichst regelmäßigen Zeitabständen besuchen und dabei alle mit dem Archiv zusammenhängenden Probleme erörtern.

Die Archivpfleger beraten insbesondere, wenn

- Archivordnungen oder Benützungsregelungen vorbereitet werden,

- Mitarbeiter mit der Ordnung oder Betreuung des Gemeindearchivs beauftragt werden,

- Archivräume geschaffen oder eingerichtet werden,

- entbehrliche Unterlagen ausgesondert werden und über die Archivierung oder Vernichtung zu entscheiden ist,

- Grundsätze der Erschließung von Unterlägen aufgestellt werden sollen.

Festgestellte Missstände zeigt der Archivpfleger dem Ersten Bürgermeister an und berät die Gemeinde bei der Beseitigung.

Die Archivpfleger unterstützen die staatlichen Archive auch bei der Beratung der Rechts- und Stiftungsaufsichtsbehörden bei allen Archivgut betreffenden Entscheidungen (Art. 5 Abs. 1in Verbindung mit Art. 4 Abs. 5 Satz 2 BayArchivG).