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KommHV-Doppik
in Kraft ab: 01.09.2018
Fassung: 05.10.2007
§ 33
Elektronische Kommunikation, automatisierte Verfahren
(1) Werden automatisierte Verfahren für die Ermittlung von Ansprüchen und Zahlungsverpflichtungen, die Buchführung, die Abwicklung des Zahlungsverkehrs und die Aufbewahrung von Büchern und Belegen eingesetzt, muss sichergestellt werden, dass
1.
geeignete, fachlich geprüfte Programme und von der durch Dienstanweisung bestimmten Stelle freigegebene Verfahren eingesetzt werden,
2.
die Daten vollständig und richtig erfasst, eingegeben, verarbeitet und ausgegeben werden,
3.
nachvollziehbar dokumentiert ist, wer wann welche Daten eingegeben oder verändert hat,
4.
in das automatisierte Verfahren nicht unbefugt eingegriffen werden kann,
5.
die gespeicherten Daten nicht verloren gehen und nicht unbefugt gelesen, genutzt oder verändert werden können,
6.
die gespeicherten Daten bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfristen jederzeit in angemessener Frist lesbar und maschinell auswertbar sind; § 69 Abs. 4 ist zu beachten,
7.
die Unterlagen, die für den Nachweis der richtigen und vollständigen Ermittlung der Ansprüche oder Zahlungsverpflichtungen sowie für die ordnungsgemäße Abwicklung der Buchführung und des Zahlungsverkehrs erforderlich sind, einschließlich eines Verzeichnisses über den Aufbau der Datensätze und die Dokumentation der eingesetzten Programme und Verfahren bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist verfügbar bleiben,
8.
Berichtigungen der Daten protokolliert, nachvollziehbar dokumentiert und die Protokolle wie Belege aufbewahrt werden,
9.
elektronische Signaturen (§ 98 Nr. 21) mindestens während der Dauer der Aufbewahrungsfristen nachprüfbar sind,
10.
die Aufgabenbereiche „Administration von Informationssystemen und automatisierten Verfahren“, die Fach- und Kassenaufgaben gegeneinander abgegrenzt und die dafür Verantwortlichen bestimmt werden; die Aufgaben sollen nicht von demselben Beschäftigten wahrgenommen werden.
(2) Das Nähere über den Einsatz automatisierter Verfahren, deren Sicherung und Kontrolle wird durch Dienstanweisung geregelt.