Inhalt

9. Aussonderung von Schülerunterlagen

9.1 

Die Aussonderung der Schülerunterlagen nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen richtet sich nach der Aussonderungsbekanntmachung (Aussond-Bek) vom 19. November 1991 (KWMBl. I 1992 S. 30), die durch Bekanntmachung vom 6. November 2001 (KWMBl. I S. 473) geändert worden ist, in Verbindung mit der Archivierungsvereinbarung zwischen dem Bayerischen Staatsministerium für Bildung und Kultus, Wissenschaft und Kunst und der Generaldirektion der Staatlichen Archive Bayerns vom 14. April 2016, veröffentlicht durch Bekanntmachung vom 14. April 2016 (KWMBl. S. 92) in der jeweils geltenden Fassung (Archivierungsvereinbarung).

9.2 

Aussonderung im Sinn dieser Bekanntmachung bedeutet die Herausnahme der Schülerunterlagen, für welche die Aufbewahrungsfristen abgelaufen sind, aus den entsprechenden schulischen Aufbewahrungseinrichtungen zur Anbietung an das zuständige Staatsarchiv (Nr. 9.2.1 und Nr. 9.2.2) oder zur Vernichtung (Nr. 9.2.3).

9.2.1 

1Das nähere Verfahren der Aussonderung, insbesondere welche staatlichen Schulen welche Schülerunterlagen dem zuständigen Staatsarchiv anzubieten haben, wird in der Archivierungsvereinbarung in Verbindung mit den Regelungen der Aussond-Bek geregelt. 2Die Schulen, die von der Archivierungsvereinbarung berührt sind, werden gesondert unterrichtet.

9.2.2 

1Schulen, die Schülerunterlagen nur bei ersichtlich besonderem Wert (z.B. Schülerunterlagen von bedeutenden Persönlichkeiten, welche die Schule besucht haben; Schülerunterlagen von besonderem geschichtlichen Interesse) dem zuständigen Staatsarchiv anbieten, können im Einvernehmen mit dem Sachaufwandsträger eine dauerhafte Verwahrung der Schülerunterlagen unter Aufrechterhaltung des Eigentums des Freistaates Bayern in einem anderen öffentlichen Archiv bei der staatlichen Archivverwaltung beantragen. 2Wird diesem Antrag stattgegeben, ist zwischen der staatlichen Archivverwaltung und dem dafür vorgesehenen öffentlichen Archiv ein Depotvertrag nach dem mit dem zuständigen Staatsministerium vereinbarten Muster abzuschließen.

9.2.3 

1Schülerunterlagen, die weder dem zuständigen staatlichen Archiv noch einem anderen öffentlichen Archiv zur Archivierung übergeben werden, sind datenschutzgerecht zu vernichten. 2Dabei ist sicherzustellen und zu überwachen, dass nach dem aktuellen Stand der Technik Unbefugte keinen Einblick in die Unterlagen erhalten und das Papier der Rohstoffverwertung zugeführt wird. 3Es wird insoweit auf Nr. 5.4 der Bekanntmachung des Bayerischen Staatsministeriums für Unterricht und Kultus über erläuternde Hinweise zum Vollzug der datenschutzrechtlichen Bestimmungen für die Schulen vom 11. Januar 2013 (KWMBl. S. 27) verwiesen. 4Soweit die Vernichtung einem Privatunternehmen übertragen wird, muss die unverzügliche und datenschutzgerechte Vernichtung vertraglich sichergestellt und überwacht werden (siehe Art. 6 Bayerisches Datenschutzgesetz). 5Über die Vernichtung ist ein Nachweis zu fertigen und dauerhaft aufzubewahren.

9.3 

Die in Folge der Aussonderung entstehenden Kosten hat der Sachaufwandsträger zu tragen.