Inhalt

3. Organisatorische Kontrollmechanismen

3.1 Transparente Aktenführung

1Akten müssen die einzelnen Bearbeitungsschritte vollständig, nachvollziehbar und dauerhaft erkennen lassen. 2Vorgangsrelevante mündliche Erklärungen und Informationen sind schriftlich zu dokumentieren. 3Nähere Festlegungen finden sich in der Allgemeinen Geschäftsordnung für die Behörden des Freistaates Bayern (AGO). 4Für Vergabeverfahren wird insbesondere auf die Dokumentationspflicht des § 30 VOL/A bzw. § 30 VOB/A (Vergabevermerk) hingewiesen.

3.2 Allgemeine Vorgangskontrolle, Dienst- und Fachaufsicht

1In korruptionsgefährdeten Bereichen sind geeignete Maßnahmen zur Vorgangskontrolle im Geschäftsablauf vorzusehen, z.B. Wiedervorlagen, Abschlussvermerke, stichprobenweise Überprüfung von Ermessensentscheidungen. 2Besonders korruptionsgefährdete Arbeitsbereiche verlangen darüber hinaus eine verstärkte Kontrolle (z.B. Stichproben ggf. auch durch die Aufsichtsbehörden). 3Sie dient dem Schutz der Mitarbeiter und soll Außenstehenden deutlich machen, dass eine hohe Aufdeckungswahrscheinlichkeit besteht.

3.3 Mehraugenprinzip

1Organisatorische Maßnahmen, insbesondere Zuständigkeitsregelungen, sind so zu treffen, dass in Bereichen mit der Gefahr einer systematischen Korruption die Korruptionsgefahr minimiert wird. 2Als wirksam erwiesen haben sich die in vielen Bereichen bestehenden Regelungen, nach denen mehrere Personen an Entscheidungen mitwirken müssen (Mehraugenprinzip). 3Dies kann durch die Aufteilung von Entscheidungskompetenzen geschehen oder durch eine Ausweitung von Kontrollmöglichkeiten. 4Soweit erforderlich, ist das Mehraugenprinzip zu stärken. 5Für den Bereich des Haushaltsrechts ist das „Mehraugenprinzip “ zudem gesetzlich vorgegeben. 6Zu beachten ist die Beteiligung des Beauftragten für den Haushalt bei allen Maßnahmen von finanzieller Bedeutung gemäß Art. 9 Abs. 2 Satz 2 BayHO.

3.4 Revision

1Korruption kann nur durch Kontrollen sichtbar gemacht werden. 2Revision hat das Ziel, durch planmäßige und/oder unvorhersehbare Kontrollen das Entdeckungsrisiko zu erhöhen und dadurch abschreckend zu wirken. 3Darüber hinaus können im Rahmen der Revision Anzeichen mangelnder Korruptionsvorsorge entdeckt und abgestellt werden. 4Jedes Ressort sollte mindestens eine Organisationseinheit mit der Aufgabe der Innenrevision für besonders korruptionsgefährdete Bereiche des Ressorts betrauen. 5Laufende und abgeschlossene Vorgänge sind in besonders korruptionsgefährdeten Bereichen oder aufgrund besonderer Anlässe stichprobenartig zu überprüfen. 6Zum Vorgehen bei Vorliegen eines Korruptionsverdachts vgl. Nr. 6.

3.5 Ansprechpartner für Korruptionsvorsorge

1Soweit in bestimmten Bereichen zweckmäßig, können Ansprechpartner für Korruptionsvorsorge bestellt werden, die auch für mehrere Dienststellen zuständig sein können. 2Die Ansprechpartner nehmen ihre Aufgabe weisungsfrei wahr und sind direkt der Dienststellenleitung unterstellt. 3Sie können in ihrem Zuständigkeitsbereich ohne Einhaltung des Dienstweges um Rat und Unterstützung gebeten werden. 4Aufgaben eines Ansprechpartners für Korruptionsvorsorge können z.B. sein:
Erteilen von Auskünften in Fällen von versuchter Manipulation und Einflussnahme oder bei aufkommenden Verdachtsmomenten,
Analyse von Schwachstellen in der dienstbetrieblichen Organisation,
Vorschlag geeigneter Präventionsmaßnahmen, laufende Überprüfung und Anpassung bestehender Maßnahmen,
Sensibilisierung der Beschäftigten für die Korruptionsproblematik.
5Besonderer Wert ist darauf zu legen, dass Ansprechpartner den Beschäftigten auch persönlich bekannt sind, um einen möglichst niederschwelligen Zugang zu gewährleisten. 6Die Mitwirkung bei Fortbildungsveranstaltungen o. Ä. bietet sich hierzu besonders an.

3.6 Organisation von Beschaffungs- und Vergabestellen

Eine durchgehende Trennung von Bedarfs-, Vergabe- und Abrechnungsstellen ist anzustreben, soweit nicht überwiegende Gründe der Verwaltungsvereinfachung oder sonstige triftige Gründe entgegenstehen.