Inhalt

Anlage 1 

Gruppenübersicht1
des/der ………………………………………
(Bezeichnung der anbietenden Stelle)
Folgende Gruppen von Unterlagen, deren Aufbewahrungsfristen abgelaufen sind, stehen zur Aussonderung an. Es wird um Mitteilung gebeten, welchen Gruppen voraussichtlich Archivwürdigkeit zukommt.
lfd. Nr.
Aktenzeichen u.
aktenführende Stelle2
Bezeichnung der Unterlagen
nach dem Aktenplan3
Gesamtlaufzeit4
Umfang5
Vorschlag der anbietenden Stelle6
Entscheidung des Archivs7
Anmerkungen:
1 Die Übersicht ist dem Archiv zweifach auf haltbarem Papier zu übersenden.
2 Neben dem Aktenzeichen des Aktenplans ist die aktenführende Stelle innerhalb der Behörde anzugeben, z.B. Referat oder Sachgebiet.
3 Falls unter einem Aktenzeichen mehrere Aktengruppen geführt werden, ist jede Gruppe einzeln aufzuführen. Um dem Archiv die Bewertung zu erleichtern, soll eine kurze Charakterisierung jeder Gruppe angefügt werden.
4 Einzusetzen ist das Anfangsjahr des ältesten und das Endjahr des jüngsten Vorgangs.
5 Anzugeben ist die ungefähre Anzahl der Einheiten und der Umfang in laufenden Metern, z.B. 350 Hefter = 2,5 lfd. m.
6 Die anbietende Stelle vermerkt, welche Unterlagen aus ihrer Sicht archivwürdig sind (vgl. Art 2 Abs. 2 BayArchivG), A = Archiv, V = Vernichten.
7 Die vom Archiv mit A bezeichneten Gruppen sind in einem Aussonderungsverzeichnis (Anlage 2) aufzulisten.